Thema: Eiszeit im Büro :-(


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(8 Beiträge)
von daskaetzchen am 15.11.2016 um 15:39 zitieren

Hallo zusammen,

ich weiß, ich bin sehr still, aber jetzt hab ich doch mal eine Frage.

Wie geht man mit Kollegen um, die offensichtlich ein Problem mit meiner Person haben?

Mit einer Dame, wo ich dies befürchte, teile ich derzeit mein Büro und eigentlich sollen wir uns gegenseitig vertreten.

Praktisch sieht das so aus, dass sie, wenn ich nicht da bin, die Post übernimmt und ab und an meinem Chef mal einen Termin in den Kalender stellt. Der Rest -besonders die fachlichen Themen (wir haben getrennte Bereiche) - bleibt eben liegen, bis ich zurückkomme. Anders, wenn sie nicht da ist. Kalender ist nicht - denn ihr Chef verweigert mir auch nach einem halben Jahr immer noch den Zugriff auf seinen Outlook-Kalender. Dafür bekomme ich ihre ganzen Fachthemen mit auf den Tisch, darf uralte "Baustellen" beheben (für jede, die ich schließe, brechen drei neue auf ) und muss mich in jedes Thema - meist ohne jede Übergabe - einarbeiten.

Ist sie dann wieder da und es kommt zu Rückfragen zu Sachen, die ich bearbeitet habe, bekomme ich um die Ohren, ich hätte meine Finger davon zu lassen, denn sie wäre ja dafür zuständig.

Mal ganz davon abgesehen, dass ich derzeit gut Lust habe, die Vertretung für die Zukunft abzulehnen - wie reagiere ich denn künftig, wenn ihre Kollegen kommen und Sachen benötigen, und sie ist bereits im Feierabend? Soll ich sagen: Nee tut mir leid, ich habe keine Erlaubnis, dir die Sachen zu geben? Das würde dem internen ?How to do? und auch meinem eigenen Anspruch absolut widersprechen, aber wenn ich mich trotz ?Verbot? darum kümmere, was dann?

Sorry fühl mich gerade einfach vera....t!


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Rose
(39 Beiträge)
von Chess am 16.11.2016 um 11:28 zitieren

Hallo Kätzchen,

in diesem Fall: Lass die Vorgesetzten klären wie vorgegangen werden soll mit der Bitte um schriftliche Info an die Beteiligten, also dich und deine Kollegen.

Anderen, die dir "doof" kommen und was wollen, das du nicht darfst, sagst du, dass du das mit deinem Vorgesetzten abklären wirst. Er entscheidet dann ob du was rausgeben darfst oder nicht. Ist seine Aufgabe. Dafür ist er Vorgesetzter. So handelst du auf jeden Fall richtig.

Viele Grüße + viel Erfolg!

Chess


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

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(8 Beiträge)
von Marli722 am 16.11.2016 um 16:32 zitieren

Hallo Kätzchen,

Chess hat vollkommen Recht: Letztendlich ist es die Aufgabe des Chefs zu entscheiden, wer wann welche Aufgaben zu erledigen hat, gerade wenn es wie in Deiner Situation Probleme gibt. Auch mit dem schriftlichen Festhalten finde ich eine sehr gute Idee. So gibt es dann keine Diskussionen.

Viel Erfolg von Marli!


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

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(8 Beiträge)
von daskaetzchen am 17.11.2016 um 09:22 zitieren

Hallo Chess,
hallo Marli,

vielen Dank für Eure Ratschläge.

Ich werde das auf jeden Fall am Montag in meinem wöchentlichen Jour Fixe bei meinem Chef noch mal ansprechen und ihn bitten, er möge das mit seinem Kollegen auf der gleichen Ebene klären.

Schade, dass eine einfache Kommunikation so schwierig ist.

Ich bin jemand, der bisher noch nie abgelehnt hat, wenn diese Stelle kurzfristig auch für längere Zeit zu vertreten war (habe sie in den letzten zwei Jahren bereits 3 x länger als 6 Wochen zusätzlich zu meiner eigenen Arbeit übernommen) - daher auch meine fundierten Kenntnisse, was den Inhalt angeht

Nur wenn das "Dankeschön" für 6 Wochen Doppelbelastung so aussieht, dass die wiedergekehrte Kollegin zwar Danke sagt, aber dabei einem den Rücken zudreht und weiter ihre Emails liest und im Nachhinein noch solche "Vorwürfe" auftauchen - da vergeht irgendwie die Motivation, sich künftig wieder dafür zu engagieren.

Naja, sollen sich die Herren Chefs darüber unterhalten.

LG von der Mieze


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

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(4 Beiträge)
von Petra K am 17.11.2016 um 09:55 zitieren

Die Probleme der Kollegin nicht zu seinen eigenen machen!

Aufgaben zu übergeben, setzt Vertrauen voraus, das manchmal etwas Zeit braucht. Geduld also.

Chefs wollen mit Kompetenzgerangel im Vorzimmer übrigens meistens gar nicht erst konfrontiert werden. Erst mal selbst lösen!

Nimm die Situation in die Hand und agiere, statt nur zu reagieren. Respektiere den Wunsch der Kollegin und bleibe lässig. Bearbeite DEINE Sach- und Fachgebiete umso exakter und schneller. Konzentriere Dich auf Deine Zuständigkeit. Mit Deinem Chef solltest Du bei Unsicherheiten besprechen, was ER von ´Dir erwartet. Vermeide Schuldzuweisungen auf die Kollegin bezogen und berufe Dich darauf, für Dich Klarheit und Sicherheit zu gewinnen. Sollte in einem Gespräch mit dem Chef die Überschneidung von Aufgabenbereichen deutlich werden, schlage ein Teamgespräch zu viert vor, um Missverständnisse zu vermeiden und Abläufe zu definieren.

Übrigens - Kolleg(inn)en, die die Abwesenheit Deiner Kollegin nutzen, um Informationen oder Unterlagen zu erhalten, haben vielleicht genau auf diesen Moment gewartet? Bleibe freundlich aber bestimmt. Das "Kompetenz"-Gerangel ist den meisten bekannt - und trotzdem bringen sie Dich in diese Situation?

Also bestimmt und freundlich darauf verweisen, dass die Zuständigkeit bei der Kollegin ist und anbieten, die Kollegin und/oder deren Chef über das Anliegen zu unterrichten. Mach das schriftlich (per Mail). So bist Du verbindlich, freundlich und überschreitest keine Kompetenzen. Dem Chef der Kollegin wird ebenfalls deutlich, welche Anliegen an Dich heran getragen werden. Sollst Du aus seiner Sicht eine Aufgabe erledigen, wird er Dich bestenfalls klar beauftragen - und - Deine Kollegin bekommt mit, wer in ihrer Abwesenheit auf Dich zu kommt und kann ihrerseits die Zuständigkeit Dritten gegenüber klar definieren. Wer schreibt, der bleibt .

Vor dem nächsten Urlaub der Kollegin rechtzeitig - ebenfalls schriftlich - um Übergabe der wesentlichen Themen bitten (mit cc. an deren Chef). Formuliere geschickt und frage nicht nur nach den Fachthemen, die DU übernehmen sollst, sondern auch nach Zuständigkeiten für Fachbereiche, die Du NICHT bearbeiten sollst und die Ansprechpartner, an die Du diese Anfragen in Urlaubsabwesenheit delegieren kannst.

Urlaubsvertretung heißt nicht zwangsläufig, alles zu bearbeiten und zu erledigen. Wenn die Kollegin Dir noch nicht ausreichend Vertrauen schenkt, respektiere dies und bleibe lässig. Wenn Du Dich zurück ziehst, kommt sie möglicherweise eher auf dich zu.

Wichtig - lass Dir die Unzufriedenheit mit der Situation anderen Kollegen gegenüber nicht anmerken. Das wirkt unprofessionell und verschlimmert evtl. die Situation.

Komische Stimmung mit der Kollegin kann man sonst nur in einem persönlichen Gespräch klären.
Voraussetzung: Dein Wille, selbst auch etwas zu verändern und nicht beleidigt zu reagieren. Tasse Kaffee, Stück Kuchen und nach dem halben Jahr einfach mal fragen, wie sie die Zusammenarbeit beurteilt, was sie gut findet und was sie vielleicht stört.
Spricht man zu laut, lacht man zu viel, quatscht man mit Kolleg(inn)en, wirkt man diskret, macht man zu viele Pausen, weicht man aus, ist man schnippig? Alles ist möglich und Spekulationen bringen Dich nicht weiter. Nicht selbst kritisieren, sondern Hinweise einfach erst mal "dankend" anhören. Ist nicht einfach

Beste Grüße
Petra


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

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(8 Beiträge)
von daskaetzchen am 17.11.2016 um 10:41 zitieren

Hallo Petra,

sie ist jetzt ein Jahr im Unternehmen, ich (fast) 10 und habe sie damals auch eingearbeitet.

In einem Punkt muss ich dir dann eben doch widersprechen. Vertretung heißt hier zwangsläufig "alles" zu bearbeiten, da sie u.a. verantwortlich ist für den zeitnahen fristgebundenen Schriftverkehr an diverse Behörden. Halten wir uns nicht an die Fristen, könnte das Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben, bis hin zur Schließung. Wenn wegen einer nicht eingeholten Unterschrift Waren im Wert von einer halben Million EUR liegen bleiben, weil die Assistentin der Meinung war, dass trotz Stichtag "heute" die Unterschrift des zuständigen Leiters eben nicht eingeholt wird und Zeit hat bis "morgen", anstatt einen "Vertreter" aufzutreiben, damit die Waren nicht liegenbleiben - dann ist das kein Pappenstiel. Und JA, genau diesen Fall habe ich schon erlebt und nur durch Zufall und meine Einmischung das Schlimmste verhindern können. Damals habe ich mich über Mail abgesichert und meinen Chef über meine Einmischung informiert. Was passiert wäre, wenn ich einfach pünktlich nach Hause gegangen wäre - darüber möchte ich im Nachhinein lieber nicht nachdenken...

Ich werde das Thema in jedem Fall mit meinem Chef noch mal besprechen. Das "Miteinander" ist relativ gut und ich kann zumindest einen Rat erwarten. Bei ihrem Chef seh ich das anders... ja, er ist freundlich, ja er hat mir schon 5 x versprochen, mir seinen Kalender freizuschalten - aber es passiert eben nix.

Normal hab ich mit meiner Art hier keine Schwierigkeiten. Daher fühle ich mich in der Situation hier auch relativ hilflos.


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Newcomer
(8 Beiträge)
von daskaetzchen am 18.11.2016 um 09:17 zitieren

Guten Morgen,

ich habe noch mal über Eure Ratschläge geschlafen, liebe Petra, liebe Chess und liebe Marli.

Ich werde mich zurückziehen, meine Vertretung abgeben.

Eine "Verständigung" ist nicht möglich. Ich habe mehrmals versucht, mit der Kollegin in Form eines gemeinsamen Mittagessens auf Fühlung zu gehen. Dies wurde immer wieder abgelehnt, sie würde nicht essen gehen. 20 Minuten später stand ein Kollege im Büro und sie gingen gemeinsam ---- Mittagessen...

Das muss ich mir alles nicht mehr antun...

Danke für Eure Ratschläge!


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Rose
(23 Beiträge)
von Krabbi am 18.11.2016 um 09:39 zitieren

Hallo Kätzchen,

wow, das finde ich eine starke Entscheidung! Denn ich weiß, wie schwer es fällt, wenn man leidenschaftlich arbeitet und über den Tellerrand schaut. Manchmal muss man eben loslassen, wie so oft gepredigt wird. Wenn der Weisungsberechtigte dann noch hinter Deiner Entscheidung steht, finde ich das klasse. Dabei fällt es ja doch schwer, wenn man andere förmlich "ins Messer laufen sieht".

Ich selbst konnte für mich aus den anderen Beiträgen zu diesem Thema einiges mitnehmen. Danke dafür Ladys! :)

Und nun wünsche ich Euch allen für heute ein schönes kuscheliges Wochenende, erholsamen Urlaub, .... egal, hauptsache schön!

Gruß von Krabbi


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Newcomer
(8 Beiträge)
von daskaetzchen am 18.11.2016 um 10:59 zitieren

Hallo Krabbi,

das mit dem "ins Messer laufen lassen" stimmt. Das kann ich auch nicht - eigentlich. Aber wenn Hilfe nicht erwünscht ist

Man kann keinen zu seinem Glück zwingen.

Die Chefs haben noch keine Ahnung. Kann ich erst nächste Woche klären.

Begründung: aus persönlichen Gründen

Ich hoffe, das läuft so, wie ich es mir vorstelle. Bei meinem Chef bin ich mir sicher, dass es keine Probleme gibt... Wie ihr Chef reagiert - keine Ahnung... aber eine Vertretung ohne Kalenderzugriff macht eh keinen Sinn... von daher...

Soll ich mal ein Update posten?


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Rose
(39 Beiträge)
von Chess am 18.11.2016 um 20:08 zitieren

Hallo Kätzchen,

aber unbedingt!!! Tja, dann muss sich eben die "andere" Seite Gedanken machen wie das gelöst wird. Du hast dich ja immerhin eingesetzt und engagiert.

Liebe Grüße von Chess (...die heute mal wieder 2 Stunden für 50 km gebraucht hat im Feierabendverkehr...


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Newcomer
(4 Beiträge)
von Petra K am 21.11.2016 um 15:19 zitieren

Hallo aus Köln!

Wenn die Kollegin erst so kurz da ist und du bereits fast 10 Jahre, dann habe ich Dich in der Tat falsch verstanden.

Bei Vorgängen in Millionenhöhe kann ich Deine Besorgnis verstehen und würde ich auch beherzt handeln.

Aber die Situation wird auf Chefebene nur deutlich, wenn die Fehler Deiner Kollegin auch sichtbar werden. Nur dann wird man agieren und ihr entsprechende Vorgaben machen.

Musst Du denn diese Vertretungsregelung so konkret bei den Chefs ansprechen?
Beachte: Du ziehst damit Aufmerksamkeit auf Dich mit "ablehnendem" Inhalt. Das hat gerne ein "Geschmäckle".

Regele es erst einmal im Office und verpacke die Info mit lobenden Worten an Deine Kollegin:
"Ich finde, Sie haben sich hervorragend eingearbeitet und meine Unterstützung ist gar nicht mehr notwendig. Oder wie sehen Sie das?"
Auf diese Frage kann sie zustimmen oder Bereiche nennen, bei denen sie eine Zusammenarbeit/Vertretung sieht.
Nennt sie etwas konkretes, kannst Du sie auffordern, ihre Vorstellung zum Procedere zu nennen.
--> Du agierst und forderst sie auf, konkret zu werden.
--> Du machst keine Vorgaben sondern sie!

Vermutlich wird sie Dir zustimmen und mit der Information gehst du zu Deinem Chef und unterrichtest ihn über "ihre" Entscheidung.
--> Du kommst mit einer Lösung an und nicht mit einem Problem.
--> Du signalisierst eine einvernehmliche Regelung ohne "Vorschriften".
--> Du lenkst das Gespräch zu Deinem gewünschten Ergebnis und zettelst keine lange Diskussion an.
--> Du machst Deinen Wunsch zu ihrer Entscheidung!

Viel Glück!
Ja, und ich bin gespannt, ob und wie sich die Situation löst.

Herzliche Grüße
Petra


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Newcomer
(8 Beiträge)
von daskaetzchen am 22.11.2016 um 18:46 zitieren

Hallo Ihr Lieben,

ich hab einen schrecklichen Tag heute erlebt und möchte mich so allgemein wie möglich hier äußern - ist ja schließlich alles öffentlich.

Nur soweit: sie sieht meine Versuche, ihr einen Gefallen zu tun und zu unterstützen (was ja ursprünglich mal so gewünscht war) als Einmischung und geht von ihrer Position keinen Deut ab.

Es geht soweit, dass sie die Arme verschränkt, sobald ich sie nur anspreche, und mir unterstellt, ich würde ihr Informationen verweigern - was ich natürlich nicht tue.

Heute kam es hier zum Eklat - was darin resultierte, dass mir in weiterer Ausführung meiner Arbeiten die Tränen in aller Öffentlichkeit in die Augen schossen. Das will was heißen...

Auch vom Management kann ich da keine Unterstützung erwarten. Mein Chef meint, ich soll sie machen lassen und mich zurückziehen, trotzdem aber weiterhin die Vertretung übernehmen. Ihr Chef ist über das Ganze wahrscheinlich noch nicht mal informiert - werde ich auch nicht tun.

Mir gehts heute nicht gut, verzeiht mir. Ich hab mittlerweile das Gefühl ich sitze im Tiefkühlschrank


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Supernova
(138 Beiträge)
von TraumSekki am 23.11.2016 um 11:12 zitieren

Hallo Kätzchen,

wenn ich das lese kann ich kaum glauben, dass du seit 10 Jahren dort bist und sie erst seit 1...

1) wenn sie die Arme verschränkt oder nicht mit dir Mittag essen gehen möchte, hat das nichts zu sagen. Das sind doch alles Deutungen und Interpretationen... Wenn du Gewissheit haben willst, frag sie direkt, ob und in welcher Art und Weise sie ein Problem mit dir hat. Ansonsten ist das Kindergartenniveau

2) deinen Chef kann ich sehr gut verstehen. Und auch du solltest im Sinne der Firma denken: ihr seid als Assistenzen reine Kostenfaktoren und die Chefs haben definitiv wichtigere Aufgaben als einen Hühnerstall zu dressieren!

Also entweder reißt du dich zusammen und nimmst das alles nicht persönlich, machst deine Aufgaben und eben ihre Vertretung (wenn du weißt, dass sie in den Urlaub geht, kannst du ja auf einen Übergabetermin bestehen, ansonsten dokumentierst du dann als Vertretung wer auf dich mit was zukam und was du warum wie gemacht hast, damit wenigstens du eine professionnelle Rück-Übergabe machst)

Ansonsten gilt immer noch

LOVE IT
CHANGE IT or
LEAVE IT

Du kannst die anderen nicht ändern, nur dich (und deine Einstellung)

LG
TraumSekki


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Supernova
(123 Beiträge)
von gitti am 24.11.2016 um 18:14 zitieren

Hallo Kätzen,

du hast viele Meinungen und Vorschläge gehört. Dem gibt es wenig hinzuzufügen.
Manchmal gibt es Situationen, für die es im Moment keine wirkliche Lösung gibt. Und du fühlst dich dann so ziemlich von allen allein gelassen und weißt nicht weiter.
Meiner Erfahrung nach - auch wenn das für dich jetzt vielleicht etwas abgedreht klingt - hilft dann nur noch eins: das ganze Problem, das ganze eigene Elend "nach oben" abgeben und um Hilfe bitten.

In meiner beruflichen Laufbahn habe ich 2x ähnliche Situationen wie du gehabt und habe gedacht, das halte ich nicht mehr aus. Meinem Chef konnte ich damals meine Problematik nicht wirklich klar machen, ich habe mich so jämmerlich gefühlt wie du dich vermutlich jetzt gerade.
Bin in der Zeit ganz viel joggen gegangen und habe dabei immer "nach oben um Hilfe gebeten". Es hat etwas gedauert, aber dann kam jeweils die Lösung des Problems in einer Form, auf die ich selbst nie im Leben gekommen wäre, absolut genial.

Vielleicht magst du es einfach mal so versuchen....

LG, Gitti


Antwort: Re: Eiszeit im Büro :-(

Newcomer
(4 Beiträge)
von Petra K am 25.11.2016 um 16:03 zitieren

Ach Du liebes Lieschen (Kätzchen),

das klingt Horror!

Sie will einfach nicht geholfen bekommen und Du musst das akzeptieren und deine Professionalität bewahren.

Mach so viel wie möglich schriftlich. Lass die Chefs außen vor. Sei sachlich und lass sie ihre Fehler machen.

Informationen vorenthalten kommt nie gut an - selbst dann nicht, wenn es nur eine Behauptung ist. An dem Punkt würde ich ganz klar Position beziehen: "Ich möchte nicht, dass der Eindruck entsteht, ich halte Informationen zurück. Eine gute Lösung ist es, Informationen vorrangig schriftlich auszutauschen."

Ich drück dir die Daumen.
Viele Grüße
Petra


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