Thema: Die Arbeit verändert sich


Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 09.06.2016 um 13:28 zitieren

Ich arbeite jetzt seit mehr als 15 Jahren in meinem Job hier als Sekretärin.

Meine Aufgaben entsprechen weitgehend wohl dem eines klassischen Sekretariatspostens (Assistenz ist mangels Fachwissens, das mir durch Quereinstieg nicht zur Verfügung steht, nicht möglich). Zumindest habe ich bisher u.a. auch noch Diktat vom Band geschrieben, was bei oftmals langen Schriftsätzen und Ausführungen durchaus Zeit in Anspruch nahm.

Das klingt für manch eine von Euch wahrscheinlich seltsam, dass ich jetzt "jammere", aber einer der Chefs hat sich eine Diktiersoftware installieren lassen, die mich in diesem Bereich nun "entlastet". Ich würde es deutlicher ausdrücken mit "überflüssig macht".. Ich sitze hier nicht direkt Däumchen drehend, aber ich merke, mir fehlt jetzt einfach Arbeit.. Manche Diktate brauchten ihre ein/zwei Tage, bis sie postausgangsfertig waren.

Sicherlich freuen sich ganz viele Nebenkriegsschauplätze mal aufgeräumt und durchsortiert zu werden, es gibt auszumisten und manches hübsch zu machen. Aber das waren Aufgaben, die ich bisher in der Urlaubszeit der Chefs erledigt habe.

Zuarbeiten für Kollegen mache ich schon länger.

Assistenzfunktion könnte ich letztlich nur durch eine Ausbildung erlangen. Darüber denke ich jetzt nach, berufsbegleitend was zu machen.

Vielleicht war ich mir zu sicher hier und habe nicht früh genug weitergedacht. Das kann ich wohl nicht abstreiten.

Mich würde jetzt interessieren, wie ihr solchen Veränderungen begegnet seid. Die "Arbeitslücke" ansprechen? Ideen entwickelt, was man noch machen könnte? Ich bin die einzige Sekretärin, was ich an sich ganz toll finde. Heißt aber auch, ich kann aus anderen Sekretariaten etc. nichts übernehmen.

Würde mich freuen, wenn jemand Lust und Zeit hat zu antworten.

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Die Arbeit verändert sich

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 10.06.2016 um 09:59 zitieren

Moin Suse,

was schreibst Du denn da für Sachen? Du stellst das Licht aber mächtig und der den Scheffel.

Mal ganz ehrlich: Warum bist Du der Meinung, dass Du für die Assistenzrolle nicht das nötige Knowhow hast?!

Zu mir: Ich habe 1990 meine Ausbildung zur Büroassistentin abgeschlossen. Danach ging mein Werdegang über Schreibkraft, Abteilungssekretärin, Hauptabteilungssekretärin und seit gut 16,5 Jahren bin ich Assistentin der Geschäftsführung in einem mittelständischen IT-Unternehmen.

Meine Kenntnisse habe ich mir allesamt selbst angeeignet. Außer meinem Berufsabschluss habe ich nichts vorzuweisen. Eine Assi macht sicherlich andere Tätigkeiten, als eine Sekki. Aber auch die Assis kochen nur mit Wasser.

Da Du schon viele Jahre im Beruf stehst, bist Du auch einer solchen Position gewachsen. Schließlich bist Du nicht auf den Kopf gefallen, oder?

Ich würde Dir raten: Suche Dir die passenden Arbeiten im Unternehmen. Reiße die Klamotten an Dich, arbeite Dich sauber und ordentlich rein und der Käse ist geschmiert.

Welche Aufgaben könntest Du denn übernehmen? Hast Du schon konkrete Vorstellungen?

Die klassische Sekretärin wird immer weiter aussterben. Vermutlich bist Du eine der Letzten dieser Art. Viele Chefs sind heute autark, brauchen die klassische Sekki nicht mehr, weil sie vieles selbst erledigen. Sie bearbeiten ihre Mails selbst, schreiben Geschäftsbriefe, vereinbaren Termine. Lediglich bei der Organisation von Reisen bzw. bei der Ablage von Dokumenten greifen sie evtl. mal auf ihre Sekki zurück. Ansonsten machen sie ihren Kram selbst.

Also liebe Suse. Höre in Dich, was Du evtl. im Unternehmen an Aufgaben übernehmen kannst. Wenn Du schon Ideen hast, dann ist es perfekt. Ansonsten können wir uns hier sehr gerne austauschen.

Ach ja ... ich mache hier z. B. auch die gesamte Finanzbuchhaltung bis hin zur Bilanzierung zusammen mit dem Steuerbüro. Ich bearbeite alles, erstelle die Debitorenrechnungen, mache die Gehälter der Belegschaft, Übertrage alle elektronischen Meldungen (Sozialversicherung, Umsatz-/Lohnsteuer etc.), buche die Bank und die Kasse - also alles! Vielleicht wäre das auch was für Dich? Eine Ausbildung im Finanzbereich habe ich übrigens auch nicht. Bei mir geht alles nach der Devise "learning by doing" - alles kein Hexenwerk.

Nur Mut Suse!

GGLG, Melsi


Antwort: Re: Die Arbeit verändert sich

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 10.06.2016 um 13:23 zitieren

Liebe Melsi,

danke für Deine Antwort

Für mich bedeutet Assistenz Zuarbeit i.S.v. fachlich Entlasten und das kann ich nicht. Sicher entlastet meine Arbeit auch, aber nicht in dem fachlichen Sinne wie ich es verstehe.
Ich habe hier vielfältig zu tun und bin auch total zufrieden soweit. Viel Eigenverantwortung, abwechslungsreich.

Vielleicht würde jemand anders meine Stelle anders definieren als ich. Habe da aber so auch kein Problem mit.

Wir sind ein kleines Unternehmen im Steuerbereich. Meine Kollegen sind alles Fachkräfte. Finanzbuchführung für uns selber wird logischerweise von einer Kollegin erstellt.
Ich habe schon Buchführungen mitgemacht, die kleineren einfacheren Mandate haben wir aber nicht mehr. Kann mich hier nicht weiter einbringen ohne spezielles Fachwissen, habe ich selber schon feststellen müssen.
Alles nicht fachliche ist schon mein Aufgabengebiet.
Von woanders "heranziehen" geht hier nicht.

Habe mich, wie schon geschrieben, mittlerweile über berufsbegleitenden Fortbildungen informiert und bin auch schon fündig geworden. Ich denke, dass das meine Möglichkeit ist, mich zu sichern.

Auf jeden Fall danke für Deinen Zuspruch!

Wünsche Dir ein schönes Wochenende später.

Lieben Gruß zurück, Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Re: Die Arbeit verändert sich

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 14.06.2016 um 14:02 zitieren
Zitat von Suse:

Liebe Melsi, danke für Deine Antwort :-) Für mich bedeutet Assistenz Zuarbeit i.S.v. fachlich Entlasten und das kann ich nicht. Sicher entlastet meine Arbeit auch, aber nicht in dem fachlichen Sinne wie ich es verstehe. Ich habe hier vielfältig zu tun und bin auch total zufrieden soweit. Viel Eigenverantwortung, abwechslungsreich. Vielleicht würde jemand anders meine Stelle anders definieren als ich. Habe da aber so auch kein Problem mit. Wir sind ein kleines Unternehmen im Steuerbereich. Meine Kollegen sind alles Fachkräfte. Finanzbuchführung für uns selber wird logischerweise von einer Kollegin erstellt. Ich habe schon Buchführungen mitgemacht, die kleineren einfacheren Mandate haben wir aber nicht mehr. Kann mich hier nicht weiter einbringen ohne spezielles Fachwissen, habe ich selber schon feststellen müssen. Alles nicht fachliche ist schon mein Aufgabengebiet. Von woanders "heranziehen" geht hier nicht. Habe mich, wie schon geschrieben, mittlerweile über berufsbegleitenden Fortbildungen informiert und bin auch schon fündig geworden. Ich denke, dass das meine Möglichkeit ist, mich zu sichern. Auf jeden Fall danke für Deinen Zuspruch! Wünsche Dir ein schönes Wochenende später. Lieben Gruß zurück, Suse

Hi Suse,

ok, das habe ich verstanden. Ich wußte nicht, in welcher Branche Du arbeitest

Welche Maßnahme/n hast Du denn ins Auge gefasst? Gibt es was Bestimmtes bzw. Konkretes?

Also ich gehe mal davon aus, dass Du nicht unbedingt in Richtung Bilanzbuchhaltung gehen magst, oder? Hier hättest Du allerdings sehr viele Möglichkeiten, um Deinen Chef und die Mitarbeiter zu entlasten.

Wenn es nichts in diese Richtung sein soll, was genau schwebt Dir vor? Im Moment wüßte ich nicht, was genau Du vor hast. In kleineren Büros (wie bei euch im Steuerbüro) hätte ich jetzt so gar keine Idee, welche Weiterbildung dort Sinn machen könnte. Also zumindest nichts außerhalb von Steuern und Buchhaltung. Viele Steuerbüros bieten auch Wirtschaftsprüfung an. Vielleicht sowas?

Liebe Suse, ich bin gerade völlig überfordert. Bitte kläre mich auf, was Dir vorschwebt Ich bin sehr gespannt, wo Dich die Reise hinführen wird und würde mich sehr freuen, wenn wir uns weiterhin austauschen könnten

GGLG, Melsi


Antwort: Re: Die Arbeit verändert sich

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 15.06.2016 um 08:50 zitieren

Hallo Melsi,

ich kann tatsächlich nur unterstützen, indem ich Buchungsarbeiten für meine Kolleginnen mit ausführe. Dafür müsste ich fachliches Wissen aufbauen, da es die "einfachen" Fibus, die ich schon mitgemacht habe, bei uns nicht mehr gibt. Die Mandate haben sich verändert/vergrößert.
Kann nur Finanzbuchhaltung lernen, Bilanzbuchhalter ist eine schwere Fortbildung, Wirtschaftsprüfung ist überhaupt nur mit Studium und Fortbildung zu realisieren und nach dem Steuerberater noch mal viel schwieriger.
Habe eine Fortbildung in dem Bereich gefunden, beginnt im Herbst und läuft einen Tag am Wochenende.
Das ist bisher der Stand der Dinge.
In einer Fachzeitschrift habe ich die Woche was über Zertifizierung gelesen, da wollte ich mich noch mal mit beschäftigen.
Aber sonst bin ich tatsächlich grad noch "hilflos".

Danke für Deine Zeit, Melsi, und ich tausche mich sehr gerne weiter mit Dir aus.

Hab einen guten Tag, Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Re: Die Arbeit verändert sich

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 20.06.2016 um 13:07 zitieren
Zitat von Suse:

Hallo Melsi, ich kann tatsächlich nur unterstützen, indem ich Buchungsarbeiten für meine Kolleginnen mit ausführe. Dafür müsste ich fachliches Wissen aufbauen, da es die "einfachen" Fibus, die ich schon mitgemacht habe, bei uns nicht mehr gibt. Die Mandate haben sich verändert/vergrößert. Kann nur Finanzbuchhaltung lernen, Bilanzbuchhalter ist eine schwere Fortbildung, Wirtschaftsprüfung ist überhaupt nur mit Studium und Fortbildung zu realisieren und nach dem Steuerberater noch mal viel schwieriger. Habe eine Fortbildung in dem Bereich gefunden, beginnt im Herbst und läuft einen Tag am Wochenende. Das ist bisher der Stand der Dinge. In einer Fachzeitschrift habe ich die Woche was über Zertifizierung gelesen, da wollte ich mich noch mal mit beschäftigen. Aber sonst bin ich tatsächlich grad noch "hilflos". Danke für Deine Zeit, Melsi, und ich tausche mich sehr gerne weiter mit Dir aus. Hab einen guten Tag, Suse

Hi Suse,

welche Fortbildung wirst Du ab Herbst machen? Wie lange geht die insgesamt?

Es ist wirklich nicht einfach, was passendes zu finden. Ich habe auch schon häufig überlegt, was ich noch tun könnte, um mich weiterzubilden. Allerdings ist das sehr schwer ...

Ich mache meine Job als "Allrounderin" seit fast 17 Jahren und bin in allen Belangen wirklich fit und sehr gut involviert. Alles, was ich an Weiterbildungen tun könnte, kann ich schon und das bringt mich auch nicht wirklich weiter. Mein Chef/Mann hat mir im Frühjahr 2016 ein Führungskraftetraining aufs Auge gedrückt. Das war wirklich super. Allerdings konnte ich hier auch nur meinen Horizont erweitern. Ich bin hier zwar als "Assi" in einer Führungsposition, habe aber keine Personalverantwortung - weder fachlich noch disziplinarisch, weil es bei uns in der IT zu technisch zugeht und ich hier nichts tun kann.

Tja, was würde bleiben? Die Finanzbuchhaltung kann ich auch aus dem FF. Und reines Sekretariat?! Das ist ein alter Schuh und wird heute nicht mehr gefordert. Betriebswirtschaft wäre eine Alternative. Allerdings habe ich null Zeit, um mich nach der Arbeit oder an den Wochenenden in die Sache reinzuknien. Zwischenzeitlich bin ich 46 Jahre alt und was würde mir so ein Studium noch bringen?!

Wenn ich mich heute noch mal bewerben müsste, wäre meine Bewerbungsmappe lediglich mit einem Anschreiben, einem Lebenslauf und 3 Arbeitgeberzeugnissen sowie dem Führungskräftezertifikat gefüllt. Ein bisschen wenig für insgesamt 28 Berufsjahre

Manchmal ärgert es mich, dass ich nicht viel früher an Weiterbildungen etc. gedacht habe. Aber wie es immer ist ... keine Lust, keine Zeit ... eine Million Ausreden, warum man was nicht macht

Ach Suse ... wir "alten Hasen" haben es wirklich nicht einfach, oder?

GGLG, Melsi


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