Thema: Effizienter Arbeiten - nur wie?


Rose
(35 Beiträge)
von Dummerle am 22.01.2015 um 14:51 zitieren

Hallo zusammen,

ich bin allein im Büro und muss unbedingt meinen Arbeitsablauf besser organisieren. Irgendwie verliere ich immer wieder etwas den Überblick und lasse mich ablenken vom Internet. Pause mache ich, wie ich Lust und Hunger habe. Es gibt auch kein Zeitlimit dafür.

1. Wiedervorlage als Hängeregister ist vorhanden und wird auch mehr oder weniger genutzt. Manches wandert, wenn ich es nicht gerade erledigen kann und nicht allzu wichtig ist, gerne weiter nach hinten.

2. Ablagefach habe ich schon lange abgeschafft und lege alles nach Erledigung ab. Darüber bin ich schon mal sehr glücklich.

3. E-Mails ist ein großes Problem. Ich habe viel zu viele Mails in meinem Postfach und verliere da mal schon gerne komplett die Übersicht. Wenn ich den Posteingang leere, ist dieser nach ein paar Tagen wieder unübersichtlich.

4. Für die monatliche Buchhaltung brauche ich meist 1 ganzen Tag. Wie macht ihr das?

5. Neue Objekte, die auch mal dringend erledigt werden sollten, bleibt durch meine Schlamperei einfach keine Zeit.

Habt ihr mir ein paar Tricks und Tipps, wie ich das besser in den Griff bekomme? Irgendwie muss ich doch meinen inneren Schweinehund überlisten können.

Liebes Grüßle
euer Dummerle


Antwort: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Kaiserin
(1269 Beiträge)
von Melsi am 22.01.2015 um 15:16 zitieren

Hallo Dummerle,

hier meine Antworten zum Thema

1. Wiedervorlage als Hängeregister ist vorhanden und wird auch mehr oder weniger genutzt. Manches wandert, wenn ich es nicht gerade erledigen kann und nicht allzu wichtig ist, gerne weiter nach hinten.
-> das passiert glaube ich überall und Du bist hier kein Einzelfall

2. Ablagefach habe ich schon lange abgeschafft und lege alles nach Erledigung ab. Darüber bin ich schon mal sehr glücklich.
-> sehr gut! Das ist ein guter Anfang

3. E-Mails ist ein großes Problem. Ich habe viel zu viele Mails in meinem Postfach und verliere da mal schon gerne komplett die Übersicht. Wenn ich den Posteingang leere, ist dieser nach ein paar Tagen wieder unübersichtlich.
-> Lege Dir Wiedervorlageordner an, in die Du die Themen einsortierst. Ich habe z. B. welche für Gehälter, Rechnungserstellung etc. etc.
Ansonsten arbeit ich mit Aufgaben, die ich ebenfalls nach Themen sortiere. Zum gewünschen Zeitpunkt werde ich daran erinnert und es geht nichts mehr verloren. Das System funktioniert bei mir einwandfrei

4. Für die monatliche Buchhaltung brauche ich meist 1 ganzen Tag. Wie macht ihr das?
-> ich mache die gesamte Finanzbuchhaltung, inkl. Gehälter. Ich buche jeden Tag die Belege, die anfallen. Dann habe ich auch tagesaktuell den Überblick und muss nicht einen Tag im Monat dafür freihalten (der würde bei mir auch nicht ausreichen!). Wenn Du jeden Tag direkt alles erledigst, hast Du den Kram direkt schon vom Tisch - das kostet Dich vermutlich nur ein paar Minuten am Tag

5. Neue Objekte, die auch mal dringend erledigt werden sollten, bleibt durch meine Schlamperei einfach keine Zeit.
-> Prioritätenlisten anlegen! Was ist wichtig, was hat Zeit. Was muss sofort, was geht morgen oder kommende Woche noch. Anders wirst Du das nicht in den Griff bekommen.

Tja, das Internet ist fatal und kostet Dich vermutlich viele Stunden pro Tag. Das geht zu Lasten Deiner Arbeit und definitiv zu Lasten Deines Arbeitgebers. Der zahlt für Deine Leistung, nicht für Deine private Internetklamotte. Sei Dir darüber im Klaren! Du kannst nicht privat Surfen und Deine Arbeit liegen lassen. Hier solltest Du an Deiner Disziplin arbeiten. Bekommst Du das in den Griff, ist die Organisation der o. g. Punkte ein Leichtes.

Am inneren Schweinehund muss jeder selbst arbeiten. Ich kann hier nur ein paar Tips geben. Aber motivieren und disziplinieren musst Du Dich selbst

Sorry für meine offenen Worte

LG, Melsi


Antwort: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 22.01.2015 um 16:06 zitieren

Hallo Dummerle,

mir schwimmen auch mal gerne die Fälle davon, wenn Cheffe seinen Schreibtisch auf meinem entleert
Ich habe mir angewöhnt, egal was reinkommt, ich erfasse alles in meinen Outlookaufgaben. Beim Erfassen setze ich mir gleich Erinnerungen.
Auch alle wiederkehrenden Aufgaben, die im Alltagswahnsinn gerne mal untergehen, habe ich da abgespeichert mit Erinnerung.
Wenn mir selber nicht einfällt, was ansteht, weiß Outlook es auf jeden Fall
Und ich gucke auch jeden Morgen einmal durch was ansteht, das bringt mich auch aufs Laufende.
Und wie schön, wenn man diese dann auf erledigt setzen kann, befriedigt mich doch immer wieder.

Bei den Mails arbeite ich auch mit Unterordnern.

Was ich für die Buchhaltung zu erledigen habe, tue ich einmal die Woche am Freitag, das paßt hier so im Ablauf. Jeden Tag wegzuarbeiten ist aber auch eine gute Möglichkeit. Sich hier eine Routine anzugewöhnen, immer nach der Mittagspause, nach der Postbearbeitung etc. hilft sicherlich auch.

Und schönen Gruß an Günther, er könnte ja mal den Motivator geben statt Dich zu blockieren

Viel Erfolg, Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Kaiserin
(1269 Beiträge)
von Melsi am 22.01.2015 um 16:16 zitieren
Zitat von Suse:

Hallo Dummerle, mir schwimmen auch mal gerne die Fälle davon, wenn Cheffe seinen Schreibtisch auf meinem entleert;-) Ich habe mir angewöhnt, egal was reinkommt, ich erfasse alles in meinen Outlookaufgaben. Beim Erfassen setze ich mir gleich Erinnerungen. Auch alle wiederkehrenden Aufgaben, die im Alltagswahnsinn gerne mal untergehen, habe ich da abgespeichert mit Erinnerung. Wenn mir selber nicht einfällt, was ansteht, weiß Outlook es auf jeden Fall;-) Und ich gucke auch jeden Morgen einmal durch was ansteht, das bringt mich auch aufs Laufende. Und wie schön, wenn man diese dann auf erledigt setzen kann, befriedigt mich doch immer wieder. Bei den Mails arbeite ich auch mit Unterordnern. Was ich für die Buchhaltung zu erledigen habe, tue ich einmal die Woche am Freitag, das paßt hier so im Ablauf. Jeden Tag wegzuarbeiten ist aber auch eine gute Möglichkeit. Sich hier eine Routine anzugewöhnen, immer nach der Mittagspause, nach der Postbearbeitung etc. hilft sicherlich auch. Und schönen Gruß an Günther, er könnte ja mal den Motivator geben statt Dich zu blockieren ;-) Viel Erfolg, Suse

Wer ist Günther? Ich bitte um Aufklärung

LG, Melsi


Antwort: Re: Re: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 22.01.2015 um 16:21 zitieren
Zitat von Melsi:

Wer ist Günther? :-) Ich bitte um Aufklärung :-) :-) LG, Melsi



So heißt der innere Schweinehund in irgendeinem Buch - seitdem nenne ich direkt beim Namen

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Re: Re: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Kaiserin
(1269 Beiträge)
von Melsi am 22.01.2015 um 16:27 zitieren
Zitat von Suse:

;-);-) So heißt der innere Schweinehund in irgendeinem Buch - seitdem nenne ich direkt beim Namen ;-) Suse

Wie witzig ist das denn?

Und ich dachte, so heißt der Chef von Dummerle

Danke jedenfalls für die Aufklärung. Nun bin ich im Bilde. Nun hat der Schweinehund einen Namen Vielleicht nenne ich meinen demnächst auch so

GGLG, Melsi


Antwort: Re: Re: Re: Re: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 22.01.2015 um 16:36 zitieren
Zitat von Melsi:

Wie witzig ist das denn? :verrueckt: Und ich dachte, so heißt der Chef von Dummerle :verrueckt: Danke jedenfalls für die Aufklärung. Nun bin ich im Bilde. Nun hat der Schweinehund einen Namen :-) Vielleicht nenne ich meinen demnächst auch so :-) GGLG, Melsi

http://www.stefan-fraedrich.de/dr-stefan.../guenter-der-innere-schweinehund

Der war mal auf einer Lesung hier in der Stadt - unvergesslich

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Kaiserin
(1269 Beiträge)
von Melsi am 22.01.2015 um 17:15 zitieren
Zitat von Suse:

http://www.stefan-fraedrich.de/dr-stefan.../guenter-der-innere-schweinehund Der war mal auf einer Lesung hier in der Stadt - unvergesslich ;-)

Genial - Danke für den Tipp

Ich habe gerade im www zwei Bücher von "Günther" bestellt. Eins ist für den Sohn meines Mannes, das andere für meine liebe Kollegin.

Für den Sohn gibts das normale Motivationsbuch. Der Racker braucht mal div. Anstöße für sein Leben, sonst wird das nix. Meine Kollegin wiegt über 100 kg, möchte unbedingt abnehmen. Allerdings schafft sie das nicht. Vielleicht kann sie das Buch mit den Diäten brauchen

Dazu habe ich noch den niedlichen Schlüsselanhänger von Günther bestellt. Einfach süß das Teil

Jeder braucht ein Mittelchen, um gegen den Schweinehund anzugehen und nicht jeder schafft es ohne den passenden, manchmal auch lustigen Anschubser

Mal sehen, wie die Bücher ankommen

GGLG und einen schönen Abend, Melsi


Antwort: Re: Re: Re: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Rose
(35 Beiträge)
von Dummerle am 23.01.2015 um 08:17 zitieren
Zitat von Suse:

;-);-) So heißt der innere Schweinehund in irgendeinem Buch - seitdem nenne ich direkt beim Namen ;-) Suse

Vielen Dank für eure Tipps.

Melsi, du hast ja recht und ich bin dir für deine offenen Worte auch dankbar.

Suse, mein Mann heißt Günther und ich habe mich schon gefragt, woher du mich kennst. Jetzt sehe ich ihn mit ganz anderen Augen.
Den Link schaue ich mir am WE mal in Ruhe an. Danke.

Melsi hat es auf den Punkt gebracht. Disziplin, Disziplin und noch mal Disziplin ist gefragt. Habe mir vorgenommen mir den Wecker am Handy zu stellen, wenn ich Pause mache. So werden aus 15 Min nicht gleich ne Stunde. Wie findet ihr diese Idee für den Anfang?

Jetzt werde ich etwas arbeiten (und nicht im Netz surfen) und mich heute Mittag nochmals kurz melden.

Wünsche euch einen schönen Tag.


Antwort: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Kaiserin
(481 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 23.01.2015 um 11:27 zitieren

Hallo zusammen,

ich melde mich nun einmal jenseits der Computertechnik

Die Sache mit dem Wecker ist nicht verkehrt, liebes Dummerle! Aber die Zeit passt (noch) nicht. Es gibt eine von einem Italiener entwickelte Zeitmanagement-Technik, die in 25 Min.-Blöcke aufgeteilt ist. Sie heißt Pomodoro-Technik, weil er einen Kurzzeitwecker in Tomatenform eingesetzt hat. Bei mir persönlich heißt die Vorgehensweise "Coccinella", weil ich einen Kurzzeitwecker in Marienkäferform benutze (coccinella heißt der auf lateinisch). Die Technik funktioniert so:

1 Arbeitseinheit = 25 Min.
nach jeder Einheit 1 Kurzpause von 5 Min
nach vier Einheiten 1 lange Pause von 30 Min.

Dieses Arbeiten in Zeiteinheiten steigert die Produktivität. Man ist sehr bemüht, in der Zeit die vorgenommene Arbeit zu erledigen. Während der Einheiten solltest Du Dich abschotten und keine Störung von außen zulassen. Bei einer Unterbrechung fängt die Einheit wieder von vorne an.
Natürlich geht das nicht ohne "Diziplin" und dem Beiseitigen der persönlichen Zeitdiebe.

Du kannst (zu) große Aufgaben teilen und kleine Aufgaben für eine Einheit zusammenfügen, z.B. Posteingang aufräumen oder Belege buchen.

25 Minuten straff und konzentriert arbeiten, zur Belohnung gibt's dann die Kurzpause. Da darfst Du tun, was Du willst. Mir hilft diese Technik wenn ich ein Stück Arbeit vom Tisch bekommen möchte. Es gibt auch Software dafür und sogar eine iPhone-App. Aber ich favorisiere meinen Marienkäfer

Wenn es Dich interessiert hier noch die offizielle Website:
http://pomodorotechnique.com/

Viel Spaß und dadurch Erfolg mit dieser Methode - ich freue mich mit Dir, wenn sie Dir etwas bringt.

Liebe Grüße

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
++++++++++++++++++++++++
Nützlich
Wordrezepte: www.von-wilmsdorff.com

Praktisch Praxishandbuch Word
Gabler Verlag, ISBN 3-409-12406-3
+++++++++++++++++++++++++


Antwort: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Newcomer
(10 Beiträge)
von kev123 am 04.03.2015 um 18:10 zitieren

Das alles hängt von dir ab , habe auch ein solches Kleinunternehmen und man muss echt viel Zeit verbringen um sein Unternehmen zu leiten , am Anfang war es mir ausreichend eine einfachen Program zu haben , www.crm-adressverwaltung.de , aber dann muss man immer mehr Zeit seiner Arbeit opfern...


Antwort: Re: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie? (Pomodoro-Technik)

Kaiserin
(456 Beiträge)
von Julia am 11.03.2015 um 16:06 zitieren
Zitat von ClaudiaVonWilmsdorff:

Hallo zusammen, ich melde mich nun einmal jenseits der Computertechnik ;-) Die Sache mit dem Wecker ist nicht verkehrt, liebes Dummerle! Aber die Zeit passt (noch) nicht. Es gibt eine von einem Italiener entwickelte Zeitmanagement-Technik, die in 25 Min.-Blöcke aufgeteilt ist. Sie heißt Pomodoro-Technik, weil er einen Kurzzeitwecker in Tomatenform eingesetzt hat. Bei mir persönlich heißt die Vorgehensweise "Coccinella", weil ich einen Kurzzeitwecker in Marienkäferform benutze (coccinella heißt der auf lateinisch). Die Technik funktioniert so: 1 Arbeitseinheit = 25 Min. nach jeder Einheit 1 Kurzpause von 5 Min nach vier Einheiten 1 lange Pause von 30 Min. Dieses Arbeiten in Zeiteinheiten steigert die Produktivität. Man ist sehr bemüht, in der Zeit die vorgenommene Arbeit zu erledigen. Während der Einheiten solltest Du Dich abschotten und keine Störung von außen zulassen. Bei einer Unterbrechung fängt die Einheit wieder von vorne an. Natürlich geht das nicht ohne "Diziplin" und dem Beiseitigen der persönlichen Zeitdiebe. Du kannst (zu) große Aufgaben teilen und kleine Aufgaben für eine Einheit zusammenfügen, z.B. Posteingang aufräumen oder Belege buchen. 25 Minuten straff und konzentriert arbeiten, zur Belohnung gibt's dann die Kurzpause. Da darfst Du tun, was Du willst. Mir hilft diese Technik wenn ich ein Stück Arbeit vom Tisch bekommen möchte. Es gibt auch Software dafür und sogar eine iPhone-App. Aber ich favorisiere meinen Marienkäfer ;-) Wenn es Dich interessiert hier noch die offizielle Website: http://pomodorotechnique.com/ Viel Spaß und dadurch Erfolg mit dieser Methode - ich freue mich mit Dir, wenn sie Dir etwas bringt. Liebe Grüße

Hallo ihr Lieben,

bei mir kippt gerade das working@office-Forum hinten runter, weil ich diszipliniert meine Arbeiten erledige - ohne noch mehr Stunden anzusammeln (Anweisung vom Chef). Möglichst viel arbeiten in möglichst wenig Zeit (damit ich Stunden abbauen kann) und das bei gleichbleibender Qualität finde ich sehr schwer!

Vielleicht hilft mir da die Pomodoro-Technik weiter (danke Claudia von Wilmsdorff). Das hört sich sehr interessant und effektiv an.

... und gegen den inneren Schweinehund weiß ich noch was, das haben wir mal in einem Seminar gemacht: Mal ein Bild von ihm mit allen Details und dann sperrst Du ihn ein (Kiste drum herum malen oder eine Gitterbox mit dickem Vorhängeschloss oder ...). Eine einfache Taktik, aber die hat tatsächlich geholfen. Wenn mir mein innerer Schweinehund (er heißt Fred und nicht Günther) in die Quere kommt, dann drohe ich ihm wieder mit der Kiste. Bei Fred funktioniert es.

Liebe Grüße

Julia


Antwort: Re: Effizienter Arbeiten - nur wie?

Newcomer
(1 Beiträge)
von BusyBee am 11.03.2015 um 16:23 zitieren

Günter ist toll.

Dn gibt es aber auch in Echt. Ich habe ihn immer auf meinem Schreibtisch dabei.

http://www.amazon.de/G%C3%BCnter-Pl%C3%BCschtier-Sportoutfit/dp/B001LMMBUI/ref=sr_1_7?ie=UTF8&qid=1426087310&sr=8-7&keywords=schweinehund


Zurück zur ÜbersichtSie müssen sich einloggen zum Antworten