Thema: Fuhrparkmanagement


Komet
(91 Beiträge)
von schnuffeline am 22.01.2015 um 09:24 zitieren

Hallo Ihr Lieben,

hat jemand von Euch Erfahrung im Bereich Fuhrparkmanagement? Cheffe möchte, dass ich künftig diesen Part übernehme. Beim ersten Blick in die Unterlagen sehe ich Unmengen von Excel-Listen (bei denen ich erstmal rausfinden muss, welche nun die aktuellste ist) zu allen möglichen Themen (Überblick über die Fahrzeugdaten, wer fährt welches Auto, wer hat welche Tankkarte, wo ist was versichert). Ich finde die bisherige Arbeitsweise bzw. Ablagestruktur meiner Vorgängerin da eher semi-optimal.

Wie handhabt Ihr das? Gibt es irgendwelche guten Vorlagen, mit denen man arbeiten kann? Ich hatte überlegt, mir eine kleine Datenbank zu bauen. Aber meine Access-Künste sind doch etwas eingerostet und ich muss erstmal schauen, wie man sowas sinnvoll aufbauen könnte. Eine extra Programm wollte ich mir jetzt nicht unbedingt anschaffen.

Vielen Dank im Voraus für Eure Tipps!

Liebe Grüße,
schnuffeline

Muss nur noch kurz die Welt retten....


Antwort: Re: Fuhrparkmanagement

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 22.01.2015 um 14:03 zitieren

Hallo Schnuffeline,

ich bin im meiner Firma die sog. "Eierlegendewollmilchsau" und kümmere mich auch um den Fuhrpark. Allerdings ist dieser mit ca. 10 Fahrzeugen recht überschaubar.

Du solltest zunächst mal herausfinden, welcher Mitarbeiter welches Auto fährt. Hier kann Dir doch sicherlich die Personalabteilung weiterhelfen, die sicherlich die Autos über die Gehälter abrechnet.

Dann musst Du Dich durch die Unterlagen der Fahrzeuge wühlen. Hier ist natürlich eine Exceltabelle für die Übersicht hilfreich.

Bei unseren Fahrzeugen haben wir einen Flottenvertrag bei einer einzigen Versicherungsgesellschaft - das vereinfacht das ganze Versicherungsgedönse ungemein. Das wäre dann für mich der nächste Step, die Versicherung zu vereinheitlichen - geht allerdings erst zum Ende November, wegen der Kündigungsfristen.

Weiterhin würde ich für alle Fahrzeuge einheitliche Tankkarten einführen. Es muss nicht jeder Mitarbeiter eine andere Tankkarte haben. Wir haben sowas gar nicht. Entweder bekommen die Mitarbeiter eine Kreditkarte fürs Tanken oder sie gehen in Vorleistung und rechnen über eine monatliche Spesenabrechnung die Fahrzeugkosten ab.

Also: Erst mal alle relevanten Daten sammeln, Versicherung in Angriff nehmen, Tankkarten vereinheitlichen und dann den ganzen Kram in eine Exceltabelle. Hier kannst Du dann auch TÜV-/AU-Termine vermerken usw.

So handhabe ich es bei uns, wobei ich die Mitarbeiter auch in die Pflicht nehme. Um TÜV/AU müssen die sich selbst kümmern - müssten sie ja bei einem privaten Auto auch

Falls Du weiter Infos brauchst, melde Dich

LG, Melsi


Antwort: Re: Fuhrparkmanagement

Kaiserin
(361 Beiträge)
von Allesora am 23.01.2015 um 16:22 zitieren

Hallo Schnuffeline,

ich musste jetzt gerade über Melsis Ausdruck ""Eierlegendewollmilchsau" lachen. Aber das ist bei mir hier auch so.... ich habe den Fuhrpark von einer ausscheidenden Kollegin vor ca. 10 Jahren innerhalb einer halben Stunde aufs Auge gedrückt bekommen. Die Tabellen und Vorgehensweisen waren mehr als fragwürdig....

Also wie Melsi schon sagt, eine Excelliste mit den Fahrzeugen und entsprechenden Fahrern anlegen. Meine Liste hat folgende Überschriften, vielleicht hilft dir das ja....
Fahrer
Fabrikat
Kennz.
KST
Steuer
Anschaffs-Preis
Garage (Büro/ Wohn)
Zulassung
TÜV-Termin
KM-Stand / Milen
Datum KM-Stand / Milen
kW/PS
Vers.-Nr.
Abschreib-Restw. per 31.12.14
Zuzahl. ohne MwSt
Vers.-Beitrag
GEZ
Rechtsschutz
Inv.-Nr.
Standort
Reifenwechsel
Umweltplakette
Hersteller-/Typ-Nr.
Kfz-ID-Nr.
Bemerkung

Diese Liste ist bei mir immer aktuell. Bei 23 Fahrzeugen hätte ich mir ein professionelles Tool gewünscht, wird aber nicht genehmigt.

Dann habe ich noch eine Checkliste fürs Kaufen und Verkaufen der Autos sowie meine Erinnerungen in Outlook wann welcher Wagen wieder zum TüV muss. Denn als Halter (das bin ich als Fuhrparkverantwortlicher) bin ich haftbar, wenn dieser nicht eingehalten wird. Genauso verschicke ich Ende Sept. eine E-Mail wg Winterreifenaufziehen und Ende April eine für die Sommerreifen. Gerade beim Fuhrpark muss man sich immer schön absichern.

Ach und noch eins. Bei Bußgeldern IMMER den Fahrer auf die Rückseite mit Namen und Adresse und an die Bußgeldstelle zurückschicken. So bist du als Fuhrparkverantwortliche aus dem Schneider. Was der Fahrer dann mit dem Bußgeldbescheid macht, kann dir egal sein....

Und immer schön Checkliste ausstellen die die Fahrer abzeichnen müssen, damit keiner sagen kann "habe ich nie gesehen, habe ich nicht gewusst etc. "

Ich hoffe, ich konnte dir ein bisschen helfen.

Beste Grüße und schönes Wochenende

Gruß allesora

Lieber verrückt das Leben genießen, als normal langweilen!


Antwort: Ergänzung zu Allesora :-)

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 23.01.2015 um 16:35 zitieren

Hallo Schnuffeline,

also die Liste von Allesora ist der Hammer Damit kannst Du definitiv viel anfangen Eine Ergänzung zum Fuhrpark hätte ich noch.

Wichtig ist auch, dass Du Dir jährlich - am Besten zum Jahresbeginn - die Führerscheine von den Kollegen zeigen lässt, die einen Firmenwagen fahren. Das gilt auch für diejenigen Kollegen, die ggf. zwischendurch einen Firmenwagen für dienstliche Fahrten nutzen dürfen.

Unbedingt das Original zeigen lassen und keine Kopie!

Der Arbeitsgeber haftet nämlich u. a. auch dafür, wenn jemand ohne Fahrerlaubnis einen Wagen fährt. Es muss also jährlich sichergestellt werden, dass eine gültige Fahrerlaubnis vorliegt. Der Arbeitgeber ist in der sog. Sorgfaltspflicht, da er die Verantwortung für die Angestellten und die Fahrzeuge hat.

Eine Kopie des Führerscheins ist nice to have, aber die kann ich heute anfertigen und Dir im Januar 2016 vorlegen, obwohl ich keinen Führerschein mehr besitze weil ich diesen (warum auch immer) in 2015 abgeben musste.

Eine Überprüfung ein Mal pro Jahr genügt. Wenn ein Mitarbeiter während des Jahres seinen Lappen verliert, steht er in der Pflicht und sollte dies auch dem Arbeitgeber mitteilen. Tut er es nicht, tja, dann geht das Gezackere los.

Also bitte auch diesen Vorgang mit aufnehmen

LG und ein schönes Wochenende, Melsi


Antwort: Re: Fuhrparkmanagement

Kaiserin
(361 Beiträge)
von Allesora am 26.01.2015 um 09:58 zitieren

Guten Morgen Schnuffeline,

ja, Melsi hat unbedingt Recht, das hatte ich ganz vergessen. Die Führerscheine mind. 1 x pro Jahr kontrollieren.

Ich mache das 2 x im Jahr und protokolliere dies. Entweder kopierst du dir den gezeigten Führerschein, knallst Datum und dein Kürzel darauf und lässt den Fahrer gegenzeichnen. Oder du legst dir eine Excelliste an mit
Namen des Fahrers (kannst du auch in der anderen Tabelle anlegen)
Führerschein-Nr.
Führerschein-Datum
Datum der Überprüfung
Datum nächste Überprüfung

Ich habe mir eine kleine bedingte Formatierung beim Datum der nächsten Überprüfung eingestellt, so dass es ROT aufleuchtet, wenn das halbe Jahr vergangen ist. Da diese Liste meine Poolwagenvergabeliste ist, gucke ich jeden Tag rein.

Es ist so, dass der Halter (Geschäftsführer des Unternehmens) für den Fuhrpark verantwortlich und haftbar ist. Diese Aufgabe wird in der Regel an einen Fuhrparkverantwortlichen delegiert. Der dann haftbar gemacht werden kann. Deshalb ist es wichtig im Fuhrparkmgt. alles genau zu dokumentieren und vor allem sich gegenzeichnen lassen.

Du brauchst nur eine Person im Fuhrpark zu haben, der dich austrickst und dann stehst du in der Haftung. Also immer schön dokumentieren....

Gruß allesora

Lieber verrückt das Leben genießen, als normal langweilen!


Antwort: Re: Fuhrparkmanagement

Komet
(91 Beiträge)
von schnuffeline am 28.01.2015 um 16:02 zitieren

Hallo Ihr Lieben,

vielen Dank für die vielen Tipps! Die Daten usw. sind natürlich schon alle elektronisch vorhanden, nur eben in zig verschiedenen Excels und diese wiederum abgelegt in zig verschiedenen Ordnern. Ich werde hier definitiv mal aufräumen müssen, denn mit dieser Ablagestruktur komm ich einfach nicht zurecht. Dann pack ich alles in ein nettes Excel, das fortlaufend gepflegt wird und damit sollte es - hoffentlich - passen!

Liebe Grüße
schnuffeline

Muss nur noch kurz die Welt retten....


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