Thema: Argumentationshilfe Elektronischer Kalender


Newcomer
(1 Beiträge)
von Olive_Oyl am 29.12.2014 um 16:55 zitieren

Hallo Alle,

ich habe mich gerade im Forum angemeldet, weil ich ein bisschen Argumentationshilfe brauche (Vorstellung folgt, versprochen!).

Ich übernehme gerade den Chefsekretariats-Arbeitsplatz einer pensionierten Kollegin in einem Unternehmen, in dem ich schon seit Jahren arbeite. Auch die Abteilung und die Chefin kenne ich schon von mehreren Einsätzen in den letzten Jahren. Wir kennen und schätzen uns und jetzt war sozusagen endlich eine Stelle für mich frei.

Zum Problem: die Chefin wie auch meine Vorgängerin mögen nichts Digitales. Sie muss natürlich mailen (grosses Unternehmen), aber benutzt weiter ihren kleinen Papierkalender. Da sie ein Doppelsekretariat hat (mich und 2te Sekretärin) werden hier DREI Papierkalender geführt (einer pro Person). Ich habe seit 20 Jahren in keinem Sekretariat mehr einen Papierkalender geführt (ich hab's nachgerechnet) und habe in den Wochen seit meinem Amtsantritt ihren Kalender in meinem Elektronischen geführt, damit sozusagen schon mal ein Anschauungsobjekt da ist. Sie scheint sich auch langsam dran zu gewöhnen, die jüngere Kollegin ignoriert den elektronischen Kalender aber komplett, obwohl er natürlich für sie geöffnet ist und ich sie eingeladen habe, ihn zu benutzen. Sie trägt auch nichts ein, wenn ich nicht da bin. Die Fehlerquote durch das ewige Nachtragen bei 3 Kalendern ist natürlich heftig...

Eben meinte die Chefin, wir müssten in der nächsten Woche 'mal klären, wie wir das jetzt endgültig machen', also wie es kalendermässig endgültig weitergeht.

Meine Argumente pro elektronischer Kalender sind:
- geringere Fehlerquote
- Zeitersparnis, weil das Abgleichen wegfällt
- reibungslosere Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen - alle anderen Chefsekretariate laden elektronisch ein und machen Terminabfragen so, nur wir brauchen bisher immer eine Extrawurst
- ich will mich fachlich nicht zurückentwickeln (ich liebe digitales Arbeiten und mich deprimiert das Rumgekrakel in so einem Papierkalender wirklich)
- sowohl die Kollegin und ich müssen fachlich auf der Höhe der Zeit bleiben, weil wir erst lange nach der Chefin in Rente gehen. Wenn ich dann 10 Jahre lang die Terminplanung mit Bleistift und Radiergummi gemacht habe, verliere ich total den Anschluss - stört meine Kollegin leider überhaupt nicht...

Sind meine Argumente nachvollziehbar? Soll ich was weglassen oder habt ihr bessere Ideen? Freu mich über Feedback
beste grüsse
olive


Antwort: Re: Argumentationshilfe Elektronischer Kalender

Rose
(38 Beiträge)
von pegattac am 30.12.2014 um 12:01 zitieren

Hallo Olive,

die besten Argumente aus meiner Sicht sind zum einen die geringere Fehlerquote - man sieht immer gleich ob zu dieser Zeit schon ein Termin vergeben ist und die Abstimmung mit den anderen Chefsekretariaten. Wenn für euch bzw. eure Chefin immer eine "Extrawurst" gebraten werden muss, ist das sicher auch für das hausinterne Ansehen deiner Chefin bezügl. Arbeitsorganisation nicht so toll.

Ich wünsche dir viel Erfolg. Deine Chefin scheint ja der elektronischen Variante doch etwas offen zu sein, sonst hätte sie kategorisch sagen könne, weiterhin Papier und gut. Biete den beiden deine Unterstützung an, vielleicht ist einfach nur sehr viel Unsicherheit bei der Bedienung. Insbesondere bei der Frage wer kann was eintragen, ändern, löschen....

Alles Gute
Peggy


Antwort: Re: Argumentationshilfe Elektronischer Kalender

Newcomer
(1 Beiträge)
von HHO am 11.01.2015 um 15:59 zitieren

Hallo Olive,

großes Unternehmen und Papierkalender - wie geht das denn? Und wie arbeitest du mit deiner Kollegin zusammen?

Argumente:
- Im elektron. Kalender sieht man nicht nur wer an-/abwesend ist, sondern auch wer zugesagt, abgelehnt oder gar nicht reagiert hat.
- Termine können leicht verschoben oder abgesagt werden.
- Der Raum und evtl. notwendige Ressourcen wie Pinnwände oder Moderatorenkoffer können mit gebucht werden.
- Einstellen von Serienterminen.
- Mehr Platz für Notizen zum Termin (Agenda und sonstige Erläuterungen, Anfügen von Dateien wie Protokolle usw.) Du und deine Kollegin können zum Termin vermerken, was schon vorbereitet wurde bzw. noch gemacht werden muss (Brötchen bestellen, Kaffee kochen).

Ich arbeite selbst mit einer Kollegin im Sekretariat zusammen und wir sind gemeinsam für zwei Chefs zuständig. Da ist Transparenz ganz einfach notwendig.

Ich drück dir die Daumen, dass auch bei dir wieder der Fortschritt einzieht!

Viele Grüße
Heike


Antwort: Re: Argumentationshilfe Elektronischer Kalender

Kaiserin
(456 Beiträge)
von Julia am 15.01.2015 um 13:10 zitieren

Hallo Olive,

so wie ich Dich verstanden habe, fällt es Deiner Chefin schwer, sich auf einen elektronischen Kalender einzulassen. Die Nutzung eines elektronischen Kalenders muss allerdings nicht bedeuten, dass sie auf die ihr vertraute Papierform verzichten muss. Elektronische Kalender bieten immer auch die Möglichkeit Ausdrucke für Formate zu machen. So könnte sie mit einem Filofax arbeiten und sich entsprechende Ausdrucke hineinheften. Da könnte sie dann weiterhin handschriftliche Notizen und Vermerke machen. Je nachdem, wie relevant diese sind, lassen sie sich ja auch später in den elektronischen Kalender übertragen.

Allerdings würde ich empfehlen, Regeln für die Erstellung neuer Termine bzw. die Änderung vorhandener Termine treffen, damit es zu keinen Doppelbelegungen kommt. So könnte vereinbart werden, dass Termine nur vom Sekretariat erstellt und verändert werden.

Bei uns wurde vor vielen Jahren auf einen vernetzten, elektronischen Kalender umgestellt. Auch da gab es einige Proteste. Die meisten haben sich mit der Zeit an die elektronische Version gewöhnt oder arbeiten - wenn sie gar nicht auf einen Papierkalender verzichten wollen - mit beiden. Ausschlaggebend ist dann aber der elektronische Kalender, denn nur der kann intern von allen zur Terminvereinbarung genutzt werden.

Viel Erfolg!

Julia


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