Thema: Allein mit der Bürotürklingel?!


Newcomer
(3 Beiträge)
von CWiediger am 08.09.2014 um 16:34 zitieren

Hallo Zusammen,

ich arbeite als Office Manager in einer kleinen IT Firma mit ca. 40 Mitarbeitern. Bei meiner Einstellung als Rezeptionsdame war das Bedienen des Türöffners eine Grundvorraussetzung zur Einstellung. Warum dies so war, wurde mir erst jetzt klar. Keiner meiner Kollegen möchte in meiner Abwesenheit die Türklingel bedienen, weil sie dadurch ja im Arbeitsfluss gestört werden. D.h. aber auch, dass ich währende meiner Pausenzeiten, Meetings, oder ausser Haus Terminen niemanden mal für eben habe, der die Türklingel aufdrückt. Somit kommt es vor, dass unsere Aussendienstler oder auch Kunden ewig an der Tür stehen und klingeln. Ich habe bereits der Geschäftsführung eine Weiterleitung der Klingel auf mein Büro-Mobilteil vorgeschlagen, damit wenigstens die Pausen- und Meetingzeiten abgedeckt sind, jedoch habe ich noch kein Feedback dazu. Meine Frage an alle: Habt ihr auch solche netten Kollegen, die nicht die Türklingel betätigen wollen? Kennt einer mein Problem? Habt ihr irgendwelche Vorschläge, wie ich das Problem lösen kann?

Vielen Dank für den Brainstorm...
Grüße
Claudia Wiediger


Antwort: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Supernova
(115 Beiträge)
von gitti am 09.09.2014 um 10:25 zitieren

Hallo Claudia,
vorweg - ich kenne eine solche Situation nicht, empfinde es aber als Frechheit, dich mit diesem Thema allein zu lassen. Bei meiner alten Firma war die Vertretung geregelt, und so habe ich es auch in anderen Firmen erlebt.
Frage: Was würde geschehen, wenn du die Entscheidung allein triffst und durchführst, die Klingel auf dein Büro Mobil Telefon umzulegen? Könnte das Ärger geben? z.B. aus Sicherheitsgründen?
Wenn ein Besucher hereinkommt, wird der automatisch von irgendwem gesehen?
Wenn vor eurem Eingang ein Hinweis mit deiner Mobil-Nr. stünde - und du die entsprechenden Kollegen dann über den Besuch und nötigen Einlass informieren würdest, könnte sowas funktionieren?
Grundsätzlich fehlt mir hier von deinen Vorgesetzten das Gefühl der Verantwortung. Wenn ich Kunden und Kontakte habe, dann sollte ich die auch entsprechend behandeln, ergo empfangen. Wenn diese Verantwortung komplett auf dich abgewälzt wird und allen anderen das piep-egal ist und du keine Lösung findest, dann kannst du dir vermutlich auch nur ein dickes Fell zulegen.
Gitti


Antwort: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 09.09.2014 um 11:08 zitieren

Hallo

also ich sehe das wie Gitti auch.

An Deiner Stelle würde ich die Klingel umleiten und gut. Auf das offizielle "go" der Chefs würde ich hier nicht Rücksicht nehmen.

Ansonsten finde ich es schon irgendwie heftig, dass Du Dich alleine darum kümmern musst. Darfst Du eigentlich auch in Ruhe auf die Toilette oder musst Du Dich auf dem stillen Örtchen auch um die Türe kümmern?

Sicherlich bist Du für den Empfang zuständig und natürlich ist es dann auch eine Deiner Aufgaben, dass Du Dich um die Türe und den Gästeempfang kümmerst. Aber auch das hätte für mich persönlich Grenzen. Pausenzeiten sind zur Erholung da und es kann m. E. n. nicht sein, dass Du selbst in Deiner Mittagspause durch die Klingel gestört wirst ... für mich ein absolutes no go, zumal Deine Kollegen anscheinend ihre Pausenzeiten ohne Störungen genießen dürfen!

Es sollte doch im Sinne Eurer Firma sein, dass sich auch mal Deine Kollegen um die Türe kümmern. Wie wird das denn geregelt, wenn Du krank oder im Urlaub bist? Da muss sich doch auch jemand darum kümmern?!

Ich wäre ohne die erforderliche Unterstützung der Chefs und Kollegen in Deinem Fall auch wirklich mal dreist und würde die Klingel ignorieren und nicht immer direkt aufspringen. Irgendwann eskaliert es vielleicht mal und spätestens dann wird auch eine Lösung gefunden werden. Schließlich kann es nicht sein, dass Besucher etc. vor der Türe warten müssen, bis sich irgend jemand mal bemüht die Türe auf zu machen. Wo gibt es denn sowas?!

Wir hatten hier früher auch die gleichen Probleme und irgendwann bin ich hier so ausgetickt, dass sich alle warm anziehen konnten. Ich konnte teilweise noch nicht mal in Ruhe auf die Toilette ohne das es Sturm geklingelt hat. Irgendwann saß ich dann mal absichtlich 20 Minuten in der Toilette, als ein angekündigter Besucher kam. Ich habe mir nur gedacht "lasst mir meine Ruhe" und blieb einfach im Klo. Mein Chef damals hat dann einen ziemlichen Aufstand geprobt, weil der Besucher 10 Minuten vor einer verschlossenen Türe stand, und meine Antwort war "sorry, aber soll ich mit heruntergelassenen Hosen die Türe öffnen? Nächstes Mal mache ich mein Geschäft eben im Flur und Pupse dem Gegenüber zur Begrüßung ein Liedchen vor, wenn das so gewollt ist!".

Danach ging es plötzlich, dass auch mal ein Kollege die Türe geöffnet hat. Eskalation kann helfen.

Vielleicht machst Du einfach mal Deine Mittagspause außer Haus. Dann bist Du abwesend und ein anderer muss sich darum kümmern. Ich würde es knallhart durchziehen.

Viel Erfolg und gutes Gelingen
Melsi


Antwort: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Rose
(26 Beiträge)
von Zauberfee am 09.09.2014 um 13:48 zitieren

Hallo Claudia,

das Problem kenne ich, zum Glück nicht in dieser Ausprägung.

Ich würde in deinem Fall unbedingt ein Gespräch mit der Geschäftsleitung oder deinem Vorgesetzten suchen. Es kann nicht sein, dass Kunden und Kollegen vor der Tür stehen müssen, weil sich während deiner hin und wieder notwendigen Abwesenheit niemand für den Türöffner zuständig fühlt. Das Problem muss schon allein wegen der negativen Außenwirkung geklärt werden. Wenn es Kunden öfter passiert, dass sie lange vor der Tür stehen, könnten sich in Zukunft Geschäftsbeziehungen verschlechtern. Was macht das für einen Eindruck, wenn ein Kunde zum vereinbarten Termin kommt und ewig bimmeln und warten muss, weil du in einem Meeting bist? Ich würde mich da nicht willkommen fühlen. Den Außendienstlern gegenüber ist das auch unfair, wenn ihnen keiner der Kollegen aufmacht. Unter dem Aspekt hast du hoffentlich einen handfesten Grund, dass die Vertreterregelung von den Vorgesetzten festgelegt und durchgesetzt wird.
Auf Konfrontation würde ich zunächst nicht gehen, da du als Rezeptionsdame eingestellt wurdest und das Öffnen der Tür als Grundvoraussetzung gewollt war. Da würde ich lieber mit Sachargumenten arbeiten.

Ich weiß nicht, ob es günstig ist, die Klingel auf das Handy umzustellen. Musst du dann auch zur Tür gehen und den Besucher empfangen? Wenn dein Handy im Meeting mehrfach läutet und du öfter die Sitzung verlassen musst, ist das doch sehr störend für alle. Und dir fehlt ein Stück der Beratung.

Gibt es denn einen Kollegen oder Kollegin, den/die du vielleicht im Vorfeld darauf ansprechen könntest, dass er/sie die Aufgabe während deiner Pausen und Abwesenheitszeiten übernehmen würde. Oder gibt es alternativ jemanden, dessen Funktion (z.B. Teamsekretärin) so ausgelegt ist, dass er dafür geeignet ist? Vielleicht kannst du im Gespräch mit dem Vorgesetzten jemanden konkret vorschlagen.

Abgesehen davon, finde ich es von deinen Kollegen absolut nicht in Ordnung, dich mit diesem Problem allein zu lassen. Erstens betrifft es die ganze Firma, wenn Kunden und Mitarbeiter vor verschlossenen Türen stehen, zweitens hast auch du ein Recht auf ungestörte Pausen. Und da du sicherlich nicht ständig auswärts unterwegs oder im Meeting bist, wird sich die Vertretung doch in Grenzen halten. Es ist ja im Interesse der Firma.

Viel Erfolg!

Liebe Grüße
Zauberfee


Antwort: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Kaiserin
(4152 Beiträge)
von heddix am 09.09.2014 um 15:44 zitieren

Hallo,

im Grunde wurden hier ja schon Meinungen ausgetauscht, die ich uneingeschränkt teile.

Die Sache ist doch aber die:
Wer ist verantwortlich für interne Organisation/Prozesse/Abläufe etc.?
DIE GESCHÄFTSFÜHRUNG

Wenn die GF will, dass während deiner Abwesenheiten die Tür nicht geöffnet werden kann, dann ist das wohl so in Ordnung.
Andernfalls muss die GF verbindlich eine Abwesenheitsregelung definieren, die von den übrigen Mitarbeitern einzuhalten ist (ob das den Kollegen gefällt oder nicht!).

Wir nennen das hier "Anweisung" ...

An deiner Stelle würde ich mich nicht darum scheren, ob bei deiner Abwesenheit die Tür geöffnet wird oder nicht (teilen kann sich niemand). Solange es keine Regelung seitens der GF gibt ...

Wenn einmal ein TOTAL wichtiger Gast nicht reinkommt, dann knallt's ... Spätestens dann sollte seitenes deiner GF etwas kommen.

Aber das ist NICHT DEIN Problem - zieh dir diesen Schuh nicht an! Du hast darauf hingewiesen, dass hier etwas nicht gut läuft. Mehr kannst du nicht tun. Jetzt sind andere am Zug ...

Viel Erfolg und Grüße
heddix - die aus Erfahrung spricht ... alter Dinosaurier eben


Antwort: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 09.09.2014 um 16:14 zitieren

Heddix, das sind meine Worte.

Es nutzt im Guten nichts, also muss man es manchmal auch mit Eskalation versuchen. Ist auch meine Meinung und ich stehe auch schon 26 Jahre im Berufsleben

Mein GF ist auch meine bessere Hälfte und ich sehe mich hier im Büro sicherlich auch mehr in der Pflicht, als manch einer meiner Kollegen. Aber zum Deppen lasse ich mich auch nicht machen. Ich kümmere mich wirklich sehr sehr gerne um alles, auch um die Türe und selbstverständlich auch unsere Besucher samt Bewirtung und Kram. Aber ich würge weder einen Anrufer ab, wenn es an der Türe klingelt, noch renne ich mit fast herunter gelassenen Hosen vom Klo runter oder lasse mein Mittagessen kalt werden. Es gibt Grenzen, meiner Meinung nach und die lieben Kollegen brechen sich bestimmt keinen Zacken aus der Krone, wenn mal einer die Türe bedient.

Wenn der Hinweis auf die Unterstützung in Richtung der GF nicht wahrgenommen oder bearbeitet wird, dann kann man nichts machen. Es ist schließlich deren Verantwortungsbereich, denn sie sind für solche Dinge eben manchmal auch zuständig und die Kunden-/Besucherzufriedenheit sollte durchaus oberste Priorität haben.

Ich frage mich nur, wie es während Urlaub oder Krankheit läuft?! Lässt man dann die Besucher vor der Türe stehen oder wie läuft das bei Euch ab?! Sicherlich gibt es dann doch auch jemanden, der sich um die Türe kümmert ...

Vielleicht erhalten wir ja noch eine Antwort - vielleicht ist der Post auch wieder nur eine Eintagsfliege, wie (leider) sooft

LG, Melsi


Antwort: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Newcomer
(3 Beiträge)
von CWiediger am 10.09.2014 um 11:01 zitieren

Guten Morgen Zusammen, vielen lieben Dank für euer Mitgefühl und eure Zustimmung.

Nein es ist kein Alltagspost, ich hab wirklich das Problem. Und ja ich lasse es im Moment eher eskalieren, da die GF noch keine wirkliche Meinung zum Klingelproblem hat.

Leider ist der Betriebsrat auch involviert und dieser meint, es kann nicht sein, das andere Mitarbeiter aus der Arbeit gerissen werden, wenn's klingelt. Als ehem. Hotelfachfrau und Dienstleister erschüttert mich einfach so eine Aussage, weil dies das Teaming nicht unterstützt und nicht kundenorientiert ist.

Für Krankheit oder Urlaub hab' ich einen ext. Empfangsdienst, der innherhalb von 24h einspringen kann. Doch 1 Arbeitstag ist die Klingel def. unbesetzt.

Leider liegen die anderen Abteilungen nicht direkt so nah an der Eingangstür, das sie auch das Klingeln hören. Somit war meine Idee, dass ich die Klingel auf mein Mobilteil weiterleite und es wähend Pause/Meetings dann an eine Abteilung gebe und die können öffnen. Nur dazu schaltet sich der Betriebsrat wieder ein, das man dies den Mitarbeitern nicht zumuten könne.

Die Klingelweiterleitung einfach einrichten lassen, übersteigt leider meine Kompetenzen, da die Kosten von der GF abgesegnet werden müssen.

Fazit: Erbringe einen Lösungsvorschlag und keiner hört hin!! Dann muss leider jeder draussen steh'n bleiben bis ich wieder da bin. Kein schönes Bild für eine Dienstleistungsfirma im IT Bereich, aber wohl nötig.
Nochmals vielen Dank für das Brainstorm und ich bin beruhigt, das es woanders besser läuft...Lieben Gruß


Antwort: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Rose
(26 Beiträge)
von Zauberfee am 10.09.2014 um 12:43 zitieren

Liebe Claudia,

Danke für deine prompte Rückmeldung.

Über die Aussage eures Betriebsrates bin ich ebenfalls erschüttert. Ich verstehe, dass er im Interesse der Belegschaft handelt, aber so geht es auch nicht. Da draußen stehen eure Kunden! Von diesen Geschäften lebt die Firma und werden die Gehälter bezahlt. Und die Kollegen sollen ja nur dann die Tür öffnen, wenn du aus einem triftigen Grund nicht da bist. In diesen überschaubaren Ausnahmefällen wird man doch seine Arbeit mal unterbrechen können. An das Telefon müssen die Kollegen doch auch gehen, wenn der Kunde klingelt. Und ein Arbeitstag hat immer Unterbrechungen egal welcher Art. Ich fasse es nicht.

Nun gut, das hilft dir bei deinem Problem nicht weiter. Ich bin zwar immer für sachliche Lösungen im Sinne der Firma, aber da du bereits Vorschläge gemacht hast und in deinem Kompetenzbereich nicht weiter kommst, kannst du die Situation nur so stehen lassen und warten was passiert. Es ist trotzdem nicht schön und keineswegs serviceorientiert.

Hast du schon einmal überlegt, eine Art Protokoll anzulegen, wann wer und wie lange Kunden/Außendienstmitarbeiter wirklich draußen standen? Vielleicht gibt es Paradebeispiele, wo es einen besonders wichtigen Kunden getroffen hat, der auch noch verärgert war. Vielleicht kann man das dann in einem sachlichen Gespräch mit der Geschäftsleitung vorbringen. Bis die Bombe durchs Abwarten platzt, kann es dauern und bis dahin habt ihr zumindest keine gute Außenwirkung.

Da fällt mir doch noch etwas ein. Unser Türöffner ist mit mehreren unserer Telefone verbunden (Telefonanlage). Wenn es klingelt, hören mehrere Kollegen einen anderen Klingelton am Telefon und es blinkt auf. Und man kann direkt mit dem Telefon die Tür öffnen. Normalerweise ist es meine Aufgabe, die Tür zu öffnen. Aber wenn ich mal nicht am Platz bin, können die Kollegen problemlos vom Arbeitsplatz aus die Tür öffnen. Vielleicht besteht auch die Möglichkeit, eine Videokameras zu installieren. Dann seht ihr, wer unten steht. Wenn es ein wichtiger Kunde ist, geht man hin und nimmt ihn in Empfang. Bei Kollegen, die wissen, wohin sie müssen, reicht es nur den Öffner zu betätigen.

Viel Erfolg bzw. viel Geduld
Zauberfee


Antwort: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Newcomer
(3 Beiträge)
von CWiediger am 10.09.2014 um 15:04 zitieren

Hallo Zauberfee, vielen Dank für den Post.

Das Weiterleiten in der Anlage an mehrere Stellen ist technisch möglich, aber der BR sperrt sich mit seinen Argumenten dagegen. Ich habe also die Technik parat, die Idee parat nur kein GO von der GF.

Deine Idee mit der Liste find ich prima, da hab ich eine Schlagzahl.

Vielen Dank.
CWiediger


Antwort: Re: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 10.09.2014 um 15:37 zitieren
Zitat von CWiediger:

Guten Morgen Zusammen, vielen lieben Dank für euer Mitgefühl und eure Zustimmung. Nein es ist kein Alltagspost, ich hab wirklich das Problem. Und ja ich lasse es im Moment eher eskalieren, da die GF noch keine wirkliche Meinung zum Klingelproblem hat. Leider ist der Betriebsrat auch involviert und dieser meint, es kann nicht sein, das andere Mitarbeiter aus der Arbeit gerissen werden, wenn's klingelt. Als ehem. Hotelfachfrau und Dienstleister erschüttert mich einfach so eine Aussage, weil dies das Teaming nicht unterstützt und nicht kundenorientiert ist. Für Krankheit oder Urlaub hab' ich einen ext. Empfangsdienst, der innherhalb von 24h einspringen kann. Doch 1 Arbeitstag ist die Klingel def. unbesetzt. Leider liegen die anderen Abteilungen nicht direkt so nah an der Eingangstür, das sie auch das Klingeln hören. Somit war meine Idee, dass ich die Klingel auf mein Mobilteil weiterleite und es wähend Pause/Meetings dann an eine Abteilung gebe und die können öffnen. Nur dazu schaltet sich der Betriebsrat wieder ein, das man dies den Mitarbeitern nicht zumuten könne. Die Klingelweiterleitung einfach einrichten lassen, übersteigt leider meine Kompetenzen, da die Kosten von der GF abgesegnet werden müssen. Fazit: Erbringe einen Lösungsvorschlag und keiner hört hin!! Dann muss leider jeder draussen steh'n bleiben bis ich wieder da bin. Kein schönes Bild für eine Dienstleistungsfirma im IT Bereich, aber wohl nötig. Nochmals vielen Dank für das Brainstorm und ich bin beruhigt, das es woanders besser läuft...Lieben Gruß

Hallo,

also ehrlich gestanden verstehe ich weder Deine Chefs, noch den Betriebsrat. Gut, dem Betriebsrat scheint es Wurst zu sein - die genießen a) besonderen Schutz und b) machen die sich sowieso in den wenigsten Betrieben überhaupt Sorgen um irgendwas (die sind sich selbst am Nähesten und nach denen die Sintflut - kenne ich zur Genüge, diese Mischpoke!).

Aber gut, das ist ein anderes Thema über das ich mich hier nicht auslassen möchte.

Zum Klingelproblem:

Du schreibst, dass Deine Kollegen die Klingel gar nicht hören. Mag sein, aber vielleicht überhören sie sie ja auch?! Aus Faulheit vielleicht oder weil sie sich für diese Arbeit einfach zu schade sind?!? Wir haben bei uns im neuen Büro zwei Eingangstüren und haben zusätzlich noch in den Fluren jeweils einen Funkgong angebracht. So hört man die Klingel an beiden Türen auch bis in die letzte Ecke der Bürofläche. So ein Funkgong kostet nicht viel Geld und ist auch leicht zu montieren.

Meine Firma ist auch im IT-Bereich tätig und das a&o ist die Erreichbarkeit. Für die Besucher, Interessenten und in erster Linie für die Kunden, die schließlich die Dienstleistung anfordern und auch zahlen! Wenn bei uns auch nur das Telefon länger klingelt, dann geht mein Chef fast in die Luft und das kann ich auch verstehen.

Es gibt doch nichts Schlimmers, als durchklingelnde Telefone, wenn man wo anruft, und verschlossene Türen, die keiner aufmacht, obwohl man vielleicht einen Termin hat. Das ist für mich ein absolutes no go und ich als Besucher wäre vermutlich zu einem einzigen Termin direkt zwei Mal bei Euch - nämlich zum ersten und zum letzten Mal. Für mich lässt sowas einfach Rückschlüsse offen und ich würde mich bei Dir im Unternehmen nicht wirklich gut betreut und schon gar nicht aufgehoben bzw. erwünscht fühlen. Nach dem Motto "Achtung, da droht ein Kunde mit einem Auftrag".

Arbeiten die Leute auch so, wie sie sich verhalten? Was ist, wenn mal ein Problem auftaucht? Ist dann jemand für mich da oder "überhört* man mich, wie die Klingel an der Türe? Das wären die Fragen, die ich mir stellen würde.

Ich verstehe nicht, wie so ein Unternehmen überhaupt noch existieren kann. Das Verhalten Deiner Chefs ist unterirdisch und überhaupt nicht serviceorientiert. Das ist ein Hammer und ich frage mich, wie Du damit überhaupt zurecht kommen kannst. Ich hätte damit wirklich ein persönliches Problem und für mich hätte es auch nicht damit zu tun, ob die "Türbedienung nebst Klingel" zu meinem Job gehört oder nicht. Das ist für mich eine Sache, die nicht nur eine Person im Unternehmen betrifft, sondern ALLE. Schließlich verdient auch jeder sein Gehalt über die Kundenbetreuung und den Service.

Aber sei es drum und so hart es sich anhört: Meine Firma existiert seit 1995 und wir profitieren u. a. auch vom unterirdischen Verhalten unserer Mitbewerber. Du kannst Dir nicht vorstellen, wie viele Kunden wir in den letzten Jahren ohne Akquise hinzubekommen haben, die bei ihren vorherigen IT-Dienstleistern (genau so wie in Eurem Büro) behandelt bzw. nicht behandelt wurden. Des einen Leid, des anderen Glück

Für meinen Teil bin ich echt fassungslos darüber und brauche jetzt erst mal einen Kaffee und ein Stück Schoki

LG, Melsi


Antwort: Re: Re: Allein mit der Bürotürklingel?!

Kaiserin
(4152 Beiträge)
von heddix am 12.09.2014 um 11:26 zitieren
Zitat von CWiediger:

Hallo Zauberfee, vielen Dank für den Post. Das Weiterleiten in der Anlage an mehrere Stellen ist technisch möglich, aber der BR sperrt sich mit seinen Argumenten dagegen. Ich habe also die Technik parat, die Idee parat nur kein GO von der GF. Deine Idee mit der Liste find ich prima, da hab ich eine Schlagzahl. Vielen Dank. CWiediger

Hallo C.,

sorry, aber warum tust dir das an und machst dir weiter einen Kopf?
Dein Engagement in Ehren, aber du willst doch jetzt nicht wirklich eine Strichliste führen? Meinst du damit deiner gut gemeinten Idee Nachdruck verleihen zu können?

Offensichtlich ist es deiner GF und eurem BR Wurst, ob Kunden vor der Tür stehen bleiben ... so what? So lange die nicht selbst drauf kommen - lehn' dich zurück. Es sind andere gefordert!

Gruß und schönes WE
heddix


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