Thema: Büroräume als Ressource


Newcomer
(10 Beiträge)
von reni0815 am 25.08.2014 um 13:16 zitieren

Hallo Zusammen,

Wir haben bei uns ein kniffeliges Problem zu lösen.
Wir haben in unseren Räumlichkeiten zwar einige Besprechungsräume, die sind jedoch stark ausgebucht.

Wir möchten nun für kleinere Meetings oder Besprechungen, leerstehende Büroräume nutzen.

Eine Buchungsportal für unsere Besprechungsräume haben wir bereits.
Da die Büroräume ja normalerweise durch Mitarbeiter belegt sind, suchen wir hier nach einer anderen Lösung.

Klar ist:
Die Büros, die "zur weiteren Verwendung" genutzt werden müssen klar definiert werden:
Bsp:
-Aufgeräumtes Büro vs. Chaosbüro
-Büro wo sensible Unterlagen liegen könnten muss außen vor sein
-Büro mit Besprechungstisch ist vorzuziehen

Habt Ihr vielleicht Vorschläge, wie eine Ressourcenverwaltung in der Hinsicht aussehen könnte?
Ohne Mithilfe des Mitarbeiters wird es nicht funktionieren. Er muss seinen Raum ja "frei geben".
Was meint Ihr?

Gruß

reni0815


Antwort: Re: Büroräume als Ressource

Rose
(38 Beiträge)
von pegattac am 25.08.2014 um 14:05 zitieren

Hi Reni,

wie häufig stehen denn Büroräume bei euch leer - so dass sie für andere Zwecke genutzt werden könnten. Da kann doch nur bei Urlaub, Krankheit und Außendienst der Fall sein.

Ich würde zuerst nach genau deinen Kriterien eine Vorauswahl treffen, welche Büros überhaupt in Frage kommen. Wie viele Büroräume habt ihr denn insgesamt - kennst du die Räume alle?

Und wie du schon sagst, muss dann mit den betreffenden Mitarbeitern gesprochen werden und die müssen euch dann ihre "freien Zeiten" melden z.B. über einen zusätzlichen Kalender für jedes Zimmer.

Der Mitarbeiter, der seinen Raum dafür "hergibt" muss auch eine Rückmeldung bekommen, wann und wie lange sein Raum genutzt werden soll, damit er aufräumen kann . Und es muss dann auch eine klare Regelung geben, wer verantwortlich ist, dass die Räume in ordentlichem Zustand wieder verlassen werden. Sonst ist es mit der Bereitschaft sein Büro für so etwas herzugeben, ganz schnell wieder vorbei.

Viel Erfolg.


Antwort: Re: Büroräume als Ressource

Newcomer
(10 Beiträge)
von reni0815 am 25.08.2014 um 15:48 zitieren

Hallo pegattac,

nun die Räume würden tatsächlich nur bei Urlaub, Krankheit oder Dienstreisen frei sein.

Wir haben ca. 12 Räume, die nur mit einer Person belegt sind.
Auf diese habe ich es primär abgesehen.
Ca. 10 sind auch in einem Zustand, den man anderen Personen für Meetings zumuten kann.

Das mit dem Aufräumen hinterher ist ein guter Aspekt...
Ich sehe jetzt schon die halbleeren Kaffeetassen vor mir... :(

Ich denke gerade darüber nach, ob es sinnvoll wäre eine Übersicht zu erstellen auf die alle Zugriff haben, oder eine zentrale Anlaufstelle, die das ganze verwaltet...
Hier würden dann natürlich auch die Beschwerden auflaufen....
"...verschimmelte Kaffeetasse, nach 3 Wochen Urlaub vorgefunden..."


Gar nicht so leicht...


Antwort: Re: Büroräume als Ressource

Kaiserin
(456 Beiträge)
von Julia am 27.08.2014 um 14:47 zitieren

Hallo Reni,

fehlende Besprechungsräume sind auch bei uns ein Thema. Daher werden auch hier Büroräume genutzt, aber etwas anders als ich es bei Deinen Überlegungen heraushöre:

Einzelbüros bei uns, sind grundsätzlich mit kleinen Besprechungstischen und entsprechenden Stühlen ausgestattet. So können Besprechungen - mit Teilnahme des "Büroinhabers" - in kleinen Gruppen (eben so, dass sie in dem Büro Platz haben) prioritär dort stattfinden. Vorteile: da der "Büroinhaber" Teilnehmer der Besprechung ist, obliegt ihm die Gastgeberrolle mit entsprechendem Aufräumen; zum Thema erforderliche Unterlagen sind griffbereit oder können am PC schnell aufgerufen werden.

"Fremde" Büros kurzfristig für Besprechungen zu nutzen, das ist bei uns eine seltene Ausnahme. Es kommt gelegentlich vor, muss aber mit dem "Büroinhaber" abgesprochen werden. So hat dieser die Chance, sein Büro vorher etwas aufzuräumen bzw. vertrauliche Informationen wegzuschließen. Selbstverständlich obliegt das Aufräumen nach der Besprechung (z. B. die angesprochenen halbleeren Kaffeetassen) demjenigen, der die Besprechung dort abgehalten hat.

Bei längeren planbaren Abwesenheiten wie Urlaub, Dienstreise usw., ist es bei uns üblich, den Arbeitsplatz aufgeräumt und sauber zu hinterlassen, weil er möglicherweise von Praktikanten, Auszubildenden oder anderen temporären Mitarbeitern benutzt wird. Auch hier ist es dann Aufgabe des Hospitanden, das Büro wieder in ordnungsgemäßem Zustand zu verlassen, bevor der "Büroinsasse" zurückkommt.

Liebe Grüße
Julia


Antwort: Re: Büroräume als Ressource

Newcomer
(10 Beiträge)
von reni0815 am 28.08.2014 um 15:39 zitieren

Hallo Julia,

Die Überlegungen sind ähnlich wie deine.
Aktuell ist es so, dass die meisten Einzelbüros auch bei uns mit einem Besprechungstisch ausgestattet sind und der Büro Inhaber dort auch Gespräche durchführt. Dies ist vor allem am sinnvollsten, wenn es sich um einen kleinen Teilnehmerkreis handelt.

Nicht sinnvoll ist es jedoch, wenn sich zum Bsp. 2 Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen, die kein Einzelbüro haben und zusammen an einem Projekt arbeiten sich für längere Gespräche einen Konferenzraum buchen, der für ein solches Meeting einfach zu überdimensioniert ist.

Ist jemand im Urlaub, der einen kleinen Besprechungsbereich im Einzelbüro hat, kann der zur Verfügung gestellt werden.

Zum Thema aufräumen...
Klar ist derjenige der Hoster der Veranstaltung ist, für das ordnungsgemäße Verlassen des Raumes zuständig.... aber es gibt immer schwarze Schafe... :(

Ein weiteres Thema sind Arbeitsplätze als Ressource.
Bei Abwesenheit kann ein Praktikant, Azubi, Externer den Arbeitsplatz nutzen der gerade frei ist. Auch hier ist Voraussetzung, dass der Raum freigegeben wurde und sich nicht alle gleichzeitig darauf stürzen...

LG
verena


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