Thema: Unterstützung durch aktive E-Mail-Bearbeitung


Newcomer
(1 Beiträge)
von TeeTasse am 04.08.2014 um 08:10 zitieren

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

mich interessiert wie Ihr aktiv eure Vorgesetzten durch die Bearbeitung des E-Mail-Postfaches unterstützt. Was macht Ihr alles innerhalb des Postfaches? Wie filtert Ihr vor und was? Habt Ihr gemeinsam eine Ordnerstruktur / Themengliederung erstellt? Gibt es eine farbliche Markierung der jeweiligen E-Mails / Themengebiete? Gibt es zuvor besprochene Regeln? Und woher weiß euer Vorgesetzter dann, dass Ihr bereits am Thema "dran" seid und er sich vorerst / nicht mehr kümmern muss?

Vielen Dank für Eure Anregung & Unterstützung!

Beste Grüße
TeeTasse


Antwort: Re: Unterstützung durch aktive E-Mail-Bearbeitung

Kaiserin
(481 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 04.08.2014 um 13:18 zitieren

Hallo TeeTasse!

Ich nutze 2013 und Windows 8, kein Exchange also Freigeben von Ordnern etc.

In Outlook 2013 ist schon ein Filter für Gelesen/Ungelesen da - nur einen Klick weit weg. Ich verwende recht viel die Quicksteps (Regeln auf Knopfdruck, die sogar mehrere Arbeitsschritte zusammenfassen wie etwa Verschieben, kategorisieren und als gelesen kennzeichnen) und sortiere meine Eingänge in Ordner.

Praktisch finde ich Kategorien, also Farbe, weil ich danach z. B. gruppieren oder auch suchen kann.

Im eigenen Posteingang (sieht man nur dort, auf dem eigenen PC!) nutzt eine Zusatzspalte Notizen oder ähnlich um Vermerke anzufügen. Sieh' nach unter Multimedia und den Tipps - ich habe das vor ca. 2 Jahren ausführlich beschrieben. Oder auch hier im Forum - einfach durchsuchen. War öfter Thema.

Alternative: den Betreff erweitern, etwa mit Kürzeln oder zuvor abgesprochenen Stichworten. Beispiel: "e" für erledigt oder "T" wie Termin. Den Betreff kann man sogar bei geschlossener Mail im Posteingang bearbeiten - s. ebenfalls den Tipp zum Notizfeld.

Das als Anregung. Du bekommst sicher noch viele, sehr praktische.

Sommerliche Grüße

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich
Wordrezepte: www.von-wilmsdorff.com

Praktisch Praxishandbuch Word
Gabler Verlag, ISBN 3-409-12406-3
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Antwort: Re: Unterstützung durch aktive E-Mail-Bearbeitung

Tulpe
(13 Beiträge)
von Sandra21 am 13.08.2014 um 20:12 zitieren

Hallo TeeTasse,

ich gehe mehrmals täglich die Mails meines Chefs durch.

Für Termineinladung haben wir folgende Regel: Er lässt die Finger davon Termine werden nur von mir angenommen.

Alle Dateien, von denen er Ausdrucke benötigt, drucke ich aus und lege ihm auf den Schreibtisch.

Alles, was zur Kenntnis für unsere Abteilung eingeht, versende ich an alle anderen.

Mein Chef kann ja hinter der Mail am Zeichen erkennen, welche E-Mails ich bereits weitergeleitet habe und welche von mir beantwortet wurden.

Bei Mails, die ich für wichtig halte, spreche ich ihn persönlich an, oder schicke ihm eine Nachricht aufs Blackberry, dass er eine wichtige Mail im Eingang hat.

Sonnige Grüße
Sandra


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