Thema: Vorbereiten Buchhaltung mit Einscannen der Belege einfacher?


Newcomer
(1 Beiträge)
von Dina000 am 19.03.2014 um 10:41 zitieren

Hallo...ich frage mal die Profis hier im Forum..... ich wollte mal nachfragen ob Ihr Erfahrungen habt mit der digitalen Belegerfassung mit Durchzugsscannern. Inzwischen bieten ja immer mehr Steuerberater - Buchhalter beleglose Buchhaltung an. Sprich alle Belege werden eingescannt und dann direkt zum Buchhalter / Steuerberater gesendet.
Funktioniert das in der Praxis gut oder ist das mehr Zeitaufwand wie wenn mans normal macht.....akzeptiert das Finanzamt die digitalisierten Belege? Zudem suche ich dafür geeignete Scanner welche auch beim Scannen PDFs anlegen und OCR geeignet sind.... am liebsten ein Mulitfunktionsgerät.

Grüsse
Dina000


Antwort: Re: Vorbereiten Buchhaltung mit Einscannen der Belege einfacher?

Newcomer
(2 Beiträge)
von Corinna2014 am 23.03.2014 um 08:49 zitieren

Hallo,

gehe mal auf die Seite von Datev unter Rechnungseingangsbuch. Das ist nicht schlecht. Der Nachteil bei fertiger Software ist, dass man die nicht unbedingt zu 100% auf individuelle Bedürfnisse anpassen kann.

Für den Steuerberater reichen die digitalen Belege (zumindest unserem), denn die Originalbelege werden von euch ja nicht entsorgt. Die müssen so oder so 10 Jahre aufbewahrt werden. Wenn ihr eine Cloud benutzt, dann könnt ihr eurem Steuerberater auch Zugriff auf die entsprechenden Dateiordner gewähren, damit er sich die Belege ziehen kann.

Das einscannen ist bis man sich daran gewöhnt mühselig aber wenn man dann Routine darin hat, ist geht es eigentlich relativ fix.

Der Vorteil ist aber, wenn dir dann doch mal ein Originalbelege verloren geht, dass du dann immerhin noch eine Kopie hast. Und wenn du dann mal einen suchst, dann musst du nicht lange irgendwelche Ordner durchblättern.

Du könntest dir für interne Zwecke eine Exceltabelle anlegen und die Belege mit Hyperlinks versehen.

Ich habe in meinem Büro einen kleinen Samsung Drucker stehen, bei dem ich auch mehrere Belege über den Einzug einscannen kann. Ich scanne die in der Regel als jpg ein und mache hinter her daraus ein PDF Dokument.

Ich mache auch nur die vorbereitende Buchhaltung und das interne Controlling. Ich habe für unsere Firma eine kleine Software geschrieben und die Belege dort alle in einer Cloud hinterlegt. War mir aber nur möglich weil ich selber Informatik studiert habe und ich in einer Softwarefirma arbeite. Wir sind ein Startup Unternehmen und müssen bei uns alles erst aufbauen. Die Möglichkeiten die ich habe hat aber nicht jeder.

Grüsse Corinna


Antwort: Re: Vorbereiten Buchhaltung mit Einscannen der Belege einfacher?

Newcomer
(2 Beiträge)
von frickles am 26.03.2014 um 10:30 zitieren

wir haben den canon dr-c125: der kann sogar die kleinsten schnippselchen scannen! echt gut - kostet allerdings ca. 500 ¤


Antwort: Re: Vorbereiten Buchhaltung mit Einscannen der Belege einfacher?

Rose
(38 Beiträge)
von pegattac am 26.03.2014 um 18:15 zitieren

Hi Dina,
wir machen das auch - auch mit Datev. Frag aber vorher euren Steuerberater ob er auch mit Datev arbeitet, sonst kann er euch vlt. auch ein Programm empfehlen, was mit seiner Software gut zusammenarbeitet.

Ja am Anfang war es etwas mühselig aber wenn man sich dran gewöhnt hat, geht es fix. Und wie schon gesagt wurde, man hat automatisch alle Belege noch mal auf dem Rechner und muss nicht irgendwelche Ordner durchwühlen. Und Belege, die im original auf Thermo-Papier sind, z.B. Tankquittungen sind zumindest in der eingescannten Version ewig lesbar.

Datev akzeptiert aber z.B. keine PDF-Dateien sondern nur Bilddateien, (JPG, TIF..) das hat wohl damit zu tun, das PDFs nachträglich verändert werden können. Das solltet ihr vor dem Druckerkauf abklären, wie das bei eurem Programm ist, sonst habt ihr doppelte Arbeit durch Dateiformat-Umwandeln).
Was den Drucker betrifft kann ich dir kein konkretes Gerät empfehlen, aber er sollte möglichst auch Doppelseitig gedruckte Rechnungen scannen können und Möglichkeiten zum Einstellen von Schärfe, Hell und Dunkel haben, für nicht so gut lesbare Belege.

Viel Erfolg
Peggy


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