Thema: Zwischenbescheid versenden / Empfangsbestätig. Chef-Postfach


Rose
(47 Beiträge)
von office-hero12 am 16.07.2013 um 16:50 zitieren

Hallo liebe Kolleginnen,

ich brauche mal wieder einen guten Tipp aus der Praxis von euch und bin gespannt auf eure guten Ideen.

Mein Chef ist sehr viel untewegs (auf Reisen oder in endlosen aufeinanderfolgenden Meetings) und kann während dessen in nur sehr begrenztem Umfang seine E-Mails checken (via mobiles Endgerät, Tablet PC oder Laptop).

Ich als seine Assisentin möchte ihn hier gerne in noch größerem Umfang unterstützen. Stand heute bearbeite ich schon einen Großteil des Posteingangs selbststständig (ca 80%).

Allerdings kommt es immer wieder vor, dass Nachrichten, die er selbst beantworten muss, dann eben erst ein paar Tage später bearbeitet werden können.

Nun kommt es:
mein Anspruch für die Zukunft ist, dass die Absender solcher Nachrichten zumindest eine zeitnahe Empfangsbestätigung im Sinne von "Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit auf einer Geschäftsreise, werde Ihnen jedoch gerne in den nächsten Tagen (oder am XY.XY.2013 oder in KW XY) eine Antwort darauf schicken" - oder ähnlich.

Ich habe bisher noch kein System gefunden, wie mein Chef im Outlook 2010 (und vor allem auch von seinem mobilen Gerät aus!) eine Kennzeichnung für mich vornehmen kann, damit ich weiß, wohin ich einen Zwischenbescheid schicken kann und bis wann ca. eine Beantwortung erfolgt.

Alle Ideen, die ich bisher hatte (neue Spale ins Outlook einfügen etc.) scheitern daran, dass er viel unterwegs ist und dies von mobilen Geräten aus nicht sieht.

Vielen herzlichen Dank schonmal für eure Hilfe!!

Ich bin gespannt, wie ihr die "E-Mail Flut" bewältigt bekommt.

Liebe Grüße aus dem Süden
office-hero12

"Stil ist nicht das Ende des Besens"


Antwort: Re: Zwischenbescheid versenden / Empfangsbestätig. Chef-Postfach

Kaiserin
(361 Beiträge)
von Allesora am 16.07.2013 um 17:09 zitieren

Nun kommt es:
mein Anspruch für die Zukunft ist, dass die Absender solcher Nachrichten zumindest eine zeitnahe Empfangsbestätigung im Sinne von "Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Ich befinde mich derzeit auf einer Geschäftsreise, werde Ihnen jedoch gerne in den nächsten Tagen (oder am XY.XY.2013 oder in KW XY) eine Antwort darauf schicken" - oder ähnlich.


Hallo office-hero12,

wenn ich das richtig verstehe, soll nicht jeder Absender so einen ZB bekommen, sondern nur bestimmte. Wie soll man das denn abgrenzen!? Du könntest in Outlook Regeln formulieren. Dazu musst du aber die Stichworte wissen, damit dann wenn im Betreff z. B. das Stichwort "Forum" steht auto. ein ZB versandt wird. Aber ich denke das wird schwierig sein. Oder man macht eine ganz normale Abwesenheitsmail, wie du sie in deinem Text bereits beschrieben hast und die Leute freuen sich, wenn bereits vorher von dir die Mail kompetent beantwortet wird.

Aber vielleicht kann dir Claudia helfen. Sie ist unser Office-Crack hier im Forum

Vielleicht gibt es im Outlook 2013(?) eine Lösung. Aber ich arbeite auch noch mit Outlook 2003 .... wir sind immer ein bissel laaaangsamer ....

Gruß allesora

Lieber verrückt das Leben genießen, als normal langweilen!


Antwort: Re: Zwischenbescheid versenden / Empfangsbestätig. Chef-Postfach

Rose
(47 Beiträge)
von office-hero12 am 17.07.2013 um 10:27 zitieren

Liebe Allesora,

herzlichen Dank für deine Antwort und die wirklich guten Tipps.

Es wird allerdings schwierig, eine Regel zu erstellen, da der jeweilige Betreff solcher Nachrichten ja immer unterschiedlich lautet. Also kann ich dies nicht mit Schlagworten eingrenzen und in eine Regel packen - leider .....

IMMER eine automatisch generierte Antowort an alle zu verschicken möchte mein Chef nicht. Und das kann ich auch verstehen - denn wenn er von demselben Absender mehrmals am Tag eine E-Mail erhält und dieser dann unter Umständen jeden Tag 5 solcher "Zwischenbescheide" bekommt, ist das ja auch nicht optimal.

Ich brauche also auf jeden Fall eine Lösung, mit der ich individuell bestimmen kann, wer einen Zwischenbescheid erhält und wer nicht - und dies so, dass mein Chef das von unterwegs aus lesen kann.

Ich weiß - das ist eine Herausforderung. Aber ich hoffe, einige von euch haben noch einen Tipp für mich.

Lieben Dank
und herzliche Grüße
office-hero12

"Stil ist nicht das Ende des Besens"


Antwort: Re: Zwischenbescheid versenden / Empfangsbestätig. Chef-Postfach

Newcomer
(1 Beiträge)
von zebra am 17.07.2013 um 12:39 zitieren

Hallo!

Ich kann Dich da beruhigen - Outlook 2010 versendet nur eine Abwesenheitsnotiz an einen Absender - daher kann so eine Regel ohne bedenken angewandt werden (innerhalb der definierten Frist).

Auch gibt es die Möglichkeit, unterschiedliche Nachrichten für Firmeninterne und -externe Empfänger zu definieren.

Schöne Grüße,

Zebra


Antwort: Re: Zwischenbescheid versenden / Empfangsbestätig. Chef-Postfach

Newcomer
(2 Beiträge)
von Albers am 17.07.2013 um 12:40 zitieren

Hallo zusammen

Ich bekomme regelmäßig diesen Newsletter - bisher war ich jedoch noch nicht registriert - dem habe ich heute Abhilfe geschaffen.

Bis Ende 2009 hatte ich einen älteren Chef. Er konnte zwar mit PC und Smartphone umgehen, jedoch störte ihn die Vielzahl der Nachrichten. Wir hatten es seinerzeit so eingerichtet, dass seine eMails ALLE bei mir aufliefen und ich dann schon einmal vorsortieren konnte. Sehr viele Nachrichten habe ich ohnehin an die jeweils zuständigen Mitarbeiter gleich weitergeleitet und nur die wirklich wichtigen - und auch speziell für ihn bestimmten Mails an eine "geheime" eMail-Adresse geschickt. Das ging auch einige Jahre gut - bis er dann angefangen ist, von seiner "geheimen" Adresse Nachrichten zu verschicken.

Mir hat diese Zeit sehr gut gefallen, da ich so auch immer top informiert war. Seit 2010 habe ich nun einen jüngeren Chef - der erledigt alles selbst (auch wenn es für ihn manchmal nervig und zu viel ist).

Evtl. wäre aber ja die erste Variante eine Option für Dich (wenn er sich längere Zeit außer Haus befindet) - Du kannst ja mit Deinem Chef darüber sprechen.

Alles Gute für Euch und einen sonnigen Tag


Antwort: Re: Zwischenbescheid versenden / Empfangsbestätig. Chef-Postfach

Kaiserin
(456 Beiträge)
von Julia am 17.07.2013 um 15:04 zitieren

Hallo office-hero12,

die von Albers vorgeschlagene Lösung mit der "geheimen" E-Mail

"...Wir hatten es seinerzeit so eingerichtet, dass seine
eMails ALLE bei mir aufliefen und ich dann schon einmal
vorsortieren konnte. Sehr viele Nachrichten habe ich
ohnehin an die jeweils zuständigen Mitarbeiter gleich
weitergeleitet und nur die wirklich wichtigen - und auch
speziell für ihn bestimmten Mails an eine "geheime"
eMail-Adresse geschickt. Das ging auch einige Jahre
gut - bis er dann angefangen ist, von seiner "geheimen"
Adresse Nachrichten zu verschicken..."

lässt sich so erweitern, dass eine vordefinierte Antwortadresse angegeben wird. Das wäre in diesem Lösungsschema die allgemein bekannte Chef-E-Mail-Adresse. Egal wem er nun von seiner "geheimen" Mailadresse schreibt, diese Empfängerperson kann nur an die vorgegebene allgemeingülte Mailadresse antworten.

Liebe Grüße
Julia


Zurück zur ÜbersichtSie müssen sich einloggen zum Antworten