Thema: Strukturierung der Chef Inbox


Rose
(30 Beiträge)
von SandraR am 17.06.2013 um 12:25 zitieren

Hallo.
Möchte mich gleich mal vorweg entschuldigen, falls dieses Thema schon einmal behandelt wurde, habe alles durchgeschaut und mir ist aber nichts aufgefallen.

Mein Problem: Emailflut in der Chef Inbox. Überwiegend internes Hin&Her Diskutieren. Offizielle Software über die Firmen IT gibt es nicht. Ich muss also eine Lösung finden mit Ordner erstellen für zb. Gelesen (nach Personen sortiert), Aktion erforderlich, News/Newsletter und würde halt dann in Absprache mit dem Chef gewisse Regeln erstellen...

Hat jemand andere Erfahrung oder einen besseren Vorschlag?

Vielen Dank und Grüsse
Sandra


Antwort: Re: Strukturierung der Chef Inbox

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 18.06.2013 um 10:14 zitieren

Hallo SandraR,

vielleicht sprichst Du gleich mit Deinem Chef und schlägst ihm Deine Ideen vor und dann hat er vielleicht auch noch die ein oder andere Idee, wie er sich seinen Posteingang strukturiert wünscht.
Prinzipiell arbeiten wir auch mit Ordnern, in die ich die Mails verschiebe oder sie per Regel gleich reinlaufen lasse. Da kann Cheffe gleich sehen, ob zu einem Thema, das ihn gerade interessiert oder an dem er dran ist, was neues da ist.
Zusätzlich hatten wir hier mal ein Posting mit einer Möglichkeit, eine Notizzeile im Posteingang anzulegen und da zusätzlich Informationen zu erfassen (Bitte ausdrucken.., Ablage unter.., Antwort bis einfordern..)

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Strukturierung der Chef Inbox

Kaiserin
(481 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 18.06.2013 um 10:23 zitieren

Hallo,

Erfahrungen habe ich weniger anzubieten - bin weitgehend mein eigener Chef Was habt Ihr denn für ein Programm/Software? Ich gebe jetzt einfach ein paar allgemeine Tipps:

Grundsätzlich sind Ordner sinnvoll, aber es sollten nicht mehr als fünf bis maximal sieben Hauptordner werden, dann eher weiter unterteilen. Möglich wären z. B. Personen, Zeiten, Abteilungen, Projekte, Wartet auf etc.
Wenn die Ordner "geordnet" werden sollen, einfach Ziffern oder Buchstaben vor den Namen stellen. Die Mailprogramme ordnen die Verzeichnisse nach Alphabet, das ist nicht immer sinnvoll.
Der Betreff der E-Mails (auch im Posteingang) sollte ggf. angepasst werden, damit er zur Ablage passt. Das ist z. B. in einer geöffneten Mail möglich. Man kann dem Betreff auch Kürzel voranstellen - z. B. i für Interna. Die muss dann aber jeder, der damit zu tun hat, auch kennen. Bei manchen Programmen (Outlook) kann man eigene Notizfelder mit im Posteingang/Ordner anzeigen.
Zur Sortierung der Mails sind die Ansichten praktisch, z. B. von wem sie kamen. Oder das gruppieren (Outlook). Auch hier sind individuelle Sachen möglich.
Die meisten Programme kennen Regeln. Damit verschiebst Du automatisch in entsprechende Themenordner. Sehr übersichtlich finde ich in Outlook z. B. die Quicksteps, das ist eine Art Regel, die auf Klick ausgeführt wird.
Suchordner die man immer wieder verwenden kann sind für mich ebenfalls ein schönes Ordnungsinstrument.
Kategorien nutze ich ebenfalls - das geht auch für Kontakte oder Notizen und Termine. Sehr praktisch.

Hoffe, das hilft Dir etwas.
Schwüle Grüße aus dem Arbeitszimmer

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich
Wordrezepte: www.von-wilmsdorff.com

Praktisch Praxishandbuch Word
Gabler Verlag, ISBN 3-409-12406-3
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Antwort: Re: Strukturierung der Chef Inbox

Rose
(30 Beiträge)
von SandraR am 18.06.2013 um 11:39 zitieren

Vielen herzlichen Dank für die Vorschläge!! Sie helfen auf alle Fälle weiter.
Sonnige Grüsse, SandraR


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