Thema: Löschen in Word - automatische Aktualisierung


Supernova
(136 Beiträge)
von Tippse85 am 17.06.2013 um 08:06 zitieren

Hallo ihr Lieben,

leider komme ich nicht regelmäßig dazu mich hier rege zu beteiligen. Ich lese aber viel mit und hoffe, dass ihr mir hierbei vielleicht helfen könnt...

Ich habe ein sehr langes Worddokument mit einem Inhaltsverzeichnis. Dieses Word dient als Vorlage, welche von verschiedenen Mitarbeitern benutzt wird. Nun kann es sein, dass manche Mitarbeiter nicht alle Kapitel dieser Vorlage benötigen. Später in der Vorlage wird aber öfter auf die vorherigen Kapitel verwiesen. Wenn nun ein Mitarbeiter ein Kapitel löscht, das er nicht benötigt, dann kommt bei dem Verweis ein Fehler.
Kann man in Word hier eine Formel hinterlegen, dass wenigstens im Verweis nur "leer" kommt oder gibt es eine andere Möglichkeit das optisch schöner zu lösen?

Ich hoffe, ich habe mich so ausgedrückt, dass ihr auch versteht was ich meine

Viele liebe Grüße und Danke vorab!
tippse


Antwort: Re: Löschen in Word - automatische Aktualisierung

Kaiserin
(483 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 17.06.2013 um 10:57 zitieren

Hallo,

ich gehe davon aus, dass ihr Querverweise nutzt (welches Word???). Wird die Quelle (Kapitel) gelöscht, erscheint am Platz des Verweises die Meldung "Fehler! Verweisquelle nicht gefunden".

Mit STRG+H rufst Du Suchen und ersetzen auf. Lass' nach dem Meldungstext suchen und ersetze ihn bspw. durch den Hinweis "leer". Du könntest den Text auch als ausgeblendet formatieren (Suchen bzw. ersetzen kann auch Formate ändern).

Bei mir würde das Ganze als Makro/VBA-Routine laufen, die das Dokument durchkämmt und automatisch alle Vorkommen entsprechend bearbeitet. Das ist die Vollautomatik. Aber vielleicht nutzt Dir ja auch die "halbe Kraft" um Deinen Wunsch umzusetzen.

Viel Erfolg und einen schönen Sommertag Dir und allen hier im Forum!

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich
Wordrezepte: www.von-wilmsdorff.com

Praktisch Praxishandbuch Word
Gabler Verlag, ISBN 3-409-12406-3
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Antwort: Re: Löschen in Word - automatische Aktualisierung

Supernova
(136 Beiträge)
von Tippse85 am 17.06.2013 um 12:24 zitieren

Hallo Claudia,

vielen Dank für die schnelle Antwort!

Genau dieser Fehler wird bei uns angezeigt

Wir arbeiten mit Word 2007 und die Variante mit Suchen/Ersetzen wäre nicht unbedingt wünschenswert, da wir den Mitarbeitern diesen Schritt gerne abnehmen möchten.

Von dem her hört sich das mit dem Makro prima an, dass der Mitarbeiter das Kapitel löschen kann, sich aber um die Verlinkungen nachher nicht kümmern muss. Ich habe nur noch nie mit Makros gearbeitet. Wie könnte ich denn so ein Makro einstellen?

Vielen lieben Dank schonmal für deine Mühe!

Liebe Grüße
Tippse


Antwort: Re: Löschen in Word - automatische Aktualisierung

Kaiserin
(483 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 17.06.2013 um 13:54 zitieren

Hallo,

um die Funktionen für Makros in Word einzublenden, musst Du das Register Entwicklertools anzeigen. Es ist standardmäßig ausgeblendet. Ich meine über die Wordoptionen unter Anzeige kannst Du es zuschalten.

Auf dem Register findest Du Befehle, um ein Makro aufzuzeichnen. Das funktioniert wie ein Kassettenrekorder, danach liegt das Makro auf Deinem PC. Standardspeicherort von Word ist die Datei Normal.dotm. Du kannst eine eigene Vorlage erstellen und es dieser zuordnen. Nachher kopierst Du diese Vorlage auf die anderen Mitarbeiter-PCs. Oder man wählt gleich einen globalen Speicherort im Netzwerk.

Du zeichnest das Suchen und Ersetzen auf indem Du Makro aufzeichnen wählst und die Arbeitsschritte dann ausführst - Word protokolliert alles in einem Makro. Das kannst Du später erneut aufrufen oder einsehen und nachbearbeiten. Aber: für Deinen Zweck brauchst Du eine Schleife, die diese Befehle wiederholt, da es ja viele Ersetzensstellen sein können. Die Anzahl derselben dürfte je Dokument variieren. Und genau das kannst Du nicht aufzeichnen, das muss man programmieren. Du benötigst zumindest Grundkenntnisse in VBA (Visual Basic for Applications), denn die Befehle musst Du - einer bestimmten Syntax folgend - im VBA-Editor eintippen.

Für Einsteiger gibt es im Internet Tutorials, etwas zu Schleifen z. B. hier:
http://www.vba-wordwelt.de/programmiertechniken-mit-vba/programmstrukturen/schleifen/

Dir noch einen sonnigen Montag!

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Antwort: Re: Löschen in Word - automatische Aktualisierung

Supernova
(136 Beiträge)
von Tippse85 am 17.06.2013 um 14:57 zitieren

Hallo Claudia,

das werde ich mir doch jetzt gleich mal genauer anschauen! Vielen lieben Dank für die Erklärung!

Dir wünsche ich auch einen schönen, sonnigen Montag!

Liebe Grüße
Tippse


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