Thema: Alternative zu Unterschriftsmappe


Newcomer
(2 Beiträge)
von cherubim313 am 14.05.2013 um 21:34 zitieren

Hallo in die Runde,

ich bin auf der dringenden Suche nach Alternativen zu den zwar vielleicht schön und praktischen Unterschriftsmappen. Hintergrund ist, dass ich in einer größeren Firma arbeite die sich über mehrere Gebäude auf einem Gelände verteilt. Mein Chef sitzt in einem anderen Gebäude wie ich. Heißt für mich - jeden Tag mit sämtlicher Abteilungspost von über 30 Mitarbeitern in das andere Gebäude laufen. Zusätzlich dazu hab ich noch einen Schlüsselbund, Stempelkarte und Telefon dabei . Dabei kann es nun häufiger passieren, dass mal 8-10 dicke Unterschriftmappen in der Post sind. Da freut sich doch das Herz am Morgen, wenn man so den Postausgang sieht . Jetzt habe ich gedacht, Ordnungsmappen wären schonmal ein Anfang - sie sind etwas dünner und leichter. Aber so ganz die tolle Alternative ist es irgendwie noch nicht. Hat jemand von euch eine Idee???? Ich wäre wirklich für jeden Vorschlag dankbar.


Antwort: Re: Alternative zu Unterschriftsmappe

Kaiserin
(2043 Beiträge)
von Kirsten am 15.05.2013 um 11:15 zitieren

Hallo,

ehrlich gesagt wundert mich, dass du überhaupt noch so viel Papierkram zu haben scheinst, der unterschrieben werden muss. Ich halte das für überhaupt nicht mehr zeitgemäß. Vielleicht solltest du eher DAS mal hinterfragen als den Transport dieser Unterlagen. Ist das Zeug in diesem Umfang wirklich noch erforderlich?

Bei uns gibt es kaum noch etwas, das in Papierform verschickt wird. Die E-Mail hat das meiste abgelöst. Übrig geblieben sind vielleicht noch Verträge u. ä., die der Papierform incl. Original-Unterschrift bedürfen. Aber selbst die werden später elektronisch archiviert und verlieren, ein korrektes Vorgehen vorausgesetz, trotzdem nicht ihre Rechtsverbindlichkeit.

Ansonsten fallen mit keine guten Altenativen ein. Ich muss aber auch sagen, dass ich es wichtiger finde, dass Papiere wohlsortiert in dafür entwickelten Mappen liegen, als dass diese möglichst bequem durch die Assistentin zu transportieren sein sollen.

Vielleicht kannst du die Unterlagen ja auch erst vor Ort ausdrucken. Wie kommt es denn, dass du so ganz woanders als dein Chef sitzt?

Viele Grüße
Kirsten

Derjenige, der sagt: 'Es geht nicht', sollte den nicht stören, ders gerade tut.


Antwort: Re: Alternative zu Unterschriftsmappe

Rose
(47 Beiträge)
von office-hero12 am 15.05.2013 um 13:48 zitieren

Hallo cherubim313,

ich strukturiere unsere Eingangspost immer sehr streng und achte dabei darauf

a) wirklich nur das weiterzuleiten, was ich denke, dass es den Empfänger interessiert (also Werbemailings, etc. sofort aussortieren) und

b) alles, was ich einscannen und demjenigen per E-Mail schicken kann, versende ich elektronisch und spare mir so jede Menge Papier.

Außerdem ist es vielleicht nicht immer nötig, dass DU alles transportierst. Wenn beispielsweise eine Mappe von jemandem ist, der dringend auf seine Unterschrift wartet, würde ich das denjenigen auch selbst abholen lassen. Dann hättest du schonmal eine Mappe weniger. Also ein ganz praktischer Tipp ... :))

Ich hoffe, es hilft weiter.

Viele Grüße

"Stil ist nicht das Ende des Besens"


Antwort: Re: Re: Alternative zu Unterschriftsmappe

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 15.05.2013 um 15:51 zitieren
Zitat von Kirsten:

Hallo, ehrlich gesagt wundert mich, dass du überhaupt noch so viel Papierkram zu haben scheinst, der unterschrieben werden muss. Ich halte das für überhaupt nicht mehr zeitgemäß. Vielleicht solltest du eher DAS mal hinterfragen als den Transport dieser Unterlagen. Ist das Zeug in diesem Umfang wirklich noch erforderlich? Bei uns gibt es kaum noch etwas, das in Papierform verschickt wird. Die E-Mail hat das meiste abgelöst. Übrig geblieben sind vielleicht noch Verträge u. ä., die der Papierform incl. Original-Unterschrift bedürfen. Aber selbst die werden später elektronisch archiviert und verlieren, ein korrektes Vorgehen vorausgesetz, trotzdem nicht ihre Rechtsverbindlichkeit. Ansonsten fallen mit keine guten Altenativen ein. Ich muss aber auch sagen, dass ich es wichtiger finde, dass Papiere wohlsortiert in dafür entwickelten Mappen liegen, als dass diese möglichst bequem durch die Assistentin zu transportieren sein sollen. Vielleicht kannst du die Unterlagen ja auch erst vor Ort ausdrucken. Wie kommt es denn, dass du so ganz woanders als dein Chef sitzt? Viele Grüße Kirsten

Hallo Kirsten,

habt Ihr es echt schon geschafft, so papierlos zu arbeiten?
Das ist hier einfach (noch) nicht denkbar.
Der ganze Kram an die Finanzbehörden und Verwaltungen ist einfach nur in Schriftform möglich.
Wenn hier am Tag 3 Erklärungen mit allem drum und dran rausgehen, liegen hier auch dicke Mappen rum und ich krieg lange Arme, aber mein Weg ist wenigstens nicht übern Hof.
Einen Transporttipp habe ich aber auch nicht.

Suse vom Berge des Heuschnupfens

PS. Bin demnächst mal wieder auf besagter Insel, aber diesmal im Hotel, für das andere muß die Gelddruckmaschine erst wieder repariert werden

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Alternative zu Unterschriftsmappe

Newcomer
(2 Beiträge)
von cherubim313 am 15.05.2013 um 18:46 zitieren

Hallöchen an diesem sonnigen Tag,
vielen lieben Dank erstmal für die Antworten auch wenn die wirkliche Lösung jetzt doch noch nicht dabei war .

Also mit den Mappen an sich ist das so ein Ding, geschrieben werden sie von mir gar nicht sondern von Mitarbeitern unseres Bereiches. Das mehrmalige Bitten, wenn Sie sehen, dass es viele Mappen von Ihnen sind, sie selbst zum Chef zu bringen, fruchtet leider nicht - schließlich ist das meine Aufgabe und nicht ihr . Früher haben diese Mitarbeiter die Briefe alle selbst unterschrieben - doch seit dem wir einen neuen Chef haben, möchte er selbst diese Sachen unterschreiben.

Die Idee per Mail wir auch bei uns viel praktiziert und jeglicher Schriftverkehr wird auch eingescannt und elektronisch gespeichert - doch die Angebote, die wir unseren Kunden schicken, sollen und werden weiterhin per Post und nicht per Mail verschickt.

Warum mein Chef in einem anderen Gebäude sitzt, ist leicht zu erklären - vor ca. 2 Jahren hat unser Unternehmen beschlossen "wir strukturieren um". Im Zuge dessen wurde festgestellt, dass mein alter Chef, der bei mir saß, nicht ins Konzept passt und so wurde kurzerhand für ihn eine neue Stelle an einem anderen Standort geschaffen. Ein neuer Chef wurde nicht auserwählt, da ja im Zuge der Umstrukturierung eh alles neu gemacht werden soll. Als Übergang sollte der nächst höhere zu meinem alten Chef mein neuer Chef werden - und seit genau 2 Jahren praktizieren wir jetzt diesen Übergang - eigentlich hab ich 4 Chefs aber nur 1 von diesen 4 hat das Sagen. Es ist etwas kompliziert - man muss es auch nicht verstehen und Sinn macht es schon gar nicht - noch weniger wenn ich sage, das mein alter Chef genau das gleiche im gleichen Konzern in der gleichen Stadt macht wie vorher auch - aber gut, unsere hohen Herren werden sich dabei sicherlich etwas gedacht haben.

Jetzt aber genug geheule *seufz*

Vielleicht hat ja doch noch jemand eine Idee????

Grundsätzlich ziehe ich auch Unterschriftsmappen vor - aber das schleppen macht mich fertig *lach* kommt ja noch andere Post dazu und dann klingelt mitten auf dem Hof mein Telefon und da ich ein Bereitschaftstelefon habe muss ich in gewissen Fällen dran gehen und somit steh ich vollbepackt auf dem Hof. Versuche mir zu merken, was der Mitarbeiter der gerade anruft von mir will und wenns ganz dicke kommt, rammel ich per Post zurück in mein Büro um 10 Minuten später einen weiteren Versuch zu starten. Wenn das bei Wind und Regen sowie Schnee einem mehrmals passiert ist, greift man irgendwann zu Alternativen.

Natürlich könnten die Sachbearbeiter meinem Chef seiner Sekretärin (er hat nämlich noch seine eigene) die Sachen auch mailen - nur dann hat sie ja mit den Ausdrucken die zusätzliche Arbeit und legt dann alles in Mappen, die ich nun wieder zurück tragen muss, damit der Sachbearbeiter sie unterschreiben kann.

Manchmal zetiere ich auch meinen Chef zu mir - wenns gar so viele sind. Da er aber nur auf der Flucht ist und nie wirklich mal Zeit hat - hm - ja - kann ich schon mal 2-3 Tage warten, bis er bei mir vorbei kommt. Auch nicht immer eine Lösung.

Och menno *schmoll* ich will keine Mappen mehr schleppen


Antwort: Re: Alternative zu Unterschriftsmappe

Supernova
(121 Beiträge)
von Michelle am 16.05.2013 um 09:32 zitieren

Da fällt mir höchstens noch ein Schubkarren ein

Aber Spaß beiseite, so einen Wagen, wie man ihn manchmal im Fernsehen sieht, wäre das eine Möglichkeit? Dann musst du nicht alles im Arm schleppen. Oder zumindest so eine gelbe Postkiste.

Wenn mich jemand anruft, während ich gerade nicht am Platz bin, bitte ich darum, mir eine E-Mail zu schicken. Ich habe leider noch kein Computerhirn .

Grüße Michelle


Antwort: Re: Alternative zu Unterschriftsmappe

Kaiserin
(2043 Beiträge)
von Kirsten am 16.05.2013 um 13:17 zitieren

An solch ein Wägelchen habe ich auch gerade gedacht. Bei Gericht sind die ja Gang und Gäbe und transportieren die Akten von A nach B. Vielleicht mit einem Regencape für schlechtes Wetter.

Ich bin übrigens auch der Meinung, dass man nicht immer und überall erreichbar sein muss. Ein Stückweit ist dieser Stress also m. E. schon selbst verursacht. Oder wird das tatsächlich erwartet? Dann läuft grundsätzlich etwas falsch.

@Suse: Ganz ohne Papier geht es bei uns auch nicht, aber es wird zunehmend weniger. Wir sind hier ja IT-Dienstleister daher zumindest in dieser Hinsicht schon sehr fortschrittlich. Wenn z. B. Behörden irgendwelche Vordrucke schicken, werden die i. d. R. durch unsere eigenen computergestützten Ausführungen ersetzt und per elektronischer Signatur zurückgeschickt. Das führt allerdings auch dazu, dass Vorgesetzte sich nicht so bedienen lassen können, stattdessen eben auch mal selber machen müssen.

Und zur Insel: Ich sag nur Neid, Neid, Neid - einmal mehr beim Blick auf dem Fenster. Wir haben erst für August gebucht, da gehts dann ab nach.. festhalten... Ägypten. Erst mal nur mit Hinflugticket *kicher* Allerdings gönnen wir uns da schon wieder die gewohnte Kette, du weißt schon.

LG
Kirsten

Derjenige, der sagt: 'Es geht nicht', sollte den nicht stören, ders gerade tut.


Antwort: Re: Alternative zu Unterschriftsmappe

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 16.05.2013 um 17:23 zitieren

Hallo cherubim313,

oh je ... das ist ja wirklich übel

Die Idee mit dem Wägelchen finde ich super. Die komischen Postwagen in großen Firmen allerdings nicht Die sind eher gruselig.

Meine Idee wäre so ein Trolley von Reisenthel. Da kannst Du alles ordentlich reinpacken, es wird bei Regen nichts nass und Du hättest die Hände für einen Schirm, Handy etc. frei.

Wäre das evtl. was für Dich?

LG, Melsi


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