Thema: Aufgaben/Struktur Sekretärin/Assistentin d. Geschäftsführers


Newcomer
(1 Beiträge)
von Aken am 23.04.2013 um 11:13 zitieren

Hallo liebe Mitstreiter/innen,

ich bin neu hier, da ich auf der Suche nach etwas Austausch im Sekretariatswesen bin.
Seit langem quält mich nämlich die Situation, welche Struktur bzw. Aufgaben eigentlich die Assistentin des Geschaftsführers denn so hat. Als diese bin ich nämlich hier vor fast 4 Jahren eingestellt worden, bevor es noch die eigentliche Firma gab. Ich habe diese dann mit aufgebaut und seinerzeit war mein Aufgabenbild noch gar nicht richtig klar.
Die Mitarbeiterzahl wuchs von 1 (mir) auf jetzt 7 Mitarbeiter.

Als Sekretärin/Assistentin des Geschäftsführers verstehe ich eigentlich, dass ich die Aufgaben des GF und der Firma übernehme, ABER hier hat es sich so eingeschlichen, dass ich auch häufig Aufgaben von der stellvertretenden GF und den anderen Mitarbeitern aufgetragen bekomme. Oft "nur" Kleinigkeiten, aber Ihr wisst sicherlich selber, dass auch die gerade von der eigentlichen Arbeit abhalten und es Sachen sind, die die anderen einfach abgeben wollen.

Es ist dann oft einfach so ein Wirrwarr im Kopf und ich weiß am Ende des Tages nicht, wo die Zeit geblieben ist, da ich nichts wirklich Produktives geschafft habe.

Wie geht es Euch da? Ist das normal?
Ich habe ein Gespräch mit dem GF anberaumt, schätze mal, dass das nicht viel bringt, ist ja meistens so....
Möchte auch keinen verärgern und die "böse" sein, wenn ich plötzlich andere Aufgaben ablehne...

Ich würde mich freuen, wenn ich ein paar Rückmeldungen bekomme.

Schöne Grüße
Aken


Antwort: Re: Aufgaben/Struktur Sekretärin/Assistentin d. Geschäftsführers

Kaiserin
(1269 Beiträge)
von Melsi am 23.04.2013 um 11:31 zitieren

Hallo Aken,

vor 13 Jahren habe ich in meiner Firma angefangen - auch als Assistentin der GF. Wir hatten damals 7 Angestellte inkl. 2 GFs.

Ehrlich gesagt, nur mit den Aufgaben meiner Chefs war ich in keinster Weise auch nur annähernd ausgelastet. Ich habe mir immer mehr Arbeit unter den Nagel gerissen, unsere Mitarbeiter unterstützt und alle anfallenden Aufgaben erledigt.

Heute mache ich so gut wie jede Arbeit hier - von der Betreuung meiner Chefs, über sämtliche Verwaltungsarbeiten, der gesamten Finanzbuchhaltung inkl. der Gehälter für 35 Mitarbeiter etc. etc.

Damit will ich sagen:
In einer so kleinen Firma solltest Du Dich um alle Aufgaben kümmern. Alleine die Betreuung der GF wird hier nicht ausreichen. Das ist zumindest meine Meinung dazu.

Unser Unternehmen ist in 13 Jahren von 7 auf insgesamt 35 Mitarbeiter gewachsen - und damit verbunden auch die gesamte Arbeit. Ich schmeiße den Laden bisher in der Verwaltung alleine, bekomme aber hoffentlich bald zur Unterstützung eine Teilzeitkraft bzw. Azubine.

Hätte ich nicht meine Aufgabenbereiche erweitert, wäre ich vermutlich arbeitsmäßig eingegangen. Meine tägliche Arbeit seitens der GF war an einem Vormittag komplett erledigt und die restliche Zeit vom Tag habe ich mehr oder weniger die Zeit abgesessen.

Wie ist das bei Dir? Bist Du tatsächlich mit einem GF komplett ausgelastet und hast keine Zeit für andere Aufgaben in der Firma? Würde mich wirklich interessieren

LG, Melsi


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