Thema: Ablage organisieren


Newcomer
(2 Beiträge)
von Scarabine am 15.02.2013 um 10:03 zitieren

Eine Frage habe ich gleich:
Ich bekomme die Aufgabe, eine Ablage von Grund auf neu zu
organisieren, weil sich keiner mehr zurechtfindet. Das ist eine Heraus-
forderung für mich. Wer stand schon mal vor so einer Aufgabe und hat diese
gut gelöst? Für Tipps bin ich sehr dankbar.


Antwort: Re: Ablage organisieren

Kaiserin
(5192 Beiträge)
von Suse am 15.02.2013 um 10:35 zitieren

Hallo Scarabine,

willkommen hier.

Ich denke, es wäre ganz gut zu wissen, was da abgelegt wird, sonst sage ich nämlich einfach mach Ordner mit A-Z Register und hinein mit dem Papier
Und was sollst Du neu organisieren, die Ablageart oder auch das Ablagesystem?

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Ablage organisieren

Komet
(95 Beiträge)
von schnuffeline am 15.02.2013 um 12:57 zitieren

Hallo Scarabine,

nur keine Angst. Das Neuorganisieren der Ablage ist leichter, als man am Anfang annimmt. Ich selbst musste mir auch alles selber zusammenorganisieren, als ich meinen jetzigen Job angefangen habe, weil es die Stelle vorher noch nicht gab.

Schreib Dir zuallererst mal zusammen, was genau Du alles ablegen musst. Rechnungen, allgemeiner Schriftverkehr, Projektschriftverkehr, Kundenakten, Lieferscheine ...

Wie groß ist der Umfang der einzelnen Bereiche? Für Kundenakten reichen meisten Hängeregistraturen mit je einem Hängeordner je Kunden. Rechnungen (nach Eingang und Ausgang getrennt) verschlingen schonmal einen oder mehrere große Ordner. Habt ihr Projekte? Dann für jedes Projekt ein eigener Ordner etc.

Überlege Dir z.B. auch die Arbeitsschritte bei Projekten. So wie der standardmäßige Projektablauf ist, so macht es Sinn, seine Ablage zu gestalten, also z.B. vornerein den Auftrag, dann Projektschriftverkehr, dann wichtige Unterlagen zur Bearbeitung des Projekts und schlussendlich die Rechnung dazu.

Es ist halt immer schwer, Tipps zu geben, wenn man die Branche bzw. das Unternehmen nicht kennt.

Nur Mut, Du packst das schon!

Liebe Grüße,
schnuffeline

Muss nur noch kurz die Welt retten....


Antwort: Re: Ablage organisieren

Kaiserin
(457 Beiträge)
von Julia am 18.02.2013 um 13:31 zitieren
Zitat von Scarabine:

Eine Frage habe ich gleich: Ich bekomme die Aufgabe, eine Ablage von Grund auf neu zu organisieren, weil sich keiner mehr zurechtfindet. Das ist eine Heraus- forderung für mich. Wer stand schon mal vor so einer Aufgabe und hat diese gut gelöst? Für Tipps bin ich sehr dankbar.

Hallo Scarabine,

diese Herausforderung bietet auch eine riesige Chance! Wenn es möglich ist, dann versuche doch, eure Papierablage und die elektronische anzupassen. Dann finden sich alle Beteiligten besser zurecht und es ist immer alles da, was benötigt wird.

Was auf jeden Fall hilfreich ist für den Anfang: Ein Aktenplan. Gerade, wenn die bereits vorhandene Ablage in eine neue Struktur gebracht wird, fällt die Orientierung (und Suche) noch schwerer als bisher. Der Aktenplan hilft da.

Da gibt es unterschiedliche Modelle und Methoden. Außer den bereits genannten Vorschlägen musst Du auch eure Betriebsspezifika berücksichtigen. Das alles kannst Du dann im Aktenplan vereinen. Diesen sollten dann auch alle kennen, die mit der Ablage umgehen.

Wenn auch mal Aushilfen, Praktikanten, Vertretungen usw. in \"fremden Gefielden\" arbeiten, dann kann es sein, dass die einmal erdachte Ordnung wieder unterbrochen wird. Daher hat sich eine \"Anleitung für Dummies\" bewährt. Diese kann in jedem Ordner hängen oder irgendwo als Plakat im Ablageraum und ganz präsise Angaben enthalten.

z. B.:
- Kunden werden alphabetisch sortiert (klären: Für jeden einzelne Ordner oder nur für bestimmte Kunden? Was ist mit \"Sch\" oder \"St\"? Einsortieren innerhalb des \"S\" oder als eigene Buchstabengruppe?);
- Reihenfolge der Ablage zu den Kunden (beispielsweise 1. Kontaktdaten der Ansprechpartner, 2. Rechnungen, 3. Angebote, 4. allgemeiner Schriftverkehr, 4. Reklamationen und innerhalb dieser Ordnung chronologisch usw.)
- Klären: Gibt es Sonderfälle? Wie ist damit umzugehen? (Meiner Erfahrung nach sind es meist irgendwelche Dokumente, die nicht sofort eindeutig einzuordnen sind, die eine Ablagestruktur ins Wanken bringen. Irgendwann erkennt dadurch niemand mehr was wohin gehört und das Chaos zieht sich durch.)
- Zu klären wäre auch: Wer ist verantwortlich für die Ablage? Manchmal ist es ja so, dass sie im allgemeinen Zugriff ist und jeder sich dort mit Unterlagen nach Bedarf bedienen kann, aber dann alles auf einem Haufen landet und nicht wieder ordnungsgemäß zurücksortiert wird. Die Sekretärin/Assistentin, Azubis oder andere dürfen sich dann der unsortierten Stapel erbarmen und alles wieder ablegen. Weil man ja durchaus auch anderes zu tun hat, wird dann nicht immer die nötige Sorgfalt angewendet und ...

Das Überlegen und Erstellen eines solchen Ablageplans macht zwar ein wenig Mühe, aber es ist der Leitfaden für die neue Struktur. So können auch die anderen sich gut zurechtfinden und durch die schriftliche Fixierung ist es einfacher, diese Struktur aufrecht zu erhalten.

Viel Erfolg!

Liebe Grüße
Julia


Antwort: Re: Ablage organisieren

Newcomer
(10 Beiträge)
von JulianeS am 20.02.2013 um 10:07 zitieren

Hallo Scarabine,

selbst befinde ich mich in der selben Situation. Nach dem Chefwechsel nun ein neues System finden mit welchem mein Chef und ich auch klar kommen. Wir haben uns nun so geeinigt, dass wir täglich ca. 15 Minuten die \"Tagespost\" gemeinsam sichten und in Kategorien einordnen.
Bei uns als Produktionsbetrieb in erster Linie nach Produktionshallen, dann die diversen Projekte, separate Ordner für Qualität, Umwelt. Die Kundenordner sind alphabetisch.

Es ist gar nicht sooo einfach von Null zu starten. Aber irgendwie ist es toll sich \"austoben\" zu können

Gruß
Juliane

Ja, ich bin ein Träumer,...denn nur Träumer finden ihren Weg durchs Mondlicht und erleben die Morgendämmerung bevor die Welt erwacht. -Oscar Wild-


Antwort: Re: Ablage organisieren

Newcomer
(4 Beiträge)
von WorkClassBuddy am 09.05.2013 um 13:18 zitieren

Bei uns war das auch der Fall, zwar kein Chef wechsel, aber eine komplette Umstrukturierung. Wir haben auf das Konzept des "Open Space" gestezt und z.B. offene Ordenrregale eingeführt mit neuen Ordnern in Firmenfarben, kann ich nur jeden empfehlen sieht Todschick aus. Leitz hat ein gutes Angebot (http://www.leitz-create.com/pro/de_de/firmenmappen-drucken) Durch die großräumige Übersicht die entstanden ist, funktioniert jetzt alles besser bei uns im Büro :)


Antwort: Re: Ablage organisieren

Kaiserin
(364 Beiträge)
von Allesora am 14.05.2013 um 11:59 zitieren

Hallo Scarabine,

ich kann den Vorschläge der anderen nur zustimmen. Was ich für mich noch angelegt habe, ist wohl sowas wie ein Aktenplan. Ich nenne es Stichwortdatei. Das ist eine Exceltabelle in der folgende Überschriften enthalten siind:

Stichwort- Ordnername Datei-u Pfadname Ablageort Anmerkung
verzeichnis

Hier kommt alles in alphabethischer Reihenfolge hinein was ich ablege. In der Anmerkung gebe ich noch kurz an für welches Projekt oder für wen das wichtig ist oder andere hilfreiche Notizen. Wenn ich in Urlaub bin oder krank, dann kann jeder mit strg+F das Stichwort eingeben und sieht gleich, wo das Dokument abgelegt bzw. gespeichert ist. Das hat sich bisher sehr gut bewährt. Diese Exceltabelle öffne ich jeden Morgen mit meinem Outlook, ist sozusagen ein "lebendes" Dokument.

Die Vorschläge der anderen, sich aber zuerst die Gedanken zu machen, wie, wo und was man ablegen will, ist natürlich Grundvorausetzung für die Ablage. Und man kann so nebenbei auch schön viel entsorgen

Gruß allesora

Lieber verrückt das Leben genießen, als normal langweilen!


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