Thema: EILT! Serienbrief und pdf?


Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 10.01.2013 um 12:36 zitieren

Hallo,

wir stehen hier vor einer großen Umstellung und ich brauche dringend Aufklärung ,wie man mit gefilterten Namen aus einer Datenbank und einem vorhandenen pdf- Brief einen Serienbrief erstellen kann, der dann anschließend per Mail verschickt werden soll.

Oder habt ihr Tipps und Tricks, wie man so Massen schnell und effektiv bearbeiten kann.

Bitte um rasche Antworten....

Liebe Grüße

esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Re: EILT! Serienbrief und pdf?

Königin
(201 Beiträge)
von Frau-Urmel am 10.01.2013 um 14:44 zitieren
Zitat von esbe:

Hallo, wir stehen hier vor einer großen Umstellung und ich brauche dringend Aufklärung ,wie man mit gefilterten Namen aus einer Datenbank und einem vorhandenen pdf- Brief einen Serienbrief erstellen kann, der dann anschließend per Mail verschickt werden soll. Oder habt ihr Tipps und Tricks, wie man so Massen schnell und effektiv bearbeiten kann. Bitte um rasche Antworten.... Liebe Grüße esbe :blume:

Hallo Esbe,

ich kann die Erstellung Serienbrief nur mit einem Word-Dokument.

Ist aber interessant zu wissen, ob und wie das mit einem PDF-Dokument gehen würde.

Sorry, was anderes kann ich leider nicht beisteuern.

LG
Frau Urmel


Antwort: Re: EILT! Serienbrief und pdf?

Kaiserin
(456 Beiträge)
von Julia am 10.01.2013 um 15:04 zitieren

Hallo esbe,

Serienbriefe habe ich bisher auch nur aus Word verschickt, aber wenn ich Dein Anliegen richtig verstanden habe, könnte ich mir Folgendes vorstellen:

Der Brief liegt im PDF-Format vor und würde der Serien-E-Mail als Anhang beigefügt?
Die entsprechenden Mailadressen werden aus einer Datenbank selektiert.

Ich habe es zwar so noch nie ausprobiert, würde aber die Adress-Selektion in Outlook importieren (bei Outlook 2010 über Datei - Outlook-Optionen - Erweitert - Exportieren [das Importieren versteckt sich darin]). Wären meine Adressen in keinem Format, das Outlook unterstützt, würde ich versuchen, sie in ein passendes Format zu bekommen, meine erste Wahl wäre dann Excel.

Damit hätte ich die zwei wichtigsten Schritte erreicht: Adressen verfügbar und Brief verfügbar.

In Outlook gibt es in den Kontakten die Möglichkeiten Serien-E-Mails zu erstellen (habe ich auch noch nie gemacht), da würde ich mich durcharbeiten.

Leider ist das alles nur graue Theorie, aber mehr kann ich Dir heute leider nicht bieten.

Liebe Grüße
Julia


Antwort: Re: Re: EILT! Serienbrief und pdf?

Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 10.01.2013 um 15:21 zitieren
Zitat von Julia:

Hallo esbe, Serienbriefe habe ich bisher auch nur aus Word verschickt, aber wenn ich Dein Anliegen richtig verstanden habe, könnte ich mir Folgendes vorstellen: Der Brief liegt im PDF-Format vor und würde der Serien-E-Mail als Anhang beigefügt? Die entsprechenden Mailadressen werden aus einer Datenbank selektiert. Ich habe es zwar so noch nie ausprobiert, würde aber die Adress-Selektion in Outlook importieren (bei Outlook 2010 über Datei - Outlook-Optionen - Erweitert - Exportieren [das Importieren versteckt sich darin]). Wären meine Adressen in keinem Format, das Outlook unterstützt, würde ich versuchen, sie in ein passendes Format zu bekommen, meine erste Wahl wäre dann Excel. Damit hätte ich die zwei wichtigsten Schritte erreicht: Adressen verfügbar und Brief verfügbar. In Outlook gibt es in den Kontakten die Möglichkeiten Serien-E-Mails zu erstellen (habe ich auch noch nie gemacht), da würde ich mich durcharbeiten. Leider ist das alles nur graue Theorie, aber mehr kann ich Dir heute leider nicht bieten. Liebe Grüße Julia

Hallo Julia,

Du schickst mir schon den zweiten Schritt!! Zunächst muss ich wissen, ob es möglich ist, in diese pdf- Vorlage an einer bestimmten Stelle einen Namen unterzubringen. Ansonsten müssten wir ca. 2000 Namen per Hand eintragen und abspeichern !! Danach käme dann der E-Mail- Versand. Ich habe bislang auch nur Serienbriefe mit word- Dokumenten erstellt und bin so ein Wackelkandidat, wenn so schwierige Fragen auftauchen.

LG
esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Re: Re: Re: EILT! Serienbrief und pdf?

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 10.01.2013 um 15:27 zitieren
Zitat von esbe:

Hallo Julia, Du schickst mir schon den zweiten Schritt!! Zunächst muss ich wissen, ob es möglich ist, in diese pdf- Vorlage an einer bestimmten Stelle einen Namen unterzubringen. Ansonsten müssten wir ca. 2000 Namen per Hand eintragen und abspeichern !! Danach käme dann der E-Mail- Versand. Ich habe bislang auch nur Serienbriefe mit word- Dokumenten erstellt und bin so ein Wackelkandidat, wenn so schwierige Fragen auftauchen. LG esbe :blume:

Hallo Esbe,

mal blöd gefragt: Warum müssen diese Dokumente überhaupt personalisiert werden?

Wenn alle Empfänger das gleiche Dokument bekommen sollen und diese sich inhaltlich nicht unterscheiden (wie z. B. Mandantenrundschreiben eines Steuerbüros), dann würde ich lediglich die Mail personalisieren und an diese das Attachment als pdf OHNE den Namen des Empfängers anhängen.

Wäre das nicht einfacher?

LG, Melsi


Antwort: Re: EILT! Serienbrief und pdf?

Kaiserin
(481 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 10.01.2013 um 17:15 zitieren
Zitat von esbe:

Hallo, wir stehen hier vor einer großen Umstellung und ich brauche dringend Aufklärung ,wie man mit gefilterten Namen aus einer Datenbank und einem vorhandenen pdf- Brief einen Serienbrief erstellen kann, der dann anschließend per Mail verschickt werden soll. Oder habt ihr Tipps und Tricks, wie man so Massen schnell und effektiv bearbeiten kann. Bitte um rasche Antworten.... Liebe Grüße esbe :blume:

Hallo esbe,

meinst Du einen Serienbrief direkt ins PDF erstellen? Eine solche Möglichkeit habe ich bisher in noch keinem PDF-Programm entdeckt.

Falls das PDF nicht geschützt ist, kannst Du es jedoch in ein Worddokument konvertieren. Dazu gibt es Spezialprogramme, teils kostenlos im Internet.
\"PDF2word\" schwirrt mir da im Hinterkopf herum, hatte ich ganz früher mal - möglich, dass es immer noch erhältlich ist. Es war nicht kostenlos, aber sehr erschwinglich. Professionelle PDF-Programme (z. B. PDF Converter von Nuance) beherrschen die Konvertierung ebenfalls.

Viel Erfolg und schönen Feierabend!

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich
Wordrezepte: www.von-wilmsdorff.com

Praktisch Praxishandbuch Word
Gabler Verlag, ISBN 3-409-12406-3
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Antwort: Re: Re: Re: Re: EILT! Serienbrief und pdf?

Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 11.01.2013 um 12:27 zitieren
Zitat von Melsi:

Hallo Esbe, mal blöd gefragt: Warum müssen diese Dokumente überhaupt personalisiert werden? Wenn alle Empfänger das gleiche Dokument bekommen sollen und diese sich inhaltlich nicht unterscheiden (wie z. B. Mandantenrundschreiben eines Steuerbüros), dann würde ich lediglich die Mail personalisieren und an diese das Attachment als pdf OHNE den Namen des Empfängers anhängen. Wäre das nicht einfacher? LG, Melsi

Hallo Melsi,

ja so denken Du und ich.....
Aber da gibt es eine Vorgesetzte, die diesen \"persönlichen Weg\" vorzieht. Die zusätzliche Zeitverplemperei und Mehrarbeit spielt \"keine Rolle\". Ein Kollege meint, er könne es einrichten, dass im pdf- Format das Feld \"Namen\" eingefüllt werden könne und ein weiteres Feld für das Datum.
Sollen sie mal alle testen und prockeln!

Ich werde mal abwarten.....

Schönes Wochenende

esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Re: Re: Re: EILT! Serienbrief und pdf?

Kaiserin
(456 Beiträge)
von Julia am 11.01.2013 um 13:01 zitieren
Zitat von esbe:

Hallo Julia, Du schickst mir schon den zweiten Schritt!! Zunächst muss ich wissen, ob es möglich ist, in diese pdf- Vorlage an einer bestimmten Stelle einen Namen unterzubringen. Ansonsten müssten wir ca. 2000 Namen per Hand eintragen und abspeichern !! Danach käme dann der E-Mail- Versand. Ich habe bislang auch nur Serienbriefe mit word- Dokumenten erstellt und bin so ein Wackelkandidat, wenn so schwierige Fragen auftauchen. LG esbe :blume:

Hallo esbe,

sorry, sehe erst jetzt Deine Rückfrage.

Wie Melsi war ich davon ausgegangen, dass das PDF-Dokument unverändert bleibt. Eine Möglichkeit - ohne entsprechende Programme - dort zu verändern, ist mir nicht bekannt.

Meine Antwort an den Vorgesetzten wäre auch entsprechend:
Entweder personalisierter Serienbrief per Word (dann müsste der PDF-Inhalt irgendwie in das Word-Dokument, falls schreibgeschützt und nicht zu lang im Zweifelsfall abgetippt) oder personalisierte Serienmail mit unveränderbarem PDF-Anhang.

Wenn alles ginge, was Chefs sich so vorstellen, gäbe es mindestens auch die eierlegende Wollmilchsau.

Ganz liebe Grüße und schönes Wochenende

Julia


Antwort: Re: EILT! Serienbrief und pdf?

Komet
(97 Beiträge)
von Serena am 16.01.2013 um 14:54 zitieren

Hi,

zieh dir dein PDF als Hintergrundgrafik in Word.
Dann pack Deine Serienbrieffelder auf entsprechende Höhe mit Leerzeilen und dann sollte das ganze über einen Outlookverteiler per Mail rausgehen können.
Wichtig ist das in Druckoptionen \"Hintergrund drucken\" aktiviert ist - je nach Treiber und so :)

Vielleicht habt ihr es ja auch schon gelöst.
Bin leider erst die Woche wieder so weit mit Volumen privat und auf Arbeit dass ich reingeschaut habe.

Grüße
Serena

Lebe lieber ungewöhnlich.


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