Thema: Wie organisiert Ihr euch am Computer?


Newcomer
(3 Beiträge)
von Tony am 01.01.2013 um 17:43 zitieren

Hallo an alle!

Ich habe in meinem Alltag, insbesondere im beruflichen Alltag (Büro), mit vielen verschiedenen kleinen Aufgaben zu tun. Man könnte sagen, jede Aufgabe ist für sich ein kleines \"Projekt\".

Bsp: Aufgabe 1 \"Eine Sitzung vorbereiten\"
Aufgabe 2 \"Stand der Verhandlungen mit Österreich aktuell halten\"
Aufgabe 3 \"Bauplanung für Berlin betreuen\"

Die wichtigsten Infos zu jedem Dokument sind meist die Notizen. Darüber hinaus sind jedoch meist auch viele andere Dateien einer Aufgabe zugeordnet (z.B. Tabellen, Fotos, Emails, Terminverknüpfungen, Präsentationen, PDFs, etc.)

Meine Frage ist (auch wenn sie erstmal sehr einfach klingt):
Wie verwaltet ihr diese Aufgaben?

Sollte man zu jeder Aufgabe eine eigenen Ordner machen und alles darin ablegen?
Wo schreibt Ihr die Notizen rein? In ein Word-Dokument?
Oder arbeit Ihr direkt mit Outlook, und dessen Notizfunktionen?

Viele Grüße
Tony


Antwort: Re: Wie organisiert Ihr euch am Computer?

Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 02.01.2013 um 12:32 zitieren
Zitat von Tony:

Hallo an alle! Ich habe in meinem Alltag, insbesondere im beruflichen Alltag (Büro), mit vielen verschiedenen kleinen Aufgaben zu tun. Man könnte sagen, jede Aufgabe ist für sich ein kleines \"Projekt\". Bsp: Aufgabe 1 \"Eine Sitzung vorbereiten\" Aufgabe 2 \"Stand der Verhandlungen mit Österreich aktuell halten\" Aufgabe 3 \"Bauplanung für Berlin betreuen\" Die wichtigsten Infos zu jedem Dokument sind meist die Notizen. Darüber hinaus sind jedoch meist auch viele andere Dateien einer Aufgabe zugeordnet (z.B. Tabellen, Fotos, Emails, Terminverknüpfungen, Präsentationen, PDFs, etc.) Meine Frage ist (auch wenn sie erstmal sehr einfach klingt): Wie verwaltet ihr diese Aufgaben? Sollte man zu jeder Aufgabe eine eigenen Ordner machen und alles darin ablegen? Wo schreibt Ihr die Notizen rein? In ein Word-Dokument? Oder arbeit Ihr direkt mit Outlook, und dessen Notizfunktionen? Viele Grüße Tony

Hallo Tony,

willkommen im Forum!

Ich wünsche Dir und mir, dass in diesem neuen Jahr die Postings wieder mehr werden und auch beantwortet werden.

In meinem vorherigen Job bei einem Ingenieur habe ich auch so \"kleine Projekte\" gehabt. Dort wurde für jeden Auftrag eine Datei mit Unterdateien nach einem festen Schema angelegt. Die Hauptdatei hatte als Namen nicht nur einen Namen sondern auch noch immer eine Projektnummer, denn es gab durchaus Firmen, die mehrere Aufträge dort in Bearbeitung hatten.
Zu den Unterdateien konnte man sozusagen mit geschlossenen Augen kommen, da immer die gleiche Anzahl und Reihenfolge fest lag. So gab es einen Ordner Skizzen, dort habe ich die gescannten und die per Mail geschickten Skizzen untergebracht. Weitere Ordner waren Schriftverkehr mit weiteren Unterordnern \"Ein\" und \"Aus\". Ebenso wurde aus Outlook der Mailkontakt in die Unterordner des Ordners \"Mails\" verschoben. Auf diese Weise konnten dann alle Mitarbeiter auf Unterlagen auf dem Server zugreifen und mussten nicht immer per Rundmail von einem zum anderen weitergeleitet werden.

Ganz wichtig war für den Chef und die anderen Mitarbeiter, dass dort als erstes das Datum in die Beschriftung eingefügt wurde und zwar nach dem Schema: Datum in einer einzigen Zahl ohne Punkte_Unterstrich und dann erst die Überschrift des gespeicherten Dokuments. So konnte man auf Anhieb immer sehen, welches Dokument aktuell war.

Vielleicht helfen Dir diese Stichpunkte ja...?

Liebe Grüße

esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Re: Wie organisiert Ihr euch am Computer?

Newcomer
(3 Beiträge)
von Tony am 02.01.2013 um 15:40 zitieren

Hallo,

vielen Dank für diese nette und ausführliche Antwort.

Ich denke das wird mir schon weiterhelfen.


In welchem Dokumentenformat hatte Ihr \\\"Notizen\\\" zu den einzelnen Projekten gespeichert? Hattet Ihr hierfür ein Word-Dokument genutzt?



Liebe Grüße

Tony


Antwort: Re: Wie organisiert Ihr euch am Computer?

Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 02.01.2013 um 16:37 zitieren

Hallo Tony,

die Notizen waren in verschiedenen Formaten gespeichert, je nachdem wie sie genutzt wurden. Es konnte also durchaus vorkommen, dass es word- Dokumente waren aber auch als pdf abgelegt wurden, da sie evtl. an Handwerker o.ä. weitergeleitet werden mussten.

Es wird also bei Dir davon abhängen, wie und wer mit den Notizen umgeht.

LG

esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Organisationstool

Kaiserin
(483 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 02.01.2013 um 17:00 zitieren

Hallo Tony,

noch eine weitere Anregung zur Organisation: verwende das MS-Programm OneNote, das zum Officepaket gehört und somit meist sogar vorhanden ist. Dieses Programm stellt so eine Art \"digitales Notizbuch\" mit kleveren Funktionen dar. Es arbeitet z. B. sehr eng mit Outlook zusammen und ist für mich schon länger die INFOzentrale schlichthin. Wir hatten vor kurzem hier auch ein Posting dazu. Ich sammle für meine Arbeit dort zentral alles; z. B. Details zu Artikelserien, Ideen, Fundstücke, Notizen usw. Das würde auch bestens in Bezug auf Deine Projekte klappen.

In working@office läuft gerade eine Beitragsreihe zum Programm - Grundlagen, Einsatzideen, Funktionen und Werkzeuge des vielseitigen Tools. Falls Du keine w@o hast, nutze doch das Probeabo oder lade Dir die Beiträge im Premiumbereich herunter - sie kosten nicht die Welt.

Selbst im Zusammenspiel mit einer durchdachten Ablagestruktur wie esbe sie Dir schon beschrieb, ist OneNote eine klasse Ergänzung und zentraler Sammelplatz. Die eingebaute Suchfunktion hilft beim Wiederfinden Deiner Einträge. Das kann nicht nur Text sein, auch Bilder, Links, Formeln etc. Ich persönlich arbeite sehr gerne damit und verknüpfe es z. B. auch mit Worddokumenten oder Exceldateien. Dafür gibt\'s sogar eine Spezialfunktion und ich sehe/öffne in OneNote per Klick das dazu gehörige Dokument. Sehr praktisch, Onenote lohnt sich bestimmt auch für Dich.

Ich wünsche Dir und allen anderen hier aus dem Forum bzw. dem Assistenzbereich ein erfolgreiches Jahr 2013!

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich
Wordrezepte: www.von-wilmsdorff.com

Praktisch Praxishandbuch Word
Gabler Verlag, ISBN 3-409-12406-3
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Antwort: Re: Wie organisiert Ihr euch am Computer?

Tulpe
(12 Beiträge)
von balo am 04.01.2013 um 12:46 zitieren

Hallo Tony,

den Tipp, OneNote zu nutzen, finde ich zwar klasse, aber leider kann ich darauf nicht zugreifen. Es ist schlicht nicht installiert. Deshalb helfe ich mir anders bei meinen \"kleinen\" Projekten:

Zu meinen Aufgaben gehört die adminstrative Begleitung von Tarifverhandlungen (Wahl der Tarifkommissionsmitglieder, Adress- und Verteilerpflege, Verhandlungsvollmachten beantragen, Bereitstellung von Materialien für die Verhandlungen, Tarifvergleiche rechnen (lassen), Schriftwechsel intern und mit Arbeitgebern, Entwürfe sichten, redaktionelle Bearbeitung der Verhandlungsergebnisse, Unterschriftsverfahren, Registrierung bei den Ministerien und intern, Fristenkalender führen, dazwischen Flugis gestalten und unter die Leute bringen, Vertragskündigungen bearbeiten ... und das Ganze dann wieder von vorn.

Es gibt also eine ganze Menge Einzelschritte, die allerdings den Vorteil haben, dass die Abläufe ganz gut schematisiert werden können.

In der EDV-Ablage hat jedes Projekt Unterordner in immer gleicher Reihenfolge und Benennung. Die Dateien werden auch hier ganz strikt benannt, wie bereits oben beschrieben - also 121203_Brf-v-Arbg_Entwurf, 121204_Brf-a-Arbg_Entwurf, 121210_Brf-v-Arbg_Termin ...;

jeglicher Schriftwechsel wird (möglichst) sofort gespeichert - E-Mails im msg-Format, Briefe als Scan;

wir arbeiten mit MAPPEI und können so für die einzelnen Projektaufgaben separate Aktionsmappen anlegen, die nur die Unterlagen und Notizen enthalten, die für diesen Arbeitsschritt nötig sind; nach Erledigung werden die Aktionsmappen aufgelöst (wenn ich z. B. eine Vollmacht beantrage, gibt es eine Aktionsmappe mit einem Reiter in einer für diesen Zweck zugewiesenen Farbe, in der nur der Antrag und die Anforderung liegen; kommt die Vollmacht, wird sie gescannt und gespeichert, das Vollmachtsoriginal im Tarifarchiv deponiert, die Aktionsmappe wird aufgelöst;

in Outlook werden die Adressen und Verteiler gepflegt und die einzelnen Termine überwacht; dafür nutze ich die Outlook-Kategorien, denen die Farbe der Aktionsmappen zugeordnet wird. In das Notizfeld der Outlook-Aufgabe füge ich einen Schnellbaustein ein, damit ich nicht immer wieder die Einzelschritte der Teilaufgabe schreiben muss; was erledigt ist (z. B. Vollmacht beantragen, Vollmacht weitergeben, Vollmacht archivieren) wird einfach gelöscht.

Alle Kolleginnen und Kollegen in unserem Büro haben Zugriff auf alle Postfächer und Aufgaben, für die Kontakte nutzen wir gemeinsam einen öffentlichen Ordner für unseren Fachbereich. So können sich alle schnell zurechtfinden.

Liebe Tony, meine Beschreibung ist jetzt ganz schön lang geraten, aber vielleicht erkennst du Parallelen zu deinen Aufgaben.

Herzliche Grüße, viel Glück im neuen Jahr und gutes Gelingen für deine Pläne

Barbara


Antwort: Re: Wie organisiert Ihr euch am Computer?

Newcomer
(3 Beiträge)
von Tony am 09.01.2013 um 20:57 zitieren

Also
An Euch ALLE noch einmal vielen Dank für diese lieben Antworten..

das einzige was ich euch als tipp zurückgeben kann, ist meine neuste \\\"erkenntnis\\\", dass sich txt-dokumente (also das format .txt, erstellt mit note pad)

am besten dafür eignen spontane notizen zu schreiben und kurz abzuspeichern, wenn es einfach nur darum geht ein paar wörter festzuhalten und viel speicher und lange ladezeiten..


tony


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