Thema: Organisation Bewerbungseingänge


Newcomer
(2 Beiträge)
von LKloe am 18.10.2012 um 12:51 zitieren

Hallo an alle,
wir haben derzeit eine hohe Anzahl an ausgeschriebenen Stellen für verschiedene Einrichtungen. Die Bewerbungen laufen zentral im Sekretariat ein und werden dann an die entsprechenden Führungskräfte per mail weitergeleitet. Zudem werden sie für die Geschäftsführung ausgedruckt. Leider schreiben die Bewerber oft nicht, für welche Stelle sie sich bewerben bzw. bewerben sie sich auf mehrere Stellen gleichzeitig. Derzeit werden sie dann mehrfach (in der jeweiligen Eingangstabelle und mehrfach in der jeweiligen Bewerbungssammelmappe für die Geschäftsführung)aufgelistet u. abgelegt. Das kostet viel Zeit und ist sehr aufwendig. Hat jemand Erfahrung damit? Wie kann man effizient die Weiterleitung / Erfassung der Bewerbungen organisieren? Danke für Eure Hilfe!


Antwort: Re: Organisation Bewerbungseingänge

Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 18.10.2012 um 14:00 zitieren
Zitat von LKloe:

Hallo an alle, wir haben derzeit eine hohe Anzahl an ausgeschriebenen Stellen für verschiedene Einrichtungen. Die Bewerbungen laufen zentral im Sekretariat ein und werden dann an die entsprechenden Führungskräfte per mail weitergeleitet. Zudem werden sie für die Geschäftsführung ausgedruckt. Leider schreiben die Bewerber oft nicht, für welche Stelle sie sich bewerben bzw. bewerben sie sich auf mehrere Stellen gleichzeitig. Derzeit werden sie dann mehrfach (in der jeweiligen Eingangstabelle und mehrfach in der jeweiligen Bewerbungssammelmappe für die Geschäftsführung)aufgelistet u. abgelegt. Das kostet viel Zeit und ist sehr aufwendig. Hat jemand Erfahrung damit? Wie kann man effizient die Weiterleitung / Erfassung der Bewerbungen organisieren? Danke für Eure Hilfe!

Hallo LKloe,

ich hatte dieses Problem auch. Bei mir gehen alle Bewerbungen ein, ich habe die Bewerbungen einzeln je nach ausgeschriebener Position gesammelt und u.a. für statistische Zwecke eine Liste geführt. In dieser Liste standen aber auch vorgegebene Spalten wie etwa \"Sprachkenntnisse\", \"Berufserfahrung\",\"intern/extern\", etc.
Diese Liste habe ich entweder den Führungskräften, die bei dem Vorstellungsgespräch dabei sein würden, zugeschickt oder habe für meine Chefin einen Zugriff auf meine Liste gehabt. Sie hat sich dort die ersten wichtigen Daten herausgeholt und dann erst die Bewerbungsmappen gelesen, wenn feststand, wer anhand der Liste eingeladen werden sollte. Am Vorstellungstag lagen dann für die \"AG- Seite\" jeweils Kopien vom Anschreiben und dem Lebenslauf pro Bewerber vor.

Ob das alles einfacher ist, mag ich nicht zu sagen, wir haben jedenfalls 3 Leute eingestellt.

Liebe Grüße

esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Re: Organisation Bewerbungseingänge

Supernova
(138 Beiträge)
von TraumSekki am 18.10.2012 um 15:35 zitieren

Hallo LKloe,

bei uns werden Bewerbungen, die per Post rein kommen, in ein elektronisches Tool übertragen (d. h. gescannt und rein gehangen). Das ist ein Tool, über das die Bewerber sich auch direkt online bewerben können.

Sobald eine Bewerbung auf die Stelle XY eingegangen oder manuell eingepflegt worden ist, geht eine automatische Mail an die Teamleiter raus, z. B. an nur 2 oder 5 Personen, die die Stelle ausgeschrieben haben wollten, oder aber auch an 20 Teamleiter, wenn es eine Initiativbewerbung ist.

Der Teamleiter, der am schnellsten reagiert, darf auch das 1. Interview halten - das führt dazu, dass Bewerber meist schon nach 3-4 Tagen Feedback oder eine Einladung erhalten.

Positiv ist, dass das Gesprächsergebnis auch dort eingetragen wird, so kann der TL1 sagen \"kommt für mich nicht in Frage wg. dem und dem\" - TL2 legt aber vielleicht darauf keinen Wert und macht dann noch mal ein Telefoninterview o. ä. - alles ist nachvollziehbar, transparent, effizient und spart viel Zeit und Papier.

Ggfs. könnt ihr euch so was von einem Studenten programmieren lassen - oder du fragst mal eure IT-Abteilung, was möglich ist. Muss ja nicht mit euren Online-Stellenangeboten gekoppelt sein, sofern ihr so was überhaupt habt!?

Ab einer gewissen Größe eines Unternehmens kann ich auf jeden Fall keine Papiermappen mehr empfehlen... und GUTE Bewerber sind meist schon vom Markt, wenn eine Mappe durch 10 Hände gegangen ist und dann erst nach 2-3 Monaten eine Einladung erfolgt.

LG,
TraumSekki


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