Thema: neu hier mit wichtiger Frage


Newcomer
(1 Beiträge)
von hammond am 16.08.2012 um 10:02 zitieren

Hallo Community,
ich bin angestellter Bürokaufmann in einer kleinen Firma in Sachsen-Anhalt. Seit 3 Jahren bin ich mittlerweile Mitglied im Team und soweit recht zufrieden.
Seit einigen Monaten \"nervt\" mich nur eine kleine Sache... nämlich die Kommunikation in der Firma lässt ein wenig zu wünschen übrig, gerade bei einer Firma mit unter 20 Angestellten.
Nun bin ich dabei dem Chef ein Konzept zur verbesserten Kommunikation auszuarbeiten. Nur bin ich dabei momentan etwas ideenlos und hoffe hier hilfe oder ein paar Tipps zu erhalten !
ich freue mich auf eure Antworten


Antwort: Re: neu hier mit wichtiger Frage => Kommunikation stärken...

Komet
(97 Beiträge)
von Serena am 16.08.2012 um 11:44 zitieren

Moin hammond,

herzlich Willkommen bei uns.
Kannst Du etwas konkreter schildern wo es hakt?
Was sind Deiner Meinung nach die Knackpunkte?

Bei uns war z. B. lange Zeit unklar wer bei welchen Mails mit auf den Verteiler ist, weil wir Vertretung nach Stellen haben und Vertretung nach Organisationseinheiten unabhängigen Themen.

Alternativ ist meine Mail hinterlegt, falls Du das nicht hier vertiefen möchtest.

Grüße
Serena

PS: Betreffs mag ich konkreter und aussagekräftig, z. B. Kommunikation stärken im Kleinbetrieb. :)

Lebe lieber ungewöhnlich.


Antwort: Kommunikation verbessern

Kaiserin
(457 Beiträge)
von Julia am 16.08.2012 um 12:18 zitieren

Hallo hammond,

willkommen im Forum!

Serena hat schon treffend bemerkt, dass wir konkretere Tipps geben können, wenn Du etwas genauer werden kannst.

Dennoch kann ich aus meinem Erfahrungsschatz plaudern und Du pickst raus, was für euch passt.

Kommunikation ist leider eines der Selbstverständlichkeiten, die gerne als gegeben hingenommen werden und irgendwann dazu tendieren falsch zu laufen. Sei es nun, dass jede/r immer über alles informiert wird und somit mit \"Informationsmüll\" zugeschüttet wird oder aber (und das erlebe ich häufiger), dass Kommunikation irgendwann nur noch tröpfelt oder versiegt.

Feste Termine zur Besprechung helfen dann durchaus. Damit Besprechungen effektiv verlaufen muss genau überlegt werden: in welchem Abstand sie stattfinden sollen, wer daran teilnehmen muss/wer optional daran teilnehmen sollte, wie lange die Besprechung dauern sollte, wer moderiert, wer führt Protokoll.

Bei uns gibt es mehrere solcher Besprechungen. Es gibt feste Termine, die immer mit einem Jahr Vorlauf festliegen. Sollte es mal keinen Besprechungsbedarf geben, fallen sie kurzfristig aus. Die Zusammensetzung hat eine feste Gruppe und je nach Besprechungsinhalt werden kurzfristig andere Personen eingeladen. Es gibt eine feste Tagesordnung mit Punkten zu denen ein Austausch erfolgen muss, bei Bedarf kann die Tagesordnung erweitert werden (ein entsprechendes Dokument steht als Datei im Netz, so dass alle Teilnehmer dort ergänzen können).

Die Reaktionen bei Einführung solcher Besprechungen waren meist sehr ännlich: \"brauchen wir nicht\", \"nicht noch eine Besprechung\", \"wer braucht denn dazu ein Protokoll ist doch nur Beschäftigungstherapie\" ...
Bewährt hat es sich dennoch und auch das unliebsame Protokoll (das in diesen Runden in einem rollierenden System immer wieder mal von anderen geschrieben werden) hat sich sehr bewährt.

Diese Besprechung enthebt niemanden von einer Informationsweitergabe und nach wie vor wird miteinander telefoniert, gemailt oder gesprochen. Dadurch aber, dass es diese Runde(n) gibt, hat sich die Art der Kommunikation verbessert und vieles ist transparenter geworden. Die Zusammenarbeit hat dadurch gewonnen.

Wenn kleinere Bereiche von einem besonderen Kommunikationsproblem betroffen sind, hilft es oft einfach nur mal Spielregeln aufzustellen. Das hat sich insbesondere dann bewährt, wenn diejenigen, die dort miteinander zu tun haben nicht gut miteinander können.

Manchmal scheitert es aber auch daran, dass Menschen einfach schlecht erreichbar sind. Die Anbindung durch E-Mail und Handy hat zwar die mobile Kommunikation technisch vereinfacht, aber mehr Zeit gewinnt man dadurch auch nicht. Auch hier haben sich feste Absprachen bewährt.

Gruß
Julia


Antwort: Re: neu hier mit wichtiger Frage

Rose
(38 Beiträge)
von pegattac am 16.08.2012 um 14:07 zitieren

Hallo Hammond,

zurerst würde ich mal nach den Ursachen forschen. Sehen es die anderen Kollegen auch so?
Gibt es vielleicht einige, denen gar nicht bewußt ist, dass ihr Kollege bestimmte Information braucht? Gibt es einzelne Kollegen, die Informationen zurückhalten, um sich unentbehrlich zu machen? Oder liegt es daran, dass die Chemie zwischen einzelnen nicht stimmt und deshalb keine Kommunikation stattfindet, weil man sich lieber aus dem Weg geht?

Je nachdem woran es hapert sind dann unterschiedliche Maßnahmen angesagt. Das könnte bei nicht stimmender chemie eine Aussprache unter 4 Augen oder mit Moderator sein.

Wenn einfach nur nicht klar ist, wer wann welche Informationen braucht, könnte es auch eine klare Richtlinie geben, wer in welchen Verteiler aufzunehmen ist. Oder das Thema im Rahmen eines Teammeetings mal anzusprechen. Jeder sollte Gelegenheit bekommen, ohne Schuldzuweisungen oder Angriffe auf die Kollegen aufzuzeigen, welche Informationen er für seine Arbeit benötigt. Wenn das Team an vielen gemeinsamen Projekten arbeitet machen auch regelmäßige Besprechungen Sinn, um alle auf dem gleichen Informationsstand zu haben.

Ich wünsch dir viel Erfolg bei der Umsetzung.
LG Peggy


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