Thema: Urlaubsantrag


Newcomer
(2 Beiträge)
von Uli_22 am 02.08.2012 um 15:42 zitieren

Hallo zusammen,

ich bin neu in diesem Forum und hoffe, von euch einige gute Ideen zu bekommen, wie in euren Betrieben Urlaubsanträge gestellt werden.

Ich arbeite in einer Anwaltskanzlei und bei uns ist es bislang so, dass jeder Kollege oder Kollegin eine Mail an den Chef schickt mit dem entsprechenden Urlauswunsch. Meistens bin ich bereits da im CC, spätestens aber, wenn mein Chef den Urlaub per Mail genehmigt.

Danach trage ich den Urlaub dann in ein entsprechendes Tool ein, das bei mir auf dem PC installiert ist.

Da wir jedoch immer mehr Mitarbeiter bekommen und bei mir jede Menge E-Mails auflaufen, besteht natürlich die Gefahr, dass ich zwar registriere, dass jemand Urlaub machen möchte, es aber nicht entsprechend eintrage, weil es mir einfach durchgeht.

Ich habe daher einen einfachen Urlaubsantrag entworfen, den die MA ausfüllen, ausdrucken und nach Genehmigung mir hinlegen könnten zwecks Ablage in der Personalakte.

Mein Chef ist skeptisch, erzählt mir was von dem papierlosen Büro und so wenig wie möglich Verwaltungsaufwand. Er sieht zwar die Notwendigkeit, den Prozess zu verändern, aber ihm gefällt mein Lösungsweg nicht.

Ich möchte gerne mehr Transparenz in die Sache bringen. Wie läuft das bei euch? Hab ihr eine Idee?

Viele Grüße
Eure Uli


Antwort: Urlaubsantrag

Kaiserin
(4152 Beiträge)
von heddix am 02.08.2012 um 16:34 zitieren
Zitat von Uli_22:

Hallo zusammen, ich bin neu in diesem Forum und hoffe, von euch einige gute Ideen zu bekommen, wie in euren Betrieben Urlaubsanträge gestellt werden. Ich arbeite in einer Anwaltskanzlei und bei uns ist es bislang so, dass jeder Kollege oder Kollegin eine Mail an den Chef schickt mit dem entsprechenden Urlauswunsch. Meistens bin ich bereits da im CC, spätestens aber, wenn mein Chef den Urlaub per Mail genehmigt. Danach trage ich den Urlaub dann in ein entsprechendes Tool ein, das bei mir auf dem PC installiert ist. Da wir jedoch immer mehr Mitarbeiter bekommen und bei mir jede Menge E-Mails auflaufen, besteht natürlich die Gefahr, dass ich zwar registriere, dass jemand Urlaub machen möchte, es aber nicht entsprechend eintrage, weil es mir einfach durchgeht. Ich habe daher einen einfachen Urlaubsantrag entworfen, den die MA ausfüllen, ausdrucken und nach Genehmigung mir hinlegen könnten zwecks Ablage in der Personalakte. Mein Chef ist skeptisch, erzählt mir was von dem papierlosen Büro und so wenig wie möglich Verwaltungsaufwand. Er sieht zwar die Notwendigkeit, den Prozess zu verändern, aber ihm gefällt mein Lösungsweg nicht. :-( Ich möchte gerne mehr Transparenz in die Sache bringen. Wie läuft das bei euch? Hab ihr eine Idee? Viele Grüße Eure Uli :blume:

Hallo Uli_22,

willkommen in unserer Mitte

EDV hin, EDV her - manche Arbeitsabläufe sollten definitiv über Papier abgearbeitet werden. Dazu zählt in unserem Unternehmen (600 Mitarbeiter!) auch der Urlaubsantrag.

Du solltest deinen Chef irgendwie überzeugen, dass ihr von EDV auf Papier umstellt. Unter anderem hat der ARbeitgeber ja auch eine Nachweispflicht. Da ist Papier eben doch sicherer als eine EDV-Datei ...

Grüße und einen schönen Feierabend
heddix


Antwort: Re: Urlaubsantrag

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 03.08.2012 um 09:25 zitieren

Hallo, willkommen hier
Bei uns läuft das hier nur mündlich, wir sind aber auch nur wenige Mitarbeiter. Wenn ich es in die allgemeine Urlaubsliste in der EDV eingetragen habe, gilt es als genehmigter Urlaub.
In den größeren Firmen, in denen ich zuvor gearbeitet habe, lief das immer über Papier. In dem einen Unternehmen mußten teilweise 2 Vorgesetzte abzeichnen und das war auf dem Papier einfach besser zu sehen.
Argumente für Deinen Chef kann ich Dir aber sonst leider nicht liefern

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Urlaubsantrag

Supernova
(138 Beiträge)
von TraumSekki am 03.08.2012 um 10:32 zitieren

Hallo Ulli,

wir haben bei uns ein Web-Formular, d. h. die MA loggen sich ein, tragen ihren geplanten Urlaub ein, der Vorgesetzte bekommt automatisch den Antrag, genehmigt ihn (könnte ihn aber auch ablehnen), dann ist der Urlaub automatisch in der Urlaubsübersicht, in der MA-Liste und in der Zeiterfassung eingetragen. Genau so kann auch Gleitzeit oder Sonderurlaub beantragt werden.

Evtl. kann eure IT auch so was aufsetzen - frag doch einfach mal nach.

LG,
TraumSekki


Antwort: Re: Urlaubsantrag

Kaiserin
(456 Beiträge)
von Julia am 03.08.2012 um 11:17 zitieren

Hallo Uli,

herzlich willkommen im Forum!

Unsere Urlaubsanträge werden bislang auch noch auf Papier beantragt und genehmigt. Mittlerweile sind wir vom selbstdurchschreibenden Formular auf eine einfachere Version ohne Kopie umgestiegen, aber auch nur, weil demnächst auf die online-Version umgestellt wird. Einige Bereiche testen das bereits und es klappt gut.

Grundsätzlich machen bei uns alle Abteilungen bereits Anfang des Jahres eine Urlaubsplanung. Da muss sich dann jeder in die Liste eintragen und mit Vertretungen absprechen. Werden dann Urlaubsanträge gestellt, die davon abweichen, muss die Abweichung begründet werden und die Vertretung auf dem Urlaubsantrag benannt werden. Liegt dies in schriftlicher Form dem Chef vor, ist die Hemmschwelle sehr groß, den Urlaub einfach zu verschieben und sich nicht mit den Kollegen abzusprechen.

Bei der online-Version (eine Funktion unseres Zeiterfassungsprogramms) ist ein Workflow hinterlegt, so dass der Urlaubsantrag auch vom Chef genehmigt werden muss. Die genehmigten Urlaube bekomme ich über das Programm automatisch per E-Mail zur Kenntnis. Denn Chefe genehmigt zwar die Urlaube (meistens \"blind\"), aber ich bin diejenige, die den Überblick behält und auch schon mal auf Engpässe hinweist.

Darüber hinaus haben wir in unserem Intranet eine Liste, die von allen Abteilungen gepflegt wird, in der die Abwesenheiten (beruflich und privat) eingetragen sind. Bei den privaten Abwesenheiten braucht der Grund (beispielsweise Urlaub oder Krankmeldung) nicht eingetragen werden. So können wir dort gut nachschauen, wer wann wieder erreichbar ist.

Eine schriftliche Lösung ob per Papier oder online würde ich bei Urlaubsanträgen immer bevorzugen. Vielleicht reicht euch ja eine gemeinsam genutzte Datei, der dann auch eine Übersicht für alle bietet.

Liebe Grüße

Julia


Antwort: Re: Urlaubsantrag

Newcomer
(2 Beiträge)
von Uli_22 am 08.08.2012 um 09:05 zitieren

Hallo zusammen,

vielen Dank für eure ausführlichen Beschreibungen zum Thema. Mich beruhigt doch, dass ich mit meiner Meinung nicht alleine stehe und hin und wieder die Papierform noch nötig ist

Etwas nervig ist bei uns, dass es immer wieder vorkommt, dass Urlaubstage verschoben oder nicht genommen wurden. Aber das liegt bei uns einfach in der Natur der Dinge und lässt sich auch schwer ändern. Das macht es aber noch schwieriger, den Überblick über den Urlaub zu behalten.

Wie auch immer, ich habe mit meiner Kollegin überlegt, einen kleinen Karteikasten anzulegen, in dem jeder seinen Urlaub manuell eintragen bzw. umtragen soll. Dann kann auch jeder sehen, wie viel Urlaub er noch zur Verfügung hat. Die EDV-Version bleibt bestehen, weil sie dem allgemeinen Überblick dient.

Mal sehen, was mein Chef zu diesem Vorschlag sagt

Liebe Grüße und euch allen eine schöne Restwoche
Uli


Antwort: Re: Urlaubsantrag

Newcomer
(10 Beiträge)
von Terra am 08.08.2012 um 09:51 zitieren

Hallo Ulli,

wir machen es auch soe wie die Firma von Traum Sekki.

Auch wir haben ein Web-Formular, in dem alles wie Urlaub, Krank, Sonderurlaub, etc. erfasst wird.

Dies ist zwar einmalig ein IT-Aufwand, aber für die Zukunft auch sehr Nachhaltig, da kein Papier mehr benötigt wird. Außerdem gehen auch keine Urlaubsanträge mehr auf dem Hauspostweg verloren.

Wünsche dir viel Erfolg und noch einen schönen Tag!

Terra

Herzliche Grüße
Terra
___________________________________

... genieße jeden Tag in vollen Zügen!


Antwort: Re: Urlaubsantrag

Newcomer
(10 Beiträge)
von pauline2007 am 10.08.2012 um 12:00 zitieren

Hallo,

wir sind eine kleine Firma und haben ein Pinboard bzw. eine Einstecktafel (für jeden Tag eine Spalte) in der Küche. Dort kann jeder Mtiarbeiter dann die Karte bzw. Karten seiner Farbe in die jewiligen Tage einstecken und jeder kann genau sehen, wer wann und wie lange Urlaub hat. Bei uns klappt das gut.
Ansonsten denke ich auch, dass es nicht immer ohne Papier geht.
Aber die Druckkosten sind in den letzten Jahren sowieso rapide gesunken.
LG Pauline


Antwort: Re: Urlaubsantrag

Rose
(39 Beiträge)
von Steffi68 am 15.08.2012 um 08:54 zitieren

Hi Uli,

ich schrecke ehrlich gesagt immer ein wenig zurück, wenn es darum geht, neue Formulare einzführen, die einer Unterschrift vom Chef benötigen, das bedeutet zusätzlichen Verwaltungsaufwand und damit zusätzliche Zeit und damit Mehrkosten. Was wäre, wenn die Mitarbeiter dir auf den genehmigten Antrag hin eine \"Besprechungsanfrage\" in Outlook senden müssten, die für die Dauer des Urlaubs angelegt ist. Thema wäre dann \"Urlaub Frau Müller\".

Dann müsstest Du nur die \"Besprechung\" zusagen - und der Termin wäre in Deinem Outlook vermerkt... So machen wir es hier im Team...


Antwort: Re: Urlaubsantrag

Komet
(97 Beiträge)
von Serena am 15.08.2012 um 14:52 zitieren

Hi Uli,

bei uns läuft das über SAP ESS (Employee Self System - glaub ich).
Der Urlaubsantrag wird somit elektronisch gestellt und landet schön bei unseren anderen erfassten Zeitdaten der Stechuhr.

Die Absprachen laufen bei uns über einen Urlaubsplan der von meinem Bereich gemeinsam erstellt wird im Sept/Okt/Nov für das kommende Jahr und die aktuelle Planung wird in der Morgenroutine immer montags von mir aufgelegt.

Eingetragen werden Abwesenheiten aller Art. Dazu gehören Urlaube (U), Sonderurlaube (SU), Gleitzeit (GZ), von der Firma bezahlte / angeordnete Fortbildungen (F) und als A wird eingetragen wer Krank ist, Freistellungen, Bildungsurlaub oder andere Abwesenheiten hat, die nicht mit den 4 anderen Kürzeln abgedeckt sind.
Somit ist gewährleistet das nachvollziehbar ist, wer wann da oder nicht da ist. Zusätzlich tragen wir unsere Termine als abwesend im Outlook ein, damit unsere anderen Kollegen bei Terminanfragen entscheiden können ob sie uns brauchen oder nicht.

Grüße
Serena

Lebe lieber ungewöhnlich.


Zurück zur ÜbersichtSie müssen sich einloggen zum Antworten