Thema: anrufweiterleitung - kleiner betrieb


Newcomer
(3 Beiträge)
von pe_muc am 14.03.2012 um 15:29 zitieren

hallo zusammen,

ich hoffe ihr könnt mir bei der entscheidungsfindung helfen.

wir sind ein consulting unternehmen mit über 200 mitarbeitern im internal service jedoch nur bescheidenen 12 mitarbieter.

ich bediene als office manager das telefon. sollte es mir jedoch mal nicht möglich sein, ein gespräch entgegegen zu nehmen, soll das gespäch an eine weitere kollegin (m/w) weitergeleitet werden - das ist bei uns jedoch ein heikles thema.... keiner fühlt sich dazu berufen

ich dachte es mir so:

wenn ich nicht kann (nach dem 4ten klingeln), dann weiter an meine operations kollegin und falls sie nach 3 x (? oder besser 4x?) nicht ran geht weiter an die assist. gf, bis dahin haben die meisten anrufer wahrscheinlich sowieso schon aufgegeben.

hat jemand vielleicht schon mal eine weiterschalte für sein unternehmen ausgearbeitet und könnte mir dazu einen heißen tip geben?

danke im voraus
pe


Antwort: Re: anrufweiterleitung - kleiner betrieb

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 14.03.2012 um 16:35 zitieren

Hallo pe_muc,

wir haben hier keine Anrufweiterschaltung auf Kollegen. Bei uns gilt, nach dem 3. Klingeln muß jemand (also eigentlich ich) dran gehen.
Wird das aus welchem Grund auch immer verpaßt, fällt der Anruf nach dem 4. Klingeln in die Warteschleife und bekommt gesagt, dass zur Zeit alle Plätze belegt sind und der nächste freie Platz ihm ist. Dann piept unser Telefon und wir wissen, dass ein Anruf in der Warteschleife hängt und können ihn dann annehmen, spätestens hier sollten wir ihn also haben.
Ich würde darauf achten, dass es nicht zu lange klingelt, bevor irgendetwas spürbares für den Anrufer bei Euch passiert.
Meines Erachtens sollte das auch Cheffes Interesse sein und er daher notfalls die Reihenfolge bestimmen, in der ein Telefonat angenommen wird.
Ich kenne auch Firmen, wo dann ein AB angeht und der Anrufer seinen Rückrufwunsch hinterlassen kann. Aber das sollte meiner Meinung nach genauso wie mit der Warteschleife nicht zu oft passieren.

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: anrufweiterleitung - kleiner betrieb

Newcomer
(3 Beiträge)
von pe_muc am 14.03.2012 um 16:56 zitieren

danke suse,

ja, scheffe hat schon gesagt, dass ich mich mit diesem thema unbeliebt machen werde.... ich möchte eben auch lange wartezeiten bzw. den ab vermeiden. das heißt.... leute bestimmen, die so überhaupt keine lust drauf haben, aber....... da müssen sie wohl durch. wir sind dienstleister und noch am wachsen, da muss jeder ran.

danke für\'s feedback

pe


Antwort: Re: anrufweiterleitung - kleiner betrieb

Kaiserin
(456 Beiträge)
von Julia am 14.03.2012 um 17:00 zitieren
Zitat von pe_muc:

hallo zusammen, ich hoffe ihr könnt mir bei der entscheidungsfindung helfen. wir sind ein consulting unternehmen mit über 200 mitarbeitern im internal service jedoch nur bescheidenen 12 mitarbieter. ich bediene als office manager das telefon. sollte es mir jedoch mal nicht möglich sein, ein gespräch entgegegen zu nehmen, soll das gespäch an eine weitere kollegin (m/w) weitergeleitet werden - das ist bei uns jedoch ein heikles thema.... keiner fühlt sich dazu berufen ;-) ich dachte es mir so: wenn ich nicht kann (nach dem 4ten klingeln), dann weiter an meine operations kollegin und falls sie nach 3 x (? oder besser 4x?) nicht ran geht weiter an die assist. gf, bis dahin haben die meisten anrufer wahrscheinlich sowieso schon aufgegeben. hat jemand vielleicht schon mal eine weiterschalte für sein unternehmen ausgearbeitet und könnte mir dazu einen heißen tip geben? danke im voraus pe

Hallo pe_muc,

da sträuben sich mir die Nackenhare, wenn ich lese 3 x oder 4 x klingeln lassen, dann an den nächsten weiterleiten und wieder 3 x oder 4 x klingeln lassen und dem Anrufer in der Zwischenzeit vermitteln, dass sich alle an den Zehen herumspielen und keiner arbeitet oder was?

Bitte entschuldige, aber das klingt in meinen Ohren wirklich nicht kundenfreundlich.

Schön, dass ihr daran arbeitet und eine gute Lösung sucht.

Es gibt Software, die so etwas gut und schnell erledigt. Wir (ein Betrieb mit etwa 300 Mitarbeitern) setzen eine ein, die für verschiedene Bereiche (kleinere Gruppen) spezielle so genannte Service-Center vorsieht. Da kann man dann definieren, wer prioritär den Anruf beantworten soll und in welcher Reihenfolge wer sonst dran ist. Die Abstufungen sind prozentual angegeben. Kann niemand an das Telefon gehen, weil alle Leitungen besetzt sind oder niemand erreichbar ist, wird auf den Anrufbeantworter weitergeleitet, so dass der Anrufer sein Anliegen loswerden kann.

Der Nachteil: Jede/r, der in der Gruppe drin ist, muss sich vorher in dieser Software anmelden (das geht nicht automatisch mit Hochfahren des PCs). Daher melden sich einige praktischerweise gleich gar nicht an, dann werden sie auch nicht \"mit Anrufen belästigt\".

Der Vorteil: Die Verteilung läuft hervorragend. Ein Anrufer wird direkt an die nächste freie Leitung vermittelt und klingelt nicht ins Leere oder hängt ewig in der Leitung.

Inwiefern das eine gute Lösung für kleinere Betriebe ist, kann ich Dir leider nicht sagen.

Mail mir, wenn Du genaueres über die Software wissen möchtest.

Liebe Grüße
Julia


Antwort: Re: anrufweiterleitung - kleiner betrieb

Rose
(27 Beiträge)
von ofitel am 17.03.2012 um 13:06 zitieren

Hallo in die Runde,

wie wäre es mit einer externen Sekretärin, auf die man das Telefon flexibel umstellen kann? Man kann das Telefon so einstellen, dass z. B. nach 3 x Klingeln umgeleitet wird oder aber sofort, wenn die Sekretärin vor Ort in Pause oder im Urlaub ist.

Ich bin Fremdsprachenkorrespondentin, habe mich 2007 selbstständig gemacht und biete Telefon- und Sekretariatsdienstleistungen an. Bei Interesse erzähle ich natürlich gerne mehr

Jutta Könen
Ihre virtuelle / externe Sekretärin in Englisch & Deutsch


Antwort: Re: anrufweiterleitung - kleiner betrieb

Rose
(39 Beiträge)
von Steffi68 am 21.03.2012 um 16:03 zitieren

Auch hallo in die Runde,

bei uns gilt auch - jedes Telefon sollte bedient werden. Ist jemand nicht am Platz, gibt es eine Anrufweiterleitung.

Ich kenne ein Unternehmen, die regeln das mit einem externen Dienstleister, die den Anruf dann entsprechend entgegennehmen, eine Notitz machen und an den Ansprechpartner im Unternehmen weiterleiten, kostet halt aber ordentlich...


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