Thema: Kondaktdaten in Kundenakte?


Rose
(35 Beiträge)
von Dummerle am 14.03.2012 um 09:46 zitieren

Hallo,

möchte unsere Kundenakten auf den neusten Stand bringen und brauche etwas Unterstützung bei der Gestaltung.

Wir verwenden Hängehefter mit 3 Innenblätter. Diese sind mit Angebot, Korrespondenz, Preislisten oder Vertragsunterlage aufgegliedert. Das passt ja auch.

Doch bei den Kontaktdaten weiß ich nicht wohin am besten damit.

Gehören die auf das Deckblatt (innen oder außen) geschrieben/geklebt, oder auf ein extra Blatt ganz oben drauf, oder doch wo ganz anders?

Mich würde interessieren, wo stehen bei euch die Kontaktdaten?

Da ich alleine im Büro bin, kann ich nur euch fragen und ihr wisst doch immer alles. Auch bei Google werde ich nicht fündig, wie eine Kundenakte gestaltet werden sollte/kann.

Auch wenn jeder sein ganz persönliches System hat, so gibt es doch sicherlich Dinge die sich bewährt haben oder auch nicht.

Wäre super, wenn ihr mir ein paar Tipps hättet.


Antwort: Kontaktdaten

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 14.03.2012 um 10:07 zitieren

Hallo Dummerle,

wir haben unsere Kontaktdaten zum Kunden im PC, sie sind Bestandteil eines Programms, mit dem wir hier arbeiten. Ich meine jetzt nicht Outlook.
Zusätzlich gibt es in der Akte ein Übersichtsblatt, wo sie auch noch mal vermerkt sind und wer der Bearbeiter ist und welche Ansprechpartner es noch wo anders gibt.
Dies ist besonders hilfreich, wenn mal nicht der eigentliche Bearbeiter etwas zu klären hat, er sieht so gleich alle relevanten Daten.
Bei Deiner Gestaltung würde ich mir überlegen, wie oft diese Daten gebraucht werden. Sind sie der Hauptgrund für den Griff zur Akte, dann gehören Sie gleich obendrauf. Wenn Du sie einklebst, ist die Akte damit benutzt, kann sie nach Abschluss dann noch mal wieder verwendet werden? Ansonsten kannst Du das Innenregister vielleicht erweitern und ein Fach für Kontaktdaten schaffen?
Auf jeden Fall denke ich, dass eine einheitliche Struktur für die Akten für alle hilfreich ist, man weiß einfach sofort, wo man gucken muß. Deine Idee ist da schon gut.

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Kondaktdaten in Kundenakte?

Kaiserin
(456 Beiträge)
von Julia am 14.03.2012 um 10:59 zitieren

Hallo Dummerle,

bei uns werden Kontaktdaten ebenfalls elektronisch verarbeitet, aber auch das hat so seine Tücken ... jede Datenbank ist ja nur so gut, wie die Person, die sie einpflegt. Bei mehreren sind da schon mal Probleme vorprogrammiert. ... aber das ist ein anderes Thema.

Deine Aktenstruktur hört sich sehr gut an. Bei den Kontaktdaten hat auch Suse schon sehr richtig nachgefragt, wie häufig der Zugriff darauf ist.

Einen weiteren Punkt möchte ich Dir nun mitgeben: Wie häufig ändern sich die Kontaktdaten? Wenn die konkreten Ansprechpartner benannt sind mit sämtlichen Kontaktkanälen (Mail, Handy, ...) und sie einer Branche angehören, die häufigeren Personalwechsel hat, dann wäre das Einkleben der Kontaktdaten keine Option. Denn hier ist es aufwändig, die Daten aktuell zu halten.

In einem Projekt hatten wir sehr viele externe Ansprechpartner. Da habe ich einfach die Visitenkarten auf den Kopierer gelegt und alle auf ein DIN A4-Blatt kopiert und als erstes in die Akte geheftet. Das war in diesem konkreten Fall genau die richtige Entscheidung.

Liebe Grüße
Julia


Antwort: Re: Kondaktdaten in Kundenakte?

Rose
(35 Beiträge)
von Dummerle am 14.03.2012 um 11:56 zitieren

Vielen Dank für eure Antworten.

Die Kontaktdaten sind schon elektronisch in einem Warenwirtschaftsprogramm gespeichert. In diesem Jahr bekomme ich auch noch ein neues Programm. Welches steht noch nicht fest.

Dort möchte ich in Zukunft alles beim Kunden, Lieferanten oder Artikel abspeichern, was dort hin gehört. Doch leider sind wir von einem Papierlosen Büro noch seeeeeeeeeehr weit entfernt.

Alles was in Papierform ist, soll im gleichen System abgelegt werden. Eben nur in den Hängemappen.

Denke, ich werde die Kontaktdaten als oberste Blatt in die Akte ablegen. Das passt dann beim Kunden und beim Lieferanten.

Vielen Dank, ihr habt mir sehr geholfen.

Wünsche euch einen schönen und erfolgreichen Tag.

Euer Dummerle


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