Thema: Mail-Management des Chefs


Newcomer
(9 Beiträge)
von enamaus am 26.01.2011 um 09:24 zitieren

Hallo,

mein Chef hat ein anspruchsvolles Anliegen an mich: ich soll seine kompletten Mails verwalten. Einen Zugriff habe ich ja schon auf seine Mailbox, aber er möchte, dass ich auch alles bearbeite.

Am liebsten wäre ihm, wenn er gar keine Mails mehr lesen muss (Zeitfresser Nr. 1), sondern alles von mir erledigt (ausgedruckt und besprochen) wird.

Für mich ist das eher uneffektiv und vor allem unrealisierbar
Eine eigene Mailadresse muss ja doch für ihn bestehen bleiben. habe auch schon überlegt ob ich all seine Mails auf mich umleiten lasse (vor allem eine Wahnsinnsmailflut), aber das ist ja auch nit so sinnvoll oder was meint ihr? (Mailprogramm = Lotus Notes)

Wie handhabt ihr solche Wünsche? Organisiert jemand von euch komplett den Maileingang des Chefs (sodass er keine Mails mehr liest)?

Habt ihr das für mich Lösungen/Ideen/Anregungen?

Lg


Antwort: Re: Mail-Management des Chefs

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 27.01.2011 um 11:02 zitieren

Hallo Enamaus,

das ist wirklich ein anspruchsvoller Wunsch Deines Chefs. Und in meinen Augen nicht realisierbar. Wenn Du alle Mails bearbeiten kannst, kannst Du seinen Job machen, oder?
Es gibt Dinge, die sind Chefsache und das aus gutem Grund.
Dass er sich nicht mit allem befassen möche, kennt hier sicher jede von ihrem Chef. Meiner ist z.B. kein Freund von Mails und schließt auch einfach mal zwischendrin seinen Posteingang und kriegt dadurch gar nicht mit, was sich wichtiges getan hat
Ich lese also alle Mails von ihm, laufen bei mir auch auf, und mache ihn dann drauf aufmerksam, wenn was wichtiges dabei ist und er reagieren muß.
Unwichtige Dinge leite ich selber weiter zur Beantwortung oder kann auch selber eine Antwort formulieren.
Aber alles könnte und wöllte ich nie und nimmer erledigen.
Eine Lösung läßt sich sicherlich finden. Und ich kann mir auch nicht vorstellen, dass er so ganz weg sein möchte vom Geschehen. Manche Leute schreiben keine Briefe mehr, die mailen nur noch. Wie will er an denen dran bleiben, wenn er sich um seine Mails nicht kümmern will?
Hoffe, Du findest mit ihm eine Lösung. Vielleicht kommt hier noch der ein oder andere Tipp für Dich.

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Re: Mail-Management des Chefs

Newcomer
(9 Beiträge)
von enamaus am 31.01.2011 um 11:36 zitieren

Liebe Suse,

vielen Dank für deine Antwort - es tut mal gut das auch von Anderen zu hören!

Ich bin gespannt wie wir das lösen, ich sehe das nämlich gleich wie du. Hoffe, dass er auch mit mir kooperiert

LG


Antwort: Vielleicht vorsortieren?

Kaiserin
(450 Beiträge)
von Kerstin_K am 02.02.2011 um 11:28 zitieren

Also, alles ausdrucken ist uneffektiv, wenn das überhaupt geht (Denk mal an die ganzen Anhänge, wer soll die denn zuordnen?).

Vieleicht kannst Du ja seine Mails vorsortieren in UNterordner, so dass er wirklich nur noch die Sachen lesen muss, die Du nicht für ihn beantworten kannst?

Viele Grüße aus Hannover

Kerstin


Antwort: Re: Mail-Management des Chefs

Newcomer
(1 Beiträge)
von Kroeti am 02.02.2011 um 15:08 zitieren

Hallo,

vielleicht klappt das Vorsortieren ja schon mit den Lotus-Notes eigenen Regeln bzw. Einstellungen:

Im Bereich \"Werkzeuge\" kannst Du Regeln erstellen, die z.B. Mails direkt in verschiedene Ordner verschieben (z.B. sieht bei mir eine Regel so aus, dass alle Mails, die an die Mailgruppe Veranstaltung@xxx.de (in der ich Mitglied bin) direkt in den Ordner \"Veranstaltung\" geschoben werden. Alternativ kannst Du z.B. auch Teile des Betreffs als Bedingung für die Regel wählen (z.B. WENN Betreff enthält \"zur Kenntnis\", DANN verschiebe in Ordner \"zur Kenntnis\")

Damit kannst Du vielleicht einen Teil der Mails vorsortieren, aber die Anforderung, alle Mails komplett bearbeiten zu können, halte ich eher für utopisch.

Ich hoffe, ich konnte ein bißchen weiterhelfen.

LG, Kröti :)


Antwort: Re: Mail-Management des Chefs

Newcomer
(9 Beiträge)
von enamaus am 02.02.2011 um 17:35 zitieren

Vielen Dank - ich werde es meinem Chef mal vorschlagen. Bin gespannt, aber vermute, dass das dann nicht die Lösung für ihn sein wird. Er will ja die ganzen Mails nicht mehr lesen, sondern von mir in ein paar Worten das persönlich hören was im Mail steht. Sodass er mir dann gleich sagen kann was damit zu tun ist.

Lg


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