Thema: Bei Anruf nach Grund fragen


Newcomer
(3 Beiträge)
von Gartenschnecke am 04.08.2010 um 15:14 zitieren

Hallo Ihr,

habt Ihr Input für eine Neue?

Folgendes: Mein Chef möchte, dass ich bei jedem Anruf den Grund des Anrufs erfrage.
Wir sind eine sehr kleine Firma, wer mit ihm sprechen möchte, ist grundsätzlich Kunde. Ich bin mehr oder weniger Office Managerin und gehe meistens ans Telefon. Meiner Meinung nach ist es absolut unpassend und unhöflich den Kunden bei jedem Anruf nach dem Grund seines Anrufs zu fragen.

Muss zugeben, ich habe keine Ausbildung in dem Bereich, habe aber in weit größeren Unternehmen gearbeitet wo das nie von mir verlangt wurde.

Danke für Eure Hilfe!


Antwort: Re: Bei Anruf nach Grund fragen

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 04.08.2010 um 15:19 zitieren

Hallo Gartenschnecke,

also ich finde das nicht unhöflich.

Bei mir kommen die meisten Anrufe an und ich muss dann entsprechend intern weiterverbinden. Viele Anrufer wollen direkt meinen Chef sprechen. Der spricht aber nur mit Leuten, die er persönlich kennt bzw. den Grund des Anrufes weiß.

Viele rufen an, wollen ausschließlich den Chef sprechen und sagen mir nicht, um was es geht. Sorry, aber da bin ich rigoros. Ich stelle niemanden durch, wenn ich nicht weiß, worum es geht, wer der Mensch überhaupt ist und von welcher Firma er anruft. Meist sagen die Anrufer dann, es sei persönlich und man würde den Chef aus dem Privatbereich kennen. Das muss ich schmunzeln, da ich auch sämtliche Privatkontakte meines Chefs kenne

Es ist aus meiner Sicht nicht unhöflich, ein paar Dinge vorab mit dem Anrufer abzuklären. So hat Cheffe auch die Möglichkeit, sich auf ein Telefonat vorzubereiten - z. B. wenn er gerade im Meeting ist und dann den Rückrufzettel mit einem Stichwort vorfindet.

Es ist legitim, dass man nachfragt. Und wer nichts sagt, der hat was zu verbergen

LG, Melsi


Antwort: Re: Bei Anruf nach Grund fragen

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 04.08.2010 um 15:25 zitieren

Ich habe auch Anweisung nachzufragen. Und wenn jemand sagt, es ist privat, und ich kenne ihn nicht, dann sage ich, dann wird er Sie gerne zurückrufen und bitte um die Nummer.
Und ansonsten gilt hier wie bei Melsi, zumindest bei fremden Anrufern, ohne Grund kein Durchstellen. Und selbst bei bekannten Anrufern erbitte ich ein Stichwort, denn oftmals stellt sich dann raus, dass ich das klären kann (manche wollen \"nur\" einen Termin machen) oder die Sachbearbeiterin besser im Thema steht.
Also, mach das ruhig so, wenn Dein Chef das so möchte. Darauf kannst Du Dich ja berufen, wenn jemand nörgelt.

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Sekretärin als Filter und Schaltstelle

Kaiserin
(2043 Beiträge)
von Kirsten am 04.08.2010 um 15:40 zitieren

Hallo zusammen,

ich kann mich da Melsis Meinung nur anschließen:

Die Sekretärin hat m. E. sogar die Pflicht, Anrufe vorzusondieren und vom Chef fernzuhalten, was in die Verantwortlichkeiten anderer fällt. Sie ist Schaltstelle und sollte für jedes Thema gleich den richtigen Ansprechpartner finden.

Entsprechend ist es auch nicht unhöflich, sich freundlich zu erkundigen, worum es denn bitte geht und man muss nicht erst darum gebeten oder dazu aufgefordert werden.

Auch ich habe die Erfahrung gemacht, dass hierbei nur Menschen zickten, die etwas zu verbergen hatten oder sich wichtig machen wollten. Sekretärin bedeutet übrigens soviel wie \"Geheimnisträgerin\". Selbst prekärere Angelegenheit sollten bei ihr gut aufgehoben sein.

Als ich damals noch im Office war, kam jedenfalls so ohne Weiteres kein Anrufer an mir vorbei. Mein Chef hat es mir gedankt! Wuff! ;-D

Viele Grüße
Kirsten

Derjenige, der sagt: 'Es geht nicht', sollte den nicht stören, ders gerade tut.


Antwort: Re: Bei Anruf nach Grund fragen

Newcomer
(3 Beiträge)
von Gartenschnecke am 04.08.2010 um 16:21 zitieren

Danke für Eure Antworten!

Ihr habt ja Recht, ich lasse auch nicht jeden durch. Gehöre eher in die Kategorie Vorzimmerdrache.

Aber wir sind acht Mitarbeiter und wer den Chef sprechen will ist generell ein gut bekannter Kunde. Und bei unserer Größe sind wir doch angewiesen auf die. Den Kunden jedesmal aufzuhalten weil ich wissen will, was er will - ich weiß nicht, ist mir einfach unangenehm.

Danke Euch!


Antwort: Dann sag doch, dass der Chef es möchte

Kaiserin
(2043 Beiträge)
von Kirsten am 04.08.2010 um 17:24 zitieren

Hallo,

wenn du dich dabei nicht gut fühlst, dann delegiere doch einfach die Verantwortung, falls du merkst, dass der Anrufer irritiert ist:

Ich würde nicht per se voraussetzen, dass sich die Kunden daran stoßen - frag dich doch mal, ob DU (in vergleichbarer Situation) sauer wirst, wenn dich jemand nach dem Grund deines Anrufs fragt. Das passiert doch schließlich oft genug - verschwendest du daran einen Gedanken? Du sagst einfach was ist und fertig! Lediglich wenn wirklich etwas sehr unangenehm wäre, dann würdest du zögern. Und glaub mir, für solche Fälle bekommst du ein Gespür und machst dann auch mal eine Ausnahme, die du vor deinem Chef gut rechtfertigen kannst, sofern erforderlich.

Solltest du tatsächlich einmal an einen Kunden geraten, der spürbar innehält, dann sagst du einfach, der Chef habe dich gebeten, im Vorfeld grundsätzlich kurz das Thema für ihn abzuholen. Da wird sich keiner trauen dir zu sagen, dass du die Anweisungen deines Chefs missachten sollst.

Schieb den Chef vor - in diesem Fall kein Problem! M. E. zeigt dein Gefühl des Unwohlseins einfach ein bisschen Verunsicherung. Das ist aber gar nicht schlimm.

Einen Auftragsverlust riskierst du mit diesem Verhalten mit Sicherheit nicht!

Viele Grüße
Kirsten

Derjenige, der sagt: 'Es geht nicht', sollte den nicht stören, ders gerade tut.


Antwort: Re: Bei Anruf nach Grund fragen

Königin
(258 Beiträge)
von Zausel am 05.08.2010 um 15:37 zitieren

Hallo Gartenschnecke,

Du arbeitest nicht zufällig in einem Ingenieurbüro für Baustatik im südhessischen ?

Dort hatte ich auch mal so einen Chef. Egal ob er im Hause und am Platz war, er hat KEIN Telefongespräch angenommen. Auch reinstellen durften wir nicht. Wir mussten generell nach dem Anliegen fragen, es auf einer Liste notieren und diese ihm reingeben. Wenn er gewogen war, hat er zurück gerufen, wenn nicht, dann nicht. Ihr könnt Euch vorstllen, wie das dann war, wenn er NICHT zurück gerufen hat ........

Aber egal. Auf jeden Fall frage ich auch immer bevor ich reinstelle nach einem Stichwort für meinen Chef. Stellt sich jemand an, sage ich ihm, dass mein Chef gerne vorher wissen möchte auf welches Thema er sich einstellen darf.
Ansonsten sehe ich es wie die anderen hier. Teilweise kann ich die Anfrage schon bearbeiten und muss gar nicht mehr verbinden.

Grüße
Zausel


Antwort: Re: Gartenschnecke

Rose
(48 Beiträge)
von Schnuffi am 06.08.2010 um 12:06 zitieren

Hallo Gartenschnecke,
ein liebes Willkommen von mir!
Von Dir habe ich momentan viel zu viele im Garten.
Naja, Du wirst mir bzw. meinem Salat ja nicht gefährlich

Schönes Wochenende!

Viele Grüße aus Bayern
von
Schnuffi


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