Thema: Adressenpflege


Newcomer
(6 Beiträge)
von Maggy am 30.06.2010 um 21:44 zitieren

Hallo alle zusammen,

ich hab da mal ne Frage. Und zwar bin ich in unserer Firma für Adressenpflege etc. zuständig. Wir haben für jede Adresse bestimmt Kategorien zugeordnet. Viele von den Adressen sind auch noch von vor meiner Zeit und aus dem \"Altbestand\".

Nun ist es so, dass ich für jeden Kontakt verantwortlich bin der eingetragen ist aber ich ja nicht alle Kontakte täglich aktualisieren kann. Habt ihr irgendein Verfahren um immer aktuell zu sein? Klar hängt auch viel mit den Mitarbeitern zusammen, dass diese mir Bescheide geben wenn sich etwas ändert.

Ich hab mir nun schon überlegt, ob ich monatlich oder wöchentlich ein Buchstabe durchgehe und diesen aktualisiere bzw. mal drüber geh ob sich was geändert hat oder mmmmh... weiß auch nicht wie man das am besten machen kann. Die Chefs sehen halt nich wie zeitaufwendig das alles ist deshalb sollte es mehr oder weniger so \"nebenher\" gehen.

Über Anregungen und Ideen würde ich mich sehr freuen!

Liebs Grüßle
Maggy


Antwort: Re: Adressenpflege

Rose
(48 Beiträge)
von Schnuffi am 01.07.2010 um 08:15 zitieren

Guten Morgen Maggy,
wie Du das beschreibst, das klingt ziemlich \\\"kompliziert\\\". Was genau sind das denn für Adressen (Kunden??) und wieviele? Wie sind die Adressen angelegt (Karteikarten, Excel)? Wieso möchtest Du das prüfen?? Bekommst Du nicht eine Änderung mitgeteilt und diese wird dann erfasst?
Jeden Buchstaben durchgehen, nur um dann festzustellen, dass die Adresse noch aktuell ist? Wie willst Du prüfen, ob Änderungen eingetreten sind?
Ich würde Dir gerne Tipps geben, stelle hier nur Fragen
Vielleicht gibst Du uns mehr Infos, dann können wir Dir sicher helfen.

Viele Grüße
von
Schnuffi

Viele Grüße aus Bayern
von
Schnuffi


Antwort: Adressenpflege

Kaiserin
(4152 Beiträge)
von heddix am 01.07.2010 um 08:22 zitieren

Hi Maggy,

es ist nicht nur \"auch\" abhängig von deinen Mitarbeitern, sondern die Adresspflege ist sogar sehr abhängig davon. Wir haben hier eine offizielle Anweisung, dass alle bekannt werdenden Adressänderungen unserer Adresspflegestelle umgehend weitergeleteitet werden müssen!

Außerdem erfährst du Neues aus der (regionalen) Tagespresse. Du solltest darum bitten, dass du täglich eure Zeitung auf den Tisch bekommst. Unsere Adresspflegestelle und auch die Sekretariate bekommen täglich die regionale Presse auf den Tisch - sozusagen als Vorstufe zu siehe oben.

Wenn dein Chef dir Visitenkarten bringt - Datumsstempel drauf. Wir legen Visitenkarten elektronisch an und legen diese parallel dazu in ein A-Z-Register ab. Wenn du also eine neue Karte bekommst schaust du im Register, ob du diese schon hast. Wenn ja, Austausch im Register und Aktualisierung im PC.

Die Posteingangsstelle sollte dir eine Kopie von Schreiben geben, die eine Adressänderungen mitteilen.

So, das waren mal ein paar Anregungen meinerseits.

Ich hoffe du kannst etwas damit anfangen ...

Sonnige Morgengrüße
heddix


Antwort: Re: Adressenpflege

Kaiserin
(361 Beiträge)
von Allesora am 02.07.2010 um 15:36 zitieren

Hallo Maggy,

ich gebe Schnuffi recht, wenn sie fragt in welchem Tool die Adressen gepflegt werden müssen. Möglicherweise kannst du ein Datum eingeben.

Ich pflege die Kontaktdaten für meinen Chef in Outlook. Im Textfeld trage ich das Eintragungs-Datum ein.

Erhalte ich von meinem Chef eine Visitenkarte, prüfe ich zunächst nach ob dieser Kontakt in Outlook bereits vorhanden ist. Falls nein, gebe ich ihn ein und vermerke das Eintragungsdatum.

Ist dieser Kontakt bereits vorhanden, prüfe ich die Daten mit der neuen Visitenkarte ab und aktualisiere das Datum im Textfeld. Damit weiß ich immer genau, wie aktuell die Kontaktdaten sind. Ich notiere im Textfeld auch, wie der Kontakt zustande kam. Mein Chef kann sich nämlich manchmal nicht mehr erinnern, warum wir diesen Kontakt uuuuunbedingt eintragen mussten .....
Ende des Jahres, wenn die Weihnachtskartenorgie wieder beginnt, gehe ich die Kontakte durch und werfe alte Kontakte (meistens welche die er auf Veranstaltungen kennengelernt hat und nie benötigt hat) raus.

Gruß allesora

Lieber verrückt das Leben genießen, als normal langweilen!


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