Thema: Habt Ihr Ablageregeln?


Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 15.12.2009 um 12:20 zitieren

Manche Akten/Vorgänge sind dünner und manche dicker. In den dünneren Akten wird alles chronologisch abgelegt. In den dicken Akten gibt es bei uns noch eine Registerunterteilung. Die Registerbenennung ist meines Erachtens selbsterklärend. Wenn da SV mit xy (unsere Abkürzung für Schriftverkehr) drauf steht, dann hat da der Schriftverkehr, der mit xy geführt wird, abgelegt zu werden. Unter Verträge gehören Verträge, unter Sonstiges haben sie nichts verloren
Jetzt hat mein Chef wieder mal was gesucht und nicht gefunden und möchte jetzt, dass ich Ablageregeln aufstelle . Frau Suse steht da erst mal wie der Ochs vor`m Berg. Wie soll ich was erklären, was sich, meiner Meinung nach, selbst erklärt, aber natürlich davon lebt, dass die Leute sich auch an die Vorgaben halten??
Ich bin mal so richtig schön ratlos und weiß so gar nicht, wie ich an die Aufgabe rangehen soll.
Vielleicht helfen mir Eure Praxisberichte? Danke dafür.

Suse

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Antwort: Ablageregeln

Kaiserin
(4152 Beiträge)
von heddix am 15.12.2009 um 13:06 zitieren

Hallo Suse,

jetzt muss ich doch gerade schmunzeln - ja, ja, die lieben Kollegen ....

Das Ablagesystem ist ja meist gleich. Der Ordner-Rücken hat ein Schlagwort für den Inhalt, z. B. Aufsichtsrat. Im Ordner sind beschriftete Trennblätter vorhanden, z. B. Schriftverkehr, Tagesordnung, Protokoll etc.

Nach solchen Vorgaben abzulegen, sollte an und für sich kein Problem sein.

Aber wie du schreibst, gibt es (leider) Menschen, die einfach den ganzen Krempel immer obenauf packen. So nach dem Motto: \"Der Nächste wird\'s schon richten.\" Da sucht man sich zu Tode!

Was helfen könnte ist eine offizielle Arbeitsanweisung von Cheffe, die die Umsetzung/Einhaltung der Ablagevorgaben anordnet. Leider hilft manchmal nix anderes als die Axt im Walde.

Viel Erfolg ...

Grüße
heddix


Antwort: Ablageregeln?vorbei ist vorbei

Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 15.12.2009 um 13:52 zitieren

Hallo Suse,

ich kenne Ablageregeln aus Steuerbüropraxen und auch aus dem \"Handwerkerbüro\".
Alles steht und fällt mit den Personen, die solche Aktenordner bestücken! Manche Chefs sind ja nur in Eile und können dann weder Register noch Inhaltsverzeichnis lesen.

Aber als Beispiel möchte ich Dir die Ablage in einem Ingenieurbüro nennen (lange her), bei der es einigermaßen klappte. Die Projekte hatten nicht nur ein Register sondern auch ein Inhaltsverzeichnis, damit sich die Ingeneure daran halten konnten. Bei jedem neuen Projekt musste ich dieses Verzeichnis vor das Register heften. Auf den Taben des Registers standen nur Nummern, da konnte keiner per Hand etwas verändern!

In der Buchhaltung habe ich Pendelordner mit den Unterfächern: Kassen, Rechnungseingang, Rechnungsausgang,Banken, Finanzamt, sonstiges. Da lege ich alle Dokumente eines Montas ab und so bekommt es dann der Steuerberater gebündelt zugesandt. In den großen Ordnern wie Angebote, Debitoren, Kreditoren habe ich alphabetische Register. Dort wird ein ganzes Jahr lang gesammelt. So sind unter dem Buchstaben A bei den Lieferanten alle Lieferanten mit dem Anfangsbuchstaben von AA, AB, AC,AD, etc vorhanden. Neue Sachen lege ich obenauf pro Kreditor ab, damit ich schnell die letzte Rechung wiederfinden kann.

Ablage Schriftverkehr? Das ist Chefsache!!! Und da sieht es aus wie bei Sodom und Gomorra, da findeste NIX wieder. Aber ich gehe nicht daran, hat keinen Zweck, man bringt diesem Mann keine Ablagetechnik und Ordnung bei! Muss er immer schön selber wiedersuchen!

Kaltsonnige Grüße

esbe Wasserimknie

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Re: Habt Ihr Ablageregeln?

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 15.12.2009 um 15:56 zitieren

Ja, ja, die lieben Kollegen.. und der Chef Meiner sagt ja gerne, Frau Suse, ich mache hier keine Ablage, also haben sie sie gemacht; finden Sie es.. Fakt ist nur, dass hier jeder ablegt, außer ihm.

Grübele nun schon ein paar Tage über die Aufgabenstellung nach aber ich tue mir echt schwer.. Habe jetzt schon überlegt, ob ich mir nicht frech ein Buch zu dem Thema anschaffe.
Mal sehen.
Danke schon mal für Euer Feedback. Sehen wir uns vor Weihnachten noch mal an der Glühweinbude?

Suse

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Antwort: Re: Habt Ihr Ablageregeln?

Kaiserin
(4989 Beiträge)
von Chili am 16.12.2009 um 12:04 zitieren

Halli hallo,

also Ablageregeln gibt es hier keine. Das macht jede Abteilung hier nach eigenen Wünschen und Vorstellungen. Ist aber inzwischen sooo verworren, dass die Direktion jemanden mit der Aufgabe betraut hat, einen Ablageplan für alle Bereiche und Abteilungen zu erstellen.
Das dauert aber noch so seine Zeit, denn die Person muss sich ja nun durch alle Akten durchbeißen...
Bei uns ist es so, dass Cheffe mit mir einen Ablageplan aufgestellt hat und den kennt er sehr gut und da gehen nur er und ich dran.
Die anderen Kollegen legen alle ihre Akten bei sich ab, mit denen sie zu tun haben.
Benötigt Cheffe dennoch einen solchen Vorgang, wird der betreffende Mitarbeiter gerufen bzw. bringt die Akte vorbei.

Hilft dir zwar auch nicht richtig weiter... Aber ich wollte nur einen Übergang zu deinem letzten Satz schaffen, wo du uns doch zum Glühwein heute mittag einlädst!!!

Bis gleich also
Chili


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