Thema: Sortieren in Word?


Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 13.11.2009 um 09:36 zitieren

Guten Morgen,

habe ein kniffliges Problem und hoffe hier im Forum deeeen Tipp zu bekommen!

Folgendes:
Ich habe Adresslisten im Wordformat (2003) die nicht in einer Tabelle stehen, sondern nach dem Muster 1. Zeile= Namen, 2. Zeile= Straßenname, Hausnummer, PLZ, Ort, Telefonnummer. Und alles ist alphabetisch nach Namen angeordnet.

Ich soll jetzt diese Liste umstricken und zwar nach Hausnummern der Straße.

Geht das? Und wenn, wie?

Bitte dringend Hilfe!

verzweifelnde Grüße

esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Export in Excel?

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 13.11.2009 um 10:40 zitieren

Guten Morgen Esbe,

Du stellst uns immer wieder vor neue Herausforderungen

Also ich würde die Adressdaten von Word in Excel kopieren/importieren. Dann kannst Du nach allen möglichen Dingen sortieren - je nach Lust und Laune Deines Chefs

Ob und wie eine Sortierung in Word geht, weiß ich leider nicht
Ich verwalte solche Daten lieber in Excel, weil ich dort flexibler bin

LG und vorab ein schönes WE, Melsi


Antwort: Re: Sortieren in Word?

Königin
(209 Beiträge)
von Maira am 13.11.2009 um 11:05 zitieren

Guten Morgen liebe esbe,
markiere die Liste oder Tabelle und gehe im Menü Tabelle auf Sortieren, dort wähle die gewünschte Sortieroption aus.


Übrigens, die Werbung ist schon wieder da, zumindest bei mir.

Schönes Wochenende!!
Maira

Wer lächelt statt zu toben, ist immer der Stärkere!


Antwort: Sortieren - zuerst \"Umbau\" nötig

Kaiserin
(481 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 13.11.2009 um 11:22 zitieren

Hallo Esbe!

Das Problem: Du hast keine Datensätze, sondern einfach Absätze. Deshalb ist Mairas Hinweis auch nicht zu verwenden. Ich verstehe Dich so, dass Deine Daten etwa in der Form vorliegen:

Vorname, Nachname
Straße Hausnummer
PLZ Ort
Leerzeile
Vorname, Nachname…

Jeweils drei Absätze enthalten einen Datensatz: Name, Straße/Nr, PLZ/Ort. Ich gehe davon aus, dass unter jeder Adresse eine Leerzeile (leerer Absatz, also Enter) steht. Das muss zum Sortieren umgebaut werden. Wenn alle Adressen gleich wären könnte das auch automatisiert mit einem Makro (VBA) passieren. Das wäre meine private Lösung.

Eine manuelle Möglichkeit wäre diese (Vorsicht, hört sich komplizierter an, als es ist, am besten mal mit zwei, drei Adressen in einem eigenen Dokument testen):

1. Die erste Adresse (3 Absätze) markieren
2. Suchen und ersetzen aufrufen dann Absatzmarke durch Tabstopp ersetzen ^p durch ^t (caretzeichen links oben auf der Tastatur)
3. Schaltfläche Alle ersetzen drücken. Word fragt ob dies nur für die Markierung oder das ganze Dokument gilt, bitte nur Markierung wählen.

Die Adresse wird jetzt zur Zeile umgebaut mit Tab als Trenner.

Das ganze für alle Adressen wiederholen. Das Dialogfeld Suchen und ersetzen kann dabei auf dem Bildschirm bleiben, einfach ins Dok klicken und dort die nächste Adresse wählen, dann wieder Alle ersetzen, nur Markierung wählen, dann wieder ins Dok klicken, nächste uws.

Wenn alle durch sind, den Text umwandeln in Tabelle, der Befehl steht im Menü Tabelle. Straße und Hausnummer stehen jetzt in einer Zelle. Nun kannst Du über die Sortieroptionen in dieser Zelle nach der Zahl sortieren lassen.

Alternative: Du überträgst die Tabelle nach Excel. Hier könnte man z. B. aus der Zelle mit Straße/Hausnummer auch automatisch zwei Zellen bzw. separate Spalten erzeugen.

Bitte nicht schimpfen - das ist natürlich umständlicher als meine bevorzugte, private Programmierungs-Lösung, vor allem bei vielen Adressen. Aber es funktioniert. Und aus deiner /Lose-Adressensammlung/ in Absatzform wird so eine brauchbare Tabelle, die auch in Excel zu verwalten wäre (s. Posting Melsi).


Schönen Freitag noch

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin | Trainerin
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Nützlich
Wordrezepte: www.von-wilmsdorff.com

Praktisch Praxishandbuch Word
Gabler Verlag, ISBN 3-409-12406-3
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Antwort: Re: Re: Sortieren in Word?

Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 13.11.2009 um 12:13 zitieren

Hallo Maira,

bei mir auch!
1 x workingoffice- Forum, mindestens 3 mal Wegklicken der Autowerbung!

Aber wie hieß es immer:
Schon Adam und Eva sündigtem in einem Ford (t)!!

Lieber Gruß von der von Werbung gestressten

esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Re: Sortieren in Word?

Königin
(209 Beiträge)
von Maira am 13.11.2009 um 12:17 zitieren

Sorry esbe,
sorry claudia,
hab\\\' das mit der fehlenden Tabelle überlesen, deshalb ist meine Hilfe auch nix wert
Weiß schon, warum hier so viele Postings mit Wordproblemen (von mir) stehen!!

Maira

Wer lächelt statt zu toben, ist immer der Stärkere!


Antwort: Sortieren - Sorry braucht es nicht ;-)

Kaiserin
(481 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 13.11.2009 um 12:44 zitieren

Hallo Maira,

das macht doch nichts! Eine Entschuldigung ist für mich überflüssig, wirklich unnötig.

Grundsätzlich warst Du doch in der richtigen Richtung, und der Tipp kann - wenn die Absätze zu Tabellen wurden - durchaus helfen.

In dem speziellen (Esbe-)Fall passt er noch nicht 100%ig - kann aber noch.
Und: es ist wichtig, dass viele hier mitmischen, denn mitunter ist es wirklich so, dass sich die wirkliche Hilfe bzw. das Problem sich erst nach einigem Hin und Her ergibt. Selbst viele Wordprobleme schaffen Vorteile: man lernt doch das eine oder andere hinzu. Und dafür taugen doch solche Stellen wie hier!

Freundlich-frühlingshaft laue Grüße aus der Pfalz

Claudia von Wilmsdorff
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Antwort: Re: Sortieren - zuerst \\

Kaiserin
(1158 Beiträge)
von esbe am 13.11.2009 um 13:05 zitieren

Hallo Claudia,
danke, dass Du so schnell Zeit für mich hattest. Es ist noch viel schlimmer, in der ersten Zeile steht Nachname, Vorname, dann kommt ein einfacher Zeilenumbruch und in der einzigen Zeile darunter steht dann die Staße mit Hausnummer, die PLZ, der Ort. Danach kommt erst das Abschnittzeichen (Entertaste). Und nichts ist mit einer Leerzeile danach!

Es bedeutet also für mich massive Umbauarbeiten in diesen Listen vorzunehmen. Und wenn ich am Wochenende mal Zeit habe, probiere ich es mit der kleinsten Straßeneinheit von 11 Anwohnern einmal aus!

Dir vielen, vielen Dank

esbe

Alle Menschen sind klug - die einen vorher, die anderen nachher.


Antwort: Suchen und ersetzen mit Zwischenschritt

Gräfin
(163 Beiträge)
von Josi am 13.11.2009 um 13:10 zitieren

Hallo zusammen,

eine Ergänzung zur Anleitung von Claudia: Wenn man zuerst die doppelten Leerzeilen durch ein - in den Adressen nicht vorkommendes Symbol - z. B. * ersetzt, anschließend die Absatzzeichen durch Tabs und dann die * wieder durch ein Absatzzeichen, kann man das Suchen und Ersetzen durchlaufen lassen und ist ganz schnell fertig.
Liebe Grüße
Josi


Antwort: Re: Re: Sortieren - zuerst \\\\

Gräfin
(163 Beiträge)
von Josi am 13.11.2009 um 13:25 zitieren

Der Zeilenumbruch ist ein shift+enter, der Absatz ein enter?
Dann shift+enter durch tab ersetzen.
Was steht zwischen PLZ, Ort und Straßennamen? Kommas mit Leerzeichen? Dann die auch durch Tab ersetzen.


Antwort: Vllt. sogar besser ;-)

Kaiserin
(481 Beiträge)
von ClaudiaVonWilmsdorff am 13.11.2009 um 14:32 zitieren

Hallo esbe,

das ist vielleicht sogar vorteilhaft, wenn dein Text so aussieht:

Vorname Nachname ManuellerZeilenumbruch (Umschalt+Eingabetaste)
Straße Hausnummer, PLZ Ort

Ersetze den manuellen Zeilenumbruch durch ein Komma. Dann stehen alle Adressen jeweils auf einer Zeile. Kannst du dann für alle Adressen in einem Zug erledigen.
Jetzt wählst Du Tabelle, Text in Tabelle umwandeln und gibst unten als Trennzeichen für die nächste Spalte bei Andere: das Komma an. Du solltest eine Dreispaltentabelle erhalten:

Spalte 1: Vor- Nachname Spalte 2: Straße Hausnummer Spalte 3: PLZ Ort

Jetzt klappt Sortieren schon. Oder noch eleganter rüber nach Excel kopieren und dort mit den Leerzeichen als Separator jeweils neue Spalten erzeugen. Ergebnis:

Spalte1 Vorname Spalte2 Nachname Spalte3 Straße Spalte4 Hausnummer usw.

Jetzt kannst Du nach Herzenslust filtern.

PS: Suchen und ersetzen ist prima geeignet - drücke im Dialog auf erweitert und dann auf Sonstiges um z. B. nach Zeilenumbrüchen zu suchen. Notwendigerweise sollte der Text den stets gleichen Aufbau haben (also z. B. immer Kommas zwischen), um nachher korrekt umgebaut zu werden.

Sollte es nicht klappen, schicke mir ggf. mal eine Beispieldatei.

Viel Erfolg!

Claudia von Wilmsdorff
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