Thema: DMS


Kaiserin
(320 Beiträge)
von Ela am 13.07.2009 um 16:32 zitieren

Hallo @ all,

wäre dankbar für einen Tipp zum Thema Dokumentenmanagement. Gibt es da gute Freeware? Geht hauptsächlich um Archivierung und Strukturierung von Daten (Dauerakte). Habe bisher noch nicht das passende Programm gefunden...

Viele Grüße
Ela


Antwort: Re: DMS

Kaiserin
(450 Beiträge)
von Kerstin_K am 14.07.2009 um 13:27 zitieren

Hallo Ela,

also ich bin da sehr skeptisch.

Dokumentenmanagement ist viel mehr, als die Sachen nur einzuscannen statt abzuheften. Wenn das nicht vernünftig aufgesetzt wird, passiert folgendes; Es ist jetzt zwar alles eingescannt, aber die User drucken es zur Sicherheit doch nochmal aus und heften es ab, ist ja auch ganz einfach jetzt.

Da muss einiges bedacht werden: Datenvolumen, Zugriffsrechte, Revisionssicherheit.....Ein sehr weites Feld und bestimmt nicht mit Freeware abzuhandeln.

Viele Grüße aus Hannover

Kerstin


Antwort: Re: Re: DMS

Kaiserin
(320 Beiträge)
von Ela am 14.07.2009 um 14:35 zitieren

Hallo Kerstin,

es geht nur um Daten, die ich für den GF in der Dauerakte verwalte und archiviere. Recht hättest Du sicherlich bei einem großen Datenvolumen mit mehreren Usern, aber so wäre das sicherlich \"mit Kanonen auf Spatzen geschossen\" - zumindest preislich

Sollten wir uns später anders entscheiden (mehr Nutzer z. B.), gibt es bei Freeware ja meist auch den Ansatz zunächst eine kostenfreie Stand-alone-Version herunterzuladen und später auf die Enterprise-Version umzusteigen.

Viele Grüße
Ela


Antwort: Re: DMS

Sternschnuppe
(52 Beiträge)
von Elena am 14.07.2009 um 14:44 zitieren

Hallo Ela,

ich schließe mich Kerstins Meinung an. Wir führen gerade eine DMS System für die ganze Firma ein.
Diese System sind doch sehr umfangreich und es gilt einiges zu beacfhten.

Vielleicht ist ein anderes System für das was Du vorhast besser geeignet. Kann dir an dieser Stelle, aber leider keines namentlich nennen.

Gruß
Elena


Antwort: Re: Re: Re: DMS

Kaiserin
(450 Beiträge)
von Kerstin_K am 15.07.2009 um 10:34 zitieren

Ela,

bei dem, was Du vorhast, würde ich mir eien canner zulegen und die Dateien dann in einer sinnvollen Verzeichnisstruktur ablegen. Dafür brauchst Du keine Software.

Achtung: Bitte an die gestzlichen Aufbewahrungsfristen denken. Wenn das elektronische Rchiv die Papiere vollständig ersetzen soll, ist einiges zu beachten.

Und noch was: Bei vielen Freeware-Programmen ist die gewerbliche Nutzung ausgeschlossen.

Viele Grüße aus Hannover

Kerstin


Antwort: Re: DMS

Newcomer
(9 Beiträge)
von Themis am 16.07.2009 um 10:06 zitieren

Hallo Ela,

die Diskussion kommt hier vermutlich deswegen nicht weiter, weil wir nicht genau wissen, was genau Du brauchst.

Geht es nur darum, Dokumente sicher zu verwahren? Dazu braucht es keine Software, sondern nur eine gut durchdachte Struktur, die sich mit dem Explorer anlegen lässt. Dokumtenschutz lässt sich auch bei den Standard-Programmen erzeugen. Um welche Art von Dokumenten geht es denn vorrangig?

Es braucht etwas \"Gehirnschmalz\" um darüber nachzudenken, wie die Ablagestruktur gegliedert sein muss. Das nimmt Euch aber kein DMS ab. Dennoch ist genau das die wichtigste Aktion.

Wenn eine klare Struktur da ist, kann man die praktische Umsetzung oft mit \"Bordmitteln\" erledigen.

Zu dem Thema könnte ich noch ganz viel schreiben, aber dazu kenn ich Deine Anforderungen zu wenig. Lass doch mal wissen...

Viele Grüße
Themis


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