Thema: Frage über Aufgaben einer Assistentin der Geschäftsführung


Newcomer
(6 Beiträge)
von Rosa am 04.06.2009 um 22:21 zitieren

Hallo,

ich bin neu hier auf der working@office Seite und heute brauche ich Eueren Rat.

Ich bin sei zwei Jahren Assistentin der Bereichsleitung eines großen Unternehmens sowie Assistentin der Geschäftsführung. Mein Chef ist auch Sprecher der Geschäftsführung einer GmbH.

Ich mache die Reisekostenabrechnung meines Chefs (ist selbstverständlich) und zusätzlich die Reisekostenabrechnung von 15 Aussendienstmitarbeitern der GmbH.

Gehört es zu den Aufgaben einer Assistentin der Geschäftsführung, die Reisekostenabrechnung von so vielen Mitarbeitern zu machen?

Herzlich gesagt, ich hätte mir die Aufgaben ein wenig anders vorgestellt. Vor zwei Jahren hatte mir mein Chef im Vorstellungsgespräch gesagt, dass ich seine Reisekostenabrechnung machen musste aber nicht von zusätzlich 15 AD. Ich habe ihm mehrmals über dieses Thema angesprochen aber bis heute erfolglos.

Gehört es wirklich zu meinen Aufgaben? Könnt ihr mir helfen?

Lieben Dank für eine Rückmeldung.


Antwort: Re: Frage über Aufgaben einer Assistentin der Geschäftsführung

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 05.06.2009 um 07:47 zitieren

Hallo Rosa,

willkommen im Forum.

Grundsätzlich würde ich sagen, richten sich Deine Aufgaben nach der Stellenbeschreibung, die für Deine Stelle angelegt wurde. Wenn Dir da diese Aufgabe zugeordnet ist, wirst Du nicht drum herum kommen. Solltest Du keine Stellenbeschreibung haben, hat es sich vielleicht einfach eingebürgert, dass die Mitarbeiterin auf dieser Position diese Aufgabe mit erfüllt. Da hilft dann nur mit Cheffe reden, da Du das schon getan hast, scheint er nichts daran ändern zu wollen.. Ich denke, wir haben alle Aufgaben, die wir nicht gerne machen, aber den Rest mache ich eben gerne und dann komme ich durch die 2-3 unliebsamen auch durch

Die Bezeichnung einer Stelle als \"Assi der GL\" oder so läßt immer hochtrabend denken, aber die Ausgestaltung der Stelle liegt ja im Unternehmen selbst, und da habe ich schon viele Unterschiede gehört und mitbekommen.

Heute als Chef-Sekki in diesem kleinen Unternehmen habe ich mehr Machtbefugnisse als Assi der GL damals bei einer großen Baufirma. Wie sagte hier schon mal jemand, Titel sind Schall und Rauch, da ist durchaus was dran finde ich .

Könnte Deinem Posting aber auch entnehmen, dass Du Dir den Job grundsätzlich anders vorgestellt hast und einfach unzufrieden bist? Vielleicht interpretiere ich aber auch zuviel rein.

Kannst Dich ja noch mal äußern, wenn Du magst.

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Stellenbeschreibung

Kaiserin
(4152 Beiträge)
von heddix am 05.06.2009 um 08:19 zitieren

Hallo Rosa,

willkommen im \"Club\"

Im Grunde stimme ich mit dem Posting von Suse überein.

Wenn es bei euch keine Stellenbeschreibungen gibt, dann kannst du dir deine Aufgaben nicht aussuchen oder herauspicken - auch nicht als Sekki oder Assi der GF. Und wenn dein Chef auf das Thema nicht eingeht, dann kannst du da nicht viel ändern. Es sei denn, du kannst die Arbeiten für ihn nicht zeitgerecht abarbeiten, weil du eben mit den 15 AD\'lern beschäftigt bist. Das musst du eben mal (ganz bewusst) ausprobieren Vielleicht hat du Glück und dein Chef gibt die Reisekostenabrechnungen der AD\'ler dann an eine andere Stelle weiter.

Dennoch stelle ich mir vor, dass es in einem großen Unternehmen - wie von dir beschrieben - eine Personalabteilung geben sollte, die sich neben der Vergütungsabrechnung auch um andere pesonenbezogene Abrechnungen - also z. B. Reisekostenabrechnungen - kümmert.

In kleineren Betrieben ist es ja oft so, dass die Sekki vom Chef das Mädchen für alles ist ...

Persönlich wäre ich mit der Aufgabe für die AD\'ler auch nicht glücklich!

Viel Erfolg weiterhin ...

Gruß
heddix


Antwort: Assi der GF

Kaiserin
(1270 Beiträge)
von Melsi am 05.06.2009 um 08:48 zitieren

Hallo Rosa,

ich schließe mich Suse und Heddix an

Ich selbst bin seit 1999 Assi der GF - anfangs waren wir insgesamt 7 Mann stark, heute sind es 27

Von Beginn an war ich hier das sog. \"Mädchen für alles\". Aber, und das ist ganz wichtig zu bemerken, ich habe Einblick in ALLES, was im und um die GmbH passiert. So bin ich zuständig für die gesamte Finanzbuchhaltung, die Personalabteilung, die Betreuung des Fuhrparks, Ansprechpartnerin für Kunden, Personaleinsatzplanung usw. usw.

Seit etwa 8 Jahren betreue ich sämtliche Finanzgeschichten im Unternehmen, genieße das uneingeschränkte Vertrauen meines Chefs und der Mitarbeiter.

Auch ich habe hier manchmal Aufgaben zu erledigen, die mir absolut keinen Spaß machen - z. B. Kunden hinterher telefonieren, die ihre Rechnungen nicht zahlen. Aber alles in allem habe ich hier den Himmel auf Erden und möchte meinen Job nicht mehr hergeben.

Jede von uns Mädels hat solche unliebsamen Aufgaben zu erfüllen und ich gehe mal davon aus, dass die 15 Reisekostenabrechnungen pro Monat sicherlich nicht zu den schlechtesten Aufgaben gehören

Vielleicht kannst Du Deinen Chef ja mal motivieren, Dir ein schönes Programm für die Abrechnungen zu kaufen. Lexware z. B. bietet solche Programme an und RK-Abrechnungen sind damit ruckzuck erstellt.

Ansonsten ist es heute tatsächlich so, dass die Assi der GF nicht nur den ganzen Tag dekorativ im Vorzimmer des Chefs sitzt und nur ein paar Terminchen macht, telefoniert und dem Chef den Kaffee serviert

Eine Assi muss heute sehr vielfältig und flexibel sein. Zuviel gemecker über unliebsame Arbeiten/Aufgaben kommen da nicht gut rüber. Gerade in kleineren Unternehmen kann man sich die Aufgaben nicht herauspicken. Da ist jeder Mann/jede Frau gefragt und alle müssen anpacken.

Dann wünsche ich Dir mal gutes Gelingen und nicht vergessen: Was sind schon 15 RK-Abrechnungen gegen Großeinkäufe für die GmbH erledigen (das muss ich hier nämlich auch erledigen)

LG und vorab ein schönes WE, Melsi


Antwort: Reisekostenabrechnung

Kaiserin
(382 Beiträge)
von EGE76 am 05.06.2009 um 13:32 zitieren

Hallo zusammen!

beim Lesen musste ich doch ein wenig schmunzeln. Denn, wie mir scheint, habe ich es hier bei mir richtig gut *freu*

Wir haben ca. 500 MA und JEDER der auf Reisen ist, macht seine RK selber. Es gibt ein Excel-Sheet, das entsprechend programmiert ist und damit geht das ruckzuck. Es sind nur ganz seltene Ausnahmen, dass ich oder meine Kollegin die Abrechnung für den Chef machen müssen.

Aber, wenn es bei Euch natürlich anders läuft und diese Aufgabe zu eurem Job/Bereich dazugehört - klar, dann muss man es halt machen. Wie überall gibt es Dinge die einem mehr oder weniger liegen, ich hasse zum Beispiel Übersetzungen

Aber dennoch sehe ich jede (neue) Aufgabe als Herausforderung und als Kapital für MEINE Zukunft! Denn wer weiß, wann ich dieses Wissen/diese Erfahrungen noch einmal brauche, vielleicht für einen besseren Job? Wer weiß......

Schönes Wochenende zusammen!!


Gruß

EGE76

Viele Grüße
EGE76


Antwort: Re: Re: Frage über Aufgaben einer Assistentin der Geschäftsführung

Newcomer
(6 Beiträge)
von Rosa am 05.06.2009 um 21:00 zitieren

Liebe Kolleginnen,

erstmals Tausend Danke für die Rückmeldungen. Es hat mich sehr gefreut und man fühlt sich nicht allein

Es ist mir klar, dass alle Aufgaben nicht undingt Spaß machen.
Aber im Vorstellungsgespräch und in der Stelllenausschreibung war nur die Rede der Reisekostenabrechnung nur für meinen Chef. Über diesen Punkt war ich natürlich sehr enttäuscht.

Aber es wurde jetzt vereinbart, dass die AD\\\'ler ihre Reisekostenabrechnung selbst machen müssen. Ich muss irgendmal wann die Kollegen schulen. Ich bin sehr gespannt, ob diese Entscheidung tatsächlich in der Praxis umgesetzt wird.

Aber im Grunde genommen, ich kann mich nicht über meine Position und meine Aufgaben beklagen. Ich bin u.a. für Personal, Controlling, Buchhaltung zuständig. Ich komme mit meinem Chef sehr gut klar, er lässt mich viel Zeitraum und ich habe bis jetzt einige Schulungen besuchen dürfen.

Ich kann mich also Glückglich schätzen

Schönes sonniges Wochenende,

Rosa


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