Thema: Vertretungsregelung


Königin
(201 Beiträge)
von Frau-Urmel am 12.05.2009 um 11:29 zitieren

Hallo,

wie wird eigentlich bei Euch die Sekretariatsvertretung gehandhabt? Bei uns gibt es normalerweise Doppelsekretariate. Jetzt ist der Fall eingetreten, dass ich eine Kollegin vertreten soll, die aber auf einer anderen Etage sitzt und ich die Arbeitsweise dort im Büro nicht kenne. Außerdem ist es ein ganz anderen Thema als meins. Ich hab noch gar keine Vorstellung wie das ablaufen soll. Durch Umstrukturierungen und dadurch bedingte Umzüge in unserem Haus sitzen wir beide in Einzelsekretariaten.
Vielleicht könnt ihr mal ein paar Tipps geben.

LG Frau Urmel


Antwort: Re: Vertretungsregelung

Kaiserin
(355 Beiträge)
von Schaf am 12.05.2009 um 12:01 zitieren

Hallo Frau-Urmel,

Ihr macht doch bestimmt eine Übergabe, oder?
Ich würde mir ja jetzt nicht soviele Gedanken machen. Für mich sind die Grundaufgaben des Sekretariates immer gleich und alles andere wird in einer Übergabe besprochen.

Und jenachdem wo Du sitzen wirst stellst Du das eine Telefon um.

Du wirst sehen das Du Dir garnicht soviele Gedanken machen musst.

Viele Grüße
Schaf


Antwort: Re: Vertretungsregelung

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 12.05.2009 um 12:45 zitieren

Hallo Frau-Urmel,

zum einen, wie Schaf schon sagt, wird es ja eine Übergabe geben, völlig unwissend wirst Du also nicht starten müssen.
Aber Du könntest den Effekt ja noch dadurch abfedern, dass Ihr Euch vorher schon mal zusammensetzt und Euch einen Einblick in die jeweilige Arbeit gebt und dabei dann gleich feststellt, wo wieviel Erklärungsbedarf besteht und da dann noch mal Zeit einplant, Euch einzuweisen. Und Checklisten könnten verhindern, dass etwas übersehen wird.
Und Ihr müßtet klären, wie es mit dem Telefon und der Bürobesetzung werden soll, aber da haben Eure Chefs ja vielleicht auch schon Vorstellungen zu.
Betrachte es als Herausforderung! Wird schon

Viel Erfolg.

Suse

Behandele andere so, wie Du selber behandelt werden möchtest!


Antwort: Vertretung

Kaiserin
(4152 Beiträge)
von heddix am 12.05.2009 um 14:08 zitieren

Hallo Frau-Urmel,

genau wie Schaf sagt bzw. mäht

Vertretung im fremden Sekretariat kann nur aus Telefonaufsicht, Chefbewirtung (Kaffee, Tee usw. hinstellen) und Terminüberwachung bestehen (evtl. mit Zugriff auf den Chef-Kalender oder Vorlage des Terminbuchs).

Alles andere - z. B. mal ein Brief schreiben - kann nur auf Zuruf des \"Vertretungschefs\" gehen.

Wenn Besonderheiten zu beachten sind, dann muss dich deine Kollegin, die du vertreten sollst, frühzeitig einweisen.

Ansonsten hat immer deine Arbeit Vorrang. Eine Vertretung sollte nur die wichtigsten/notwendigsten Vertretungsarbeiten übernehmen.

Ich weiß von was ich rede ... und das klappt ganz hervorragend hier (gegenseitig).

Also, ran an den Speck und viel Erfolg.

Gruß
heddix


Antwort: Re: Vertretung

Königin
(201 Beiträge)
von Frau-Urmel am 12.05.2009 um 15:34 zitieren

Hallo Ihr Lieben,

vielen Dank für Eure Hinweise. Ich hoffe, dass wir das alles so hinbekommen. Wir sind beide auf unseren Plätzen ziemlich eingespannt und hatten bisher nur die Vertretung im Zuge der Doppelbesetzung im Büro. Das hat ja auch gut funktioniert. Aber wenn man nicht gemeinsam in einem Büro arbeitet erschwert das die ganze Sache. Die Chefs sehen das nicht so eng. Aber wenn man am anderen Platz ist, bleibt die eigene Arbeit liegen. Ich hoffe, dass das nicht zu größeren Problemen führt. Meine Kollegin arbeitet in der Rechtsabteilung, und da unten ticken die Uhren etwas anders.
Wie sagt man so schön, Augen zu und durch. Danke für die Aufmunterung, kann ich gut gebrauchen.

LG
Frau-Urmel


Antwort: Re: Vertretung

Königin
(201 Beiträge)
von Frau-Urmel am 12.05.2009 um 15:34 zitieren

Hallo Ihr Lieben,

vielen Dank für Eure Hinweise. Ich hoffe, dass wir das alles so hinbekommen. Wir sind beide auf unseren Plätzen ziemlich eingespannt und hatten bisher nur die Vertretung im Zuge der Doppelbesetzung im Büro. Das hat ja auch gut funktioniert. Aber wenn man nicht gemeinsam in einem Büro arbeitet erschwert das die ganze Sache. Die Chefs sehen das nicht so eng. Aber wenn man am anderen Platz ist, bleibt die eigene Arbeit liegen. Ich hoffe, dass das nicht zu größeren Problemen führt. Meine Kollegin arbeitet in der Rechtsabteilung, und da unten ticken die Uhren etwas anders.
Wie sagt man so schön, Augen zu und durch. Danke für die Aufmunterung, kann ich gut gebrauchen.

LG
Frau-Urmel


Antwort: Re: Vertretungsregelung

Newcomer
(3 Beiträge)
von redfairy am 15.05.2009 um 09:29 zitieren

Hallo allerseits,

ich werde ständig von einer Teilzeit-Kollegin unterstützt. Darüber bin ich sehr glücklich, denn das erleichtert die Vertretungsregelung enorm. Meine Kollegin weiß immer was gerade anliegt, woran gerade gearbeitet wird.

Vertretungen in \\\"fachfremden\\\" Arbeitsgebieten kann ich mir nur in der Form vorstellen, dass die \\\"üblichen\\\" Aufgaben im Vorzimmer (Präsenz, Telefon, Termine, Schriftverkehr nach kurzen Anweisungen etc.) erledigt werden können. Alles andere bedarf logischer Weise einer Einarbeitungszeit.

Klar sollte aber auch sein, dass im Vertretungsfall sowohl die eigenen, als auch die zu vertretenden Aufgaben nicht in der gewohnten Qualität und Quantität erledigt werden können.
Wenn hier die Erwartungshaltungen nicht zurückgeschraubt werden, läuft wohl einiges schief in den Köpfen der Chefs.
Stellt euch vor, es gelingt (irgendwie), dass eine Kollegin ohne mit der Wimper zu zucken zwei Aufgabengebiete - wenn auch nur für einen begrenzten Zeitraum - problemlos bewältigt.
Was könnten denn daraus für Schlüsse gezogen werden (zumindest gedanklich?).

Bitte nicht falsch verstehen, ich möchte nicht den Eifer bremsen, aber wir sollten uns alle von der Utopie \\\"ich schaffe alles, egal was kommt und unter welchen Umständen\\\" verabschieden. Wir sind Menschen und keine Maschinen.

Daher mein Tipp: souverän die Aufgabe annehmen, sich nicht verrückt machen lassen und die Aufgaben erledigen so gut es geht.


Antwort: Re: Re: Vertretungsregelung

Königin
(201 Beiträge)
von Frau-Urmel am 19.05.2009 um 08:29 zitieren

Hallo Redfairy,

das mit der Präsenz im Vertretungsfall wird bei uns etwas schwierig werden. Wir sitzen auf unterschiedlichen Etagen und jeder hat ein komplettes eigenes Sekretariat und in beiden soll die Arbeit erledigt werden. Das heißt, wir springen von einer Etage zur anderen, um dort die Vertretung zu gewährleisten. Wie das aussehen wird, wissen wir noch nicht. Wir tun jedenfalls unser bestes, sind uns aber darüber einig, dass einiges nicht so läuft wie es erwartet wird. Wie Du schon sagst, wir Menschen und keine Maschinen.

LG
Frau-Urmel


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