Thema: Hilfe: Tagung


Gräfin
(185 Beiträge)
von martinalita am 28.01.2009 um 10:11 zitieren

Hi,

also ich soll zum ersten Mal eine Tagung organisieren.

Habe schon eine Tagungsstätte organisiert und weiß auch den Preis was so eine Tagung pro Person kostet.

Leider konnten die mir keine Termine nennen, weil ich ja nicht weiß wieviele Leute sich für diese Tagung anmelden.

Nimmt Ihr dann einfach eine Personenanzahl um an Termine zu kommen oder wie?

Die Einladung für diese Tagung steht auch soweit, warte nur noch auf Info`s von Chef damit diese verschickt werden kann.

Wie organisiert Ihr dann weiter?

Möchte halt das die erste organisierte Tagung von mir richtig gut wird...


Antwort: Tagung organisieren

Kaiserin
(355 Beiträge)
von Schaf am 28.01.2009 um 10:50 zitieren

Hallo Martinalita,

eine Tagung wird ähnlich organisiert wie ein Seminar, da hatten wir Dir vor Weihnachten schon einiges gepostet.

Was ich allerdings nicht verstehe Du organisiert eine Tagung und lädst Teilnehmer ein, aber hast keine Datum.

Man muss doch einen Termin vorgeben und diesem mit dem Tagungsort abklären ob der am gewünschten Termin verfügbar ist. Das habe ich nicht ganz verstanden.

Es muss geklärt sein mit welcher Teilnehmerzahl gerechnet wirde. Die benötigt man ja auch um den Tagungsort auszuwählen macht ja einen Unterschied ob ich mit 50 Personen rechne oder mit 100 oder auch nur mit 20. Dann muss festgelegt werden welcher Kreis eingeladen werden soll.

Einladungen versenden und Anmeldebogen beifügen (was mann bei der Einladung beachten musst kannst Du aus den Postings vom 16.12.08 entnehmen).

Betätigungsschreiben an die Teilnehmer versenden.

Wenn sich die Teilnehmerzahl verändert hat, muss das nochmal mit dem Tagungsort abgeklärt werden ob man mehr Teilnehmer hat oder weniger. Man zahl ja die Tagungspauschale pro Person und meist ist das auch eien Art Snack/Imbiss dabei und wenn ich 10 Personen mehr habe könnte es knapp werden mit Essen und Getränken (und ich fände es ziemlich peinlich wenn es nicht reichen würde). Wenn 10 weniger kommen zahlt man zuviel. Also rechtzeitig abklären bis wann eine definitve Teilnehmerzahl stehen muss. Nachoben kann meist nachkorrigieren aber nach unten wird es dann auch ab und an kritisch.

Dann ist halt die Frage wie der Programmablauf aussieht. Muss eine Abendprogramm noch organisiert werden.... etc.

Bleiben die Teilnehmer über Nacht oder ist es eien Tagestagung.

Ich hoffe ich konnte Dir etwas weiterhelfen.

Viele Grüße
Schaf


Antwort: Datum muss zuerst feststehen

Rose
(50 Beiträge)
von DieMimi am 29.01.2009 um 21:50 zitieren

Hallo,

bei uns werden auch regelmäßig solche Veranstaltungen organisiert. Wir sprechen mit den Referenten einen Termin ab, dann wird der Tagungsort gebucht und dann gehen die Einladungen raus.

Ihr müsst ja im Vorfeld wissen, wie viele Teilnehmer ihr überhaupt betreuen könnt. Wenn es zu viele sind, müssen vielleicht zeitweise 2 oder mehr Arbeitsgruppen gebildet werden. Das beeinflusst dann wiederum die Auswahl der Tagungsstätte.

Hast du vielleicht ein paar Kontakte, die du anrufen kannst um das Interesse der Zielgruppe grob abzuschätzen?

Viele Grüße,
DieMimi


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