Thema: Kapazitäten im Sekretariat


Supernova
(136 Beiträge)
von Tippse85 am 03.11.2008 um 14:52 zitieren

Hallihallo ihr Lieben,
ich weiß, ich hab mich lange nicht blicken lassen.
Hab eine Frage.. mein Chef will, dass ich ihm sage, für wieviele Mitarbeiter das Sekretariat den Verwaltungsaufwand betreiben kann und wann wir ausgelastet sind. Dazu gehören dann Terminkoordination, Reiseplanung, Abrechnung, Unterlagen vorbereiten, etc.
Wie berechne ich sowas?
Vielen Dank für eure Hilfe.


Antwort: Re: Kapazitäten im Sekretariat

Kaiserin
(320 Beiträge)
von Ela am 03.11.2008 um 15:50 zitieren

Hallo Tippse85,

tue mich etwas schwer damit, dass so pauschal zu beantworten, da ich keine weiteren Angaben habe. Es käme hier auf den Betreuungsumfang und die Betreuungsintensität für die einzelnen an. Aber natürlich auch auf den Stundenumfang/die Auslastung der einzelnen Sekretariatsmitarbeiter. Nicht zu vergessen natürlich Krankheit/Urlaub und somit Vertretungen für eigene Kolleginnen. Vielleicht kannst du ja auch Gespräche mit den Kolleginnen führen, welche Kapazitäten noch verfügbar sind oder wie man evtl. umstrukturieren kann um Kapazitäten freizuschaufeln. Eine \"Formel\" gibt es meines Erachtens nicht... Wenn doch, wäre ich auch gespannt, die zu hören!

Hm, ich glaube, dass das nicht so hilfreich ist...

Wünsche dir viel Erfolg...

Ela


Antwort: Schwer schätzbar

Kaiserin
(1269 Beiträge)
von Melsi am 03.11.2008 um 15:53 zitieren

Hallo Tippse85,

also wirklich \"schätzen\" kann man das nicht.

Ich z. B. bin seit Februar 2008 alleine im Büro und schmeiße das Sekki alleine. Wir haben 1 Chef und 25 Angestellte.

Ich kümmere mich um alles, was im Büro anfällt (gesamte Finanzbuchhaltung mit Gehältern, Reiseplanung, Fuhrparkbetreuung, Einsatzplanung Mitarbeiter, Bonusabrechnungen, Korrespondenzen, Ablage, Posteingang/-ausgang usw. usw.).

Bis Ende Januar hatte ich eine Azubine - jetzt hänge ich an allem alleine.

Ich bin mehr als ausgelastet, allerdings in der Zeit, als ich noch die Azubine hatte, waren wir teilweise zu zweit nicht ausgelastet.

Es kommt ganz darauf an, wie schnell/gut jemand arbeiten kann. Es gibt Sekkis die trödeln und welche die malochen wie die Zugpferde ))

Alles in allem lässt sich so etwas schwer schätzen. Am Besten ist es, wenn Du aufschreibst, wie viel Zeit Du für welche Arbeit/en benötigst. Dann kann man die Aufwände ein wenig kalkulieren.

Grüßle, Melsi


Antwort: Re: Kapazitäten im Sekretariat

Kaiserin
(5168 Beiträge)
von Suse am 04.11.2008 um 10:15 zitieren

Hallo Tippse,

finde die Frage so ins blaue rein, schwer zu beantworten. Und natürlich steckt da ja was hinter.. Wieviel Arbeit kann man Euch noch \"aufbürden\" und dafür jemanden anders umsetzen, freisetzen z. B.?
Unabhängig davon: Ihr habt ja auf jeden Fall einen Ist-Zustand, gewisse Tätigkeiten werden schon von Euch geleistet. Da liesse sich, wie auch schon vorgeschlagen, sicherlich mal grob feststellen, wie lange die dauern. Kämen jetzt diese Arbeiten für noch 3 Leute dazu, müßte diese Zeit dafür vorhanden sein, vielleicht ist sie das ja auch.
Es ist vielleicht nicht richtig, aber ich würde aufpassen, dass Ihr Euch nicht am Ende ein Eigentor schießt, wenn sich rausstellt, dass noch so und so viele Kapazitäten frei sind. Andererseits könnte es natürlich auch eine Herausforderung sein, mehr Aufgaben zu übernehmen.. Irgendwie fällt es mir schwer, Dir da richtig zu raten, was Du tun könntest, um Deinen Chef die Frage zu beantworten, da ich immer gerne den Hintergrund kenne. Was er Dir wohl nicht verraten wird. Aber vielleicht kommt Ihr ja drauf, worum es ihm geht.
Arbeiten können immer zeitlich erfasst werden, aber ich möchte nicht drauf runterreduziert werden, denn wer berücksichtigt die Unterbrechungen durch Telefon, Kunden, Kollegen, Chef..
Hoffe, Du verstehst, was ich meine..

Suse

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