Professionell mit Rednern zusammenarbeiten

Das alljährliche Vertriebsmeeting oder die Führungskräftetagung steht an und Sie werden gebeten, dafür einen Redner zu organisieren. In diesem Beitrag schildert ein langjähriger Keynote-Speaker, worauf bei der Zusammenarbeit mit einem Redner zu achten ist – vom Zeitpunkt der Auftragserteilung bis zum (hoffentlich) erfolgreichen Abschluss der Veranstaltung.

Selbst in sehr großen Unternehmen, in denen es eine eigene Abteilung „Veranstaltungsmanagement“ gibt, wird die Aufgabe, einen Redner zu suchen, oft an die Assistenz delegiert. Erst recht ist dies in klein- und mittelständischen Firmen so, wo es keine spezialisierte Einheit gibt. Wo ist das Problem? Das Angebot an Keynote-Speakern ist schließlich schier unendlich groß.


Dies stimmt, trotzdem ist es eine herausfordernde Angelegenheit, einen geeigneten Referenten zu finden. Denn: Angesichts der riesigen Auswahl gilt es, die Spreu vom Weizen zu trennen und den Redner zu identifizieren, der am besten zu Ihrem Unternehmen sowie den beabsichtigten Zielen passt. Doch sich für den „richtigen“ Vortragenden zu entscheiden, ist nur die eine Hälfte des Erfolgs – die andere besteht darin, professionell mit ihm/ihr zusammenzuarbeiten.

Worauf es zu achten gilt

Aufgrund meiner über 20jährigen Erfahrung als Redner kenne ich die Probleme, die hier auftauchen können, nur zu gut und werde Ihnen im Folgenden zahlreiche konkrete Tipps geben, damit Ihre Veranstaltung kein Reinfall wird. Mehr als das! Mit einem Event geben Sie als AssistentIn bzw. als OrganisatorIn stets auch eine Visitenkarte ab – beim Publikum, beim Vorgesetzten und beim Redner.
Viel ist gar nicht erforderlich, damit dies eine ansprechende Visitenkarte wird: Man muss nur wissen, auf welche Punkte zu achten ist.

Das Briefing – Schlüssel zum Erfolg

Kennen Sie das „Erste-Blusen-Knopf-Dilemma“? Wenn Sie eine Bluse „falsch“ anfangen zuzuknöpfen, werden Sie niemals richtig enden. Ganz ähnlich ist es in der Zusammenarbeit mit einem Redner: Die erste Phase nach der Auftragserteilung ist die bedeutsamste. Versäumen Sie es zu Beginn, dem Speaker mitzuteilen, was Ihnen wichtig ist, welche Ziele Sie verfolgen und welche Inhalte angesprochen werden sollen, dann besteht leicht die Gefahr, dass die Veranstaltung ein Flop wird. Deshalb: Bitten Sie den Redner darum, mit Ihnen bzw. dem für die Veranstaltung Verantwortlichen ein Briefinggespräch zu führen. Darin geht es vor allem darum, Ihre spezifischen Wünsche und Anforderungen zu definieren sowie dem Redner ein möglichst genaues Bild davon zu liefern, wie Sie sich Ihre Veranstaltung idealerweise vorstellen. Welche Punkte dabei genau geklärt werden sollten, können Sie der Checkliste entnehmen.

Organisatorisches – Details können entscheidend sein

Professionelle Redner bzw. deren Management/Agenten haben meistens einen vorbereiteten Fragenkatalog, den sie mit Ihnen durchgehen, um organisatorische Punkte zu diskutieren. Allerdings ist dies nicht immer der Fall und manchmal vergessen auch Vollprofis, wichtige Fragen zu erörtern. Selbstverständlich hängt es von der Teilnehmerzahl, Ihren Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement sowie weiteren Faktoren ab, wie präzise Sie im Vorfeld über Organisatorisches sprechen müssen/wollen. Aus leidvoller Erfahrung kann ich jedoch nur raten: Besser man klärt ein paar mehr Einzelheiten als zu wenige, denn gerade Details können erfolgsentscheidend sein. Dabei geht es stets auch darum, die eigenen Erwartungen so exakt wie möglich mitzuteilen und gleichzeitig auf die Bedürfnisse sowie Anforderungen des Redners einzugehen. Glauben Sie mir: Unter den Speakern gibt es etliche Diven und prätentiöse Persönlichkeiten. Da habe ich zum Beispiel mal einen kennengelernt, der verlangte ausschließlich rote Goldbären im Backstagebereich ... Nun muss man nicht alle Extravaganzen von Vortragenden mitmachen, aber im Sinne einer harmonischen Kooperation kann man sich zumindest auf einige erfüllbare Ansprüche einlassen. Welche organisatorischen Aspekte zu bedenken sind, habe ich in der Checkliste erklärt.

Technik – Pannen vorbeugen

Kaum ein Redner kommt heute ohne eine Folienpräsentation aus. Das heißt, dass Beamer und PC vorhanden sein müssen. Auch eine Soundanlage ist in den meisten Fällen erforderlich, zumindest ist dies ab einer bestimmten Teilnehmerzahl bzw. Raumgröße dringend zu empfehlen. Wichtig ist zudem zu klären, wer wofür verantwortlich ist oder das benötigte Equipment zur Verfügung stellt. Und es muss auch festgelegt werden, was im Notfall passiert. Wer schon einmal – wie ich – vor über 200 Zuhörern stand und plötzlich erleben musste, wie sich der Rechner frühzeitig in den Feierabend verabschiedet, der wird vermutlich daraus gelernt haben und stets über eine Back-up-Lösung verfügen. Nicht minder bedeutsam ist das Thema „Licht“ bzw. Abdunklung. Wenn Sie um die Mittagszeit in einem vollverglasten Tagungsraum Folien zeigen wollen, dann dürfte auf der Leinwand kaum etwas zu erkennen sein. Doch selbst wenn es Jalousien gibt: Wer kennt sich damit aus und wer bedient sie? Auch solche scheinbaren Nebensächlichkeiten wollen bedacht sein, wenn die Veranstaltung gelingen soll. Alle Punkte, die von Relevanz sind, finden Sie in der Checkliste.

Showtime – Jetzt zählt’s

Der große Tag ist gekommen. Sie haben alle Aufgaben gewissenhaft abgearbeitet und sind dennoch natürlich ziemlich nervös, ob alles klappen wird. Tatsächlich – ein Programmpunkt muss kurzfristig entfallen und Sie wollen, dass der Redner eine Pause in seinen Vortrag einbaut und zehn Minuten länger spricht. Wie gut, dass Sie vorher die Handynummer des Speakers abgespeichert haben und ihm gleich die Änderung mitteilen können. Auch wenn solche Zwischenfälle nicht auftreten, ist die Spannung kurz vor dem Auftritt für alle Beteiligten naturgemäß recht hoch. Dem können Sie entgegenwirken, wenn Sie sich an die Empfehlungen aus der Checkliste halten. Die erwähnten Punkte und zahlreiche mehr habe ich in der folgenden Checkliste zusammengefasst. Sie stellt eine Maximalversion dar. Nicht immer wird man jeden Aspekt ansprechen müssen, doch je größer das Event und je bedeutsamer es für Sie ist, desto eher sollten Sie alle Aufgaben thematisieren, damit nichts ungeklärt bleibt und damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird.

Autor

Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt als hauptamtlicher Dozent im Fachbereich Kommunikation an der FOM Hochschule in Frankfurt am Main. Darüber hinaus ist er Keynote-Redner und Trainer zu den Themen Gelassenheit, Stressvermeidung und Karriere. Er hat 17 Bücher und über 140 Fachartikel geschrieben.



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