Die richtigen Strategien fürs Nein-Sagen

- Office-Kommunikation -

Das scheinbar Alltägliche – unsere Kommunikation – entscheidet maßgeblich darüber, wie erfolgreich wir unser privates und berufliches Leben gestalten. Global denken, sich grenzenlos bewegen und kooperativ im Team zu arbeiten ohne sich aufzureiben, erfordert auch einmal Nein zu sagen. Selbstbewusst zu kommunizieren heißt gerade in schwierigen Situationen Ja-Sagen können mit aller Konsequenz und Nein-Sagen können ohne Angst vor negativen Folgen zu haben.

Die Kommunikationsebene und die Rolle, in der Sie sich selbst, Ihr Vorgesetzter und Ihre Kolleginnen und Kollegen Sie sehen, sind ein wichtiger Schlüssel zur Einschätzung der Kommunikationssituation an Ihrem Arbeitsplatz. Machen Sie den Test und fragen Sie sich einmal:

• In welcher Rolle (Mutter, Tochter, Freundin, Ehefrau etc.) können Sie Nein sagen und wie ist es Nein zu sagen in der Rolle der Sekretärin/Assistentin?
• Warum fällt es Ihnen manchmal so schwer Nein zu sagen?
• Fragen Sie sich manchmal auch, wer da alles in Ihnen spricht?
• Wer erlaubt es Ihnen Nein zu sagen und wer verbietet es?

Kommunikation ist individuell
Bei diesen Fragen wird schnell deutlich, dass Kommunikation nicht nur ein wichtiges, sondern auch ein sehr individuelles Thema ist. Beate Görlich ist Trainerin und Beraterin im Bereich Office-Management. Auf Seminaren und Workshops erarbeitet sie gemeinsam mit den Teilnehmern, auf deren Persönlichkeit abgestimmte Strategien fürs Nein-Sagen und eine zielgerichtete und erfolgreiche Office-Kommunikation.

Problemgespräche
Sicher haben Sie sich schon vor schwierigen Gesprächen gedrückt. Aber warum empfinden Sie ein Gespräch als problematisch? Es gibt vier Typen von Problemgesprächen: Konfliktgespräche, Kritikgespräche, Schlichtungsgespräche und Beschwerdegespräche. Für solche Gespräche ist eine systematische Vorbereitung besonders hilfreich. Jedes Problemgespräch sollte eine Rückschau und eine Vorschau enthalten. Der Ablauf besteht idealerweise aus: Gesprächseinleitung, Problemdefinition, Problemdiskussion, Lösungsversuche, Vereinbarungen, Umsetzung und Gesprächsabschluss.

Merkposten für Problemgespräche

• Unter vier Augen
• Bei Konflikten mit allen Beteiligten
• Gute Vorbereitung
• Gute Gesprächsatmosphäre
• Sachlich bleiben
• Vereinbarungen treffen

Strategien fürs Nein-Sagen entwickeln
Unbehagen und Angst bereiten vor allem die Gespräche, in denen Sie eigentlich Nein-Sagen wollen, sich aber vor der Reaktion Ihres Gesprächspartners und möglichen negativen Konsequenzen für Ihre Rolle als Assistentin fürchten. Daher ist es wichtig, Strategien fürs Nein-Sagen zu entwickeln. Denn Sie wollen Nein sagen ohne zu verletzten.

Nein-Sagen ist erlaubt
Grundsätzlich gilt: Sie müssen nicht alles tun. Sagen Sie Nein, wenn ständig neue Anforderungen an Sie gestellt werden. Überprüfen Sie, ob die zusätzliche Aufgabe zu den Zielen und Prioritäten Ihres Arbeitsablaufs passt. Begründen Sie immer Ihre Ablehnung.

6 Hilfen fürs Nein-Sagen
1. Befreien Sie sich vom Zeitdruck: Bis wann brauchen Sie die Entscheidung?
2. Treffen Sie keine spontane Entscheidung: Wir sollten das noch einmal gründlich besprechen.
3. Zeigen Sie wirksame Argumente auf: Wenn ich das übernehme, bleibt jenes liegen. Was hat Priorität?
4. Helfen Sie bei der Lösung des Problems: Wie könnten wir das hinbekommen?
5. Betonen Sie, dass Sie das gerne übernehmen würden: Diese Aufgabe finde ich sehr reizvoll.
6. Zeigen Sie Interesse und nutzen Sie die Bedenkzeit: Kann ich mir das bis heute Mittag überlegen?

Wenn Sie sich diese Punkte bewusst machen und in einem Ihrer nächsten Gespräche konsequent anwenden, werden Sie merken, wie sich die Kommunikationssituation im Office verbessert.

Erster Teil: Gute Gesprächsführung
Den ersten Teil des Artikels "Gute Gesprächsführung im Büro" lesen Sie hier.

Beate Görlich ist Trainerin und Beraterin im Bereich Office-Management und bietet unter anderem Fortbildungen für Assistentinnen und Sekretariatsmitarbeiterinnen. Mehr Informationen zum Konzept der effektiven Kommunikation sowie zum Office-Management erhalten Sie unter: http://www.goerlich-coaching.de/

Hauptbild: http://www.pixelio.de/

Autor(en): Marcel Ernst, Journalist und Kulturwissenschaftler

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