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TOP-THEMEN - Erfolg

Loyal, kommunikativ, mehrsprachig und fit am PC

- Aktuelle Leitz-Studie zu den Anforderungen an die Sekretärin von heute -

Die Ansprüche an Office Fachkräfte werden immer größer, wie eine neue Studie belegt. Sekretärinnen, Assistentinnen und ihre männlichen Pendants müssen heutzutage echte Allroundtalente sein: Fit am PC, Seelentrösterin für den Chef und natürlich top in Englisch. Dafür gab es gute Noten von den befragten Managern.

Die Studie beweist, dass die Sekretärin von heute ein echtes Allroundtalent sein muss.

Loyale Ansprechpartnerin
Loyalität steht für die Führungskräfte im heutigen Büroalltag an erster Stelle. Eine Sekretärin muss sogar fast eine Seelentrösterin sein, die dem Chef bei seinen Sorgen und Problemen immer zur Seite steht. Im heutigen Büroalltag hat die Sekretärin Einblicke in geheime und wichtige Informationen, organisiert die Arbeitsabläufe und ist erste Ansprechpartnerin ihres Chefs auch in privaten Fragen.

87 Prozent der Manager mit Sekretärin zufrieden
Die Studie der Markenherstellers Leitz hat ergeben, dass 87 Prozent der Führungskräfte mit der eigenen Sekretärin zufrieden sind. Das sind hervorragende Noten, die Deutschlands Vorzimmerdamen von den Managern erhalten.

Computer wichtigstes Arbeitsgerät
Ein zentrales Ergebnis der Leitz-Studie ist dabei der gestiegene Anspruch an die technischen Fähigkeiten. Die Sekretärin von heute muss geradezu ein Computergenie sein und ihn als wichtigstes Arbeitsgerät perfekt beherrschen. 90 Prozent der befragten Manager halten Computer- und Internetkenntnisse für unabdingbar.

Fit am PC und im Internet
Fast alle Tätigkeiten im Büro laufen über den Bildschirm der Sekretärin – von der Korrespondenz über die Reisebuchung bis zur Abrechnung. Gerade in den Office-Programmen muss eine Sekretärin fit sein. Sie schreibt nicht nur Briefe, sondern pflegt Datenbanken, erstellt Grafiken und Präsentationen, recherchiert im Internet und aktualisiert manchmal sogar Websites. Wer hier nicht mithalten kann, hat schlechte Karten im Arbeitsalltag.

Kommunikation auch in fremden Sprachen
Die Leitz-Studie förderte einen weiteren interessanten Punkt zu Tage: Von jeder dritten Sekretärin (32 Prozent) werden inzwischen Fremdsprachenkenntnisse erwartet. Ob größere, mittelständische oder kleinere Unternehmen, die Globalisierung schreitet weiter voran und Englisch wird im Business-Alltag immer wichtiger.

Klassische Sekretariatsaufgaben machen 50 Prozent aus
Die Studie von Leitz untersuchte auch weitere Arbeitsfelder der Sekretärinnen. Fast 50 Prozent der Zeit fällt in den Bereich der klassischen Sekretariatsaufgaben. Hierzu zählen neben Korrespondenz und Mailwechsel, vor allem Telefon, Ablage und Reiseplanung. Neben Organisation und Koordination (etwa 25 Prozent), werden aber 13 Prozent der Arbeitszeit durch Aufgaben in Anspruch genommen, die in Eigenregie ausgeführt werden.

Die rechte Hand
Eine Sekretärin ist nicht mehr die Vorzimmerdame von einst, sondern die rechte Hand des Managers. Kein Wunder, dass eigenverantwortlichem Arbeiten im Sekretariatsalltag eine Schlüsselrolle zukommt. Je höher die Position des Chefs, umso mehr gilt es, ihm den Rücken zu stärken und komplizierte Aufgaben selbst zu bewältigen. Eine Tendenz, die auch die Leitz-Studie belegt: So halten es 42 Prozent der befragten Manager heute für wichtig, dass ihre Sekretärinnen über betriebswirtschaftliche Kenntnisse verfügen. Ein weiteres Indiz dafür, dass die Anforderungen an das Sekretariat inzwischen drastisch gestiegen sind.

Über die Studie
Für die bundesweit repräsentative Studie hat TNS Emnid im Auftrag von Leitz im Oktober dieses Jahres 250 Manager der Top-Ebene und mittleren Chefetage von großen und mittelständischen Unternehmen befragt.

Autor(en): Anna Ripka
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