Die tägliche E-Mail-Flut

- Informationsmanagement: Wissen verwalten -

Was früher die Post war, ist heute die E-Mail: Der elektronische Briefkasten quillt jeden Morgen über. Das Medium bietet die Freiheit, Informationen in (beinahe) unbegrenzter Menge mitzuschicken. Richtig damit umzugehen, ist eine Managementaufgabe für sich.

Sicher landen auch auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem E-Mail-Postfach täglich Unmengen von Nachrichten, Neuigkeiten, Anfragen und Antworten. Aus allen Bereichen des Unternehmens und aus vielen externen Quellen – von Geschäftspartnern, potenziellen Kunden, Anbietern etc. – laufen Informationsströme bei der Assistentin ein. Je besser sie gefiltert und aufbereitet werden, desto schneller können Entscheidungen getroffen und Prozesse angestoßen werden.

Optimaler Informationsfluss
Im wirtschaftlichen Miteinander rund um die Welt ist das schnelle Wissen längst zu einem der wichtigsten Produktionsfaktoren geworden. Um die Veränderungen auf Absatz- und Beschaffungsmärkten nicht zu verpassen, ist ein funktionierendes Informationsmanagement unerlässlich. Informationsgewinnung, -übermittlung und -verarbeitung sind die wesentlichen Komponenten aller Managementprozesse. Als Managementassistentin sind Sie für einen optimalen Informationsfluss im Betrieb verantwortlich und müssen den Spagat zwischen Informationsflut und Informationsmangel bewältigen. Ein optimaler Informationsfluss bedeutet, die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Empfänger zu vermitteln. Man braucht eine geeignete Arbeitstechnik, um das mit einem angemessenem Aufwand zu bewältigen.

Einfach und bewährt: das Eisenhower-Prinzip
Sowohl bei der innerbetrieblichen Kommunikation als auch bei den Nachrichten von externen Geschäftspartnern scheint das „Gießkannenprinzip" beim Verteilen von Informationen vorzuherrschen. Viele Nachrichten werden ungeprüft an den „großen Verteiler" weitergegeben. Der Empfänger hat dann die liebe Not, alles zumindest kurz zu sichten, um Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Allein die Durchsicht der täglichen E-Mails beschäftigt jeden Mitarbeiter im Durchschnitt ein bis zwei Stunden. Eine Arbeitsmethodik, die dabei hilft, die wachsende Informationsflut in den Griff zu bekommen, ist die Eisenhower-Methode. Diese Methode des Arbeits- und Zeitmanagements, die auf den amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgeht, hilft dabei, Informationen nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen und zu entscheiden, ob une wann eine Information bearbeitet werden muss.



































Autor(en): Gabriele Hölscher

Quelle: working@office Ausgabe Nr.: 2010-09

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